Como fazer um fluxograma de processos

Você sabe dizer quais etapas precisam ser feitas em cada atividade da sua empresa? Um fluxograma de processos ajuda a visualização de cada passo e das sequências a serem seguidas, facilitando o trabalho das equipes na rotina de trabalho.

Ao mapear os processos, é possível aumentar o controle das operações e a produtividade no dia a dia, o que melhora a organização das tarefas nas empresas e reduz os prejuízos financeiros.

Neste conteúdo, você vai conferir mais detalhes sobre o que é fluxograma de processos, para que serve, quais são os tipos de fluxogramas e como fazer um no seu negócio. Confira!

O que é fluxograma de processos?

O fluxograma de processos é uma metodologia indicada para quem deseja organizar melhor a rotina e os fluxos de trabalho na empresa, além de melhorar o engajamento da equipe para alcançar melhores resultados. Essa ferramenta utiliza símbolos gráficos para apresentar o passo a passo de um determinado processo.

O principal objetivo do fluxograma de processo é aumentar o controle operacional, atendendo demandas internas e externas e facilitando o entendimento do que deve ser feito em cada atividade. 

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Para que serve um fluxograma de processo?

Um fluxograma é uma metodologia simples e prática que serve para agilizar os fluxos e gerar mais eficiência às atividades operacionais. Por meio dessa ferramenta, é possível:

• Mapear processos;
• Analisar soluções para otimizar atividades;
• Entender as etapas de cada fluxo;
• Compreender o funcionamento interno das tarefas;
• Planejar novos processos e otimizar os recursos;
• Visualizar a sequência de passos a serem seguidos;
• Identificar problemas antecipadamente e buscar soluções;
• Documentar as tarefas executadas e garantir melhorias contínuas.

Qual é a principal função do fluxograma de processo?

A principal finalidade de um fluxograma de processo é ilustrar todas as etapas da sequência do que deve ser realizado em um fluxo de trabalho. Essa metodologia é como um mapa de processo, permitindo o planejamento, a visualização e a documentação de atividades em diversos setores da empresa.

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Quais os benefícios de usar fluxogramas de processos para a sua empresa?

Algumas das principais vantagens de utilizar essa ferramenta na sua empresa são:

• Aumento da produtividade operacional e do engajamento dos colaboradores;
• Cumprimento de prazos e alcance de objetivos;
• Acompanhamento de tarefas;
• Redução de erros e prejuízos;
• Armazenamento e análise de informações;
• Padronização de atividades;
• Visualização prática de processos.

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Quais são os tipos de fluxogramas?

Os principais tipos de fluxogramas que servem para otimizar as atividades operacionais, facilitar a rotina de trabalho e melhorar o planejamento dos próximos passos são:

• Fluxograma de processos linear: esse tipo apresenta toda a sequência de trabalho, destacando o início, o meio e o fim, além de explicar como funciona cada tarefa e quais são os pontos de tomada de decisão;
• Fluxograma de processos funcional: esse tipo de fluxograma mostra mais detalhes sobre a visão das equipes sobre os procedimentos e as responsabilidades, além de trazer também o fluxograma linear, dividindo os fluxos entre as áreas.

Como fazer um fluxograma?

Para mapear e explicar os fluxos operacionais da sua empresa com mais sucesso e aproveitar os benefícios da metodologia de fluxogramas de processos, é necessário seguir algumas etapas. Confira a seguir!

1. Entenda os processos operacionais da sua empresa

Antes de realizar as atividades, é importante estudar o cenário atual da sua organização. Quais etapas fazem parte de cada tarefa das suas equipes hoje? Antes de buscar a otimização de cada uma delas, é fundamental rever o que já tem sido feito e quais soluções podem ser elaboradas.

2. Defina responsáveis para cada tarefa

Para melhorar os processos de cada equipe, é indicado conversar com quem já entende mais sobre elas. Então, caso seja necessário otimizar os fluxos da área de desenvolvimento, por exemplo, você pode buscar quem já trabalha nessa área para entender quais são as melhores estratégias.

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3. Priorize o que deve ser mapeado

Toda empresa conta com muitos processos, mas quais deles demandam mais tempo e dinheiro? Analisar quais devem ser otimizados para melhorar o controle operacional da sua empresa é essencial para elencar prioridades.

4. Mapeie as atividades

Mapear as etapas de cada fluxo de trabalho, a fim de facilitar a compreensão e realização de cada processo, é uma etapa que merece bastante atenção para ajudar seus times nos próximos passos. 

Nessa fase, é fundamental desenhar cada detalhe com o propósito de evitar a sobrecarga de trabalho e facilitar a execução das tarefas.

5. Documente os fluxogramas

Além de acompanhar o que está sendo feito, uma dica importante é documentar tudo para ter acesso a um histórico detalhado das atividades, a fim de não perder informações que podem ajudar nos próximos planejamentos. Isso também pode ajudar você a buscar melhorias e evitar falhas nos próximos fluxos.

Elaborar fluxogramas fáceis de compreender, com objetividade e clareza, além de ajudar no cumprimento das atividades, também é uma ótima solução para alcançar as metas propostas. Algumas ferramentas de automação de tarefas contribuem no armazenamento e na análise de dados, agilizando os fluxos operacionais.

Uma ferramenta de checklists digitais pode ajudar você a montar um fluxograma de processos e acompanhar suas operações com mais facilidade e eficácia. Quer saber como? Baixe o conteúdo gratuito que preparamos!

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