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7 passos para implementar o gerenciamento de rotina de trabalho na sua empresa

Implementar etapas de gerenciamento de rotina de trabalho pode impactar positivamente os resultados dos processos da sua empresa, otimizando o uso dos recursos e a colaboração do seu time.

Você sente que o dia a dia da sua empresa tem baixa produtividade e precisa de padronização de processos? O gerenciamento de rotina de trabalho pode fortalecer a cultura de melhoria contínua na sua organização, aprimorando o engajamento da equipe e a gestão de qualidade.

O gerenciamento da rotina, além de facilitar o fluxo de trabalho nas organizações, também auxilia na análise das não conformidades, a fim de que elas sejam corrigidas e prevenidas de forma mais ágil e eficaz.

Neste conteúdo, você vai aprender mais sobre como essa metodologia pode ajudar sua empresa a alcançar as metas e os objetivos com mais assertividade e menos custos. Confira!

Três colaboradores usando checklist digital para realizar o gerenciamento de rotina de trabalho.

O que é o gerenciamento da rotina?

O gerenciamento da rotina de trabalho é um conjunto de atividades, metodologias, técnicas e ferramentas que possuem o objetivo de agilizar, organizar e tornar mais eficiente as tarefas de uma equipe.

O propósito do gerenciamento é aumentar a qualidade das entregas, ajudando os colaboradores a cumprir os prazos e a seguir o escopo definido, gerando diversos benefícios para toda a organização.

Saiba mais: Otimize a rotina da sua empresa com os 5 tipos de check list mais utilizados.

Uma colaboradora ao lado de um ícone de alvo, um ícone de engrenagem, um ícone de verificação e um checklist digital na tela de um celular ilustrando as etapas de uma gestão de rotina de trabalho.

Quais são as três etapas da gestão da rotina de trabalho?

Geralmente, para facilitar o fluxo de trabalho na rotina, é importante dividir as demandas em três etapas, que são:

  • Planejar (Plan): elaborar o devido planejamento para definir todos os objetivos que devem ser aplicados em um determinado ciclo da organização;
  • Fazer (Do): após o planejamento, é necessário aplicar as ações com base nas estratégias pensadas pela equipe;
  • Checar (Check): uma boa rotina de trabalho precisa de um bom acompanhamento, então a última etapa deve ser uma checagem contínua dos indicadores de desempenho para analisar o alcance de resultados.
Uma colaboradora trabalhando em um notebook, um ícone de selo de qualidade, um ícone de alvo, um ícone de calendário, um ícone de equipe e uma tela de plataforma de checklist digital ilustrando a<br />
implementação de gerenciamento de rotina de trabalho.

Como fazer um gerenciamento de rotina de trabalho?

Para implementar a metodologia de gerenciamento de rotina de trabalho no cotidiano da sua empresa, é necessário seguir 7 passos. Confira nos próximos tópicos!

1. Padronize os processos

Ao estabelecer um padrão para cada tipo de tarefa, os colaboradores sentem mais confiança e segurança na hora de realizar as atividades e cumprir os prazos. Isso também ajuda a evitar o retrabalho e a sobrecarga, além de tornar a equipe mais engajada e colaborativa.

2. Estabeleça os projetos de forma clara e objetiva

Quais são os projetos que devem ser trabalhados neste próximo trimestre? É interessante dividir o ano em trimestres, estabelecendo objetivos e metas para cada um deles. Comunicar os propósitos e as tarefas com transparência e objetividade reduz os problemas com atraso nos prazos e, ainda, contribui no alcance de metas.

Leia agora: Liderança e gestão de equipes: estratégias e melhores práticas.

3. Separe as atividades em categorias

Além de separar sua empresa em vários setores, é importante pensar em elencar categorias para os procedimentos a serem realizados, de acordo com as semelhanças de cada uma. Isso facilita bastante a análise do desempenho de cada categoria, ajudando a gestão a pensar nos próximos passos.

4. Acompanhe o desenvolvimento das atividades

O que cada equipe tem feito nos últimos meses? Observar o que tem sido realizado na rotina, por meio das atividades cumpridas e dos objetivos alcançados ajuda você a entender o que foi bem sucedido e o que precisa melhorar, além de facilitar a identificação das dificuldades e o registro das não conformidades encontradas.

5. Elenque as prioridades de cada mês

O que é prioritário neste mês e no próximo? Essa divisão também pode ser feita de forma bimestral ou trimestral, o mais importante é separar o que precisa ser realizado de forma prioritária. 

Ao elencar as demandas de alto impacto, é importante avaliar também quais são os recursos a serem utilizados e os principais desafios a serem solucionados, estabelecendo responsáveis, prazos e equipes.

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6. Defina responsáveis para cada tarefa

É fundamental integrar a equipe e contar com um time colaborativo, mas você deve delegar tarefas e especificar responsáveis para cada uma delas, a fim de que elas recebam a devida atenção com mais segurança. 

7. Conte com ferramentas tecnológicas para o gerenciamento de rotina de trabalho

Algumas ferramentas, como sistemas de checklists digitais, podem ajudar você a otimizar bastante o gerenciamento de rotina de trabalho da sua empresa, impactando os processos internos e toda a sua operação. 

Veja agora: Sua empresa precisa usar checklists digitais? 

Ao adotar um sistema de checklist online, por exemplo, é possível:

  • Aumentar a capacidade de execução do seu time;
  • Melhorar a produtividade;
  • Acompanhar o que tem sido feito;
  • Monitorar os resultados em tempo real;
  • Facilitar a comunicação;
  • Expandir a qualidade das tarefas;
  • Ter mais controle sobre as operações. 
  • Agora que você já sabe como implementar o gerenciamento de rotina de trabalho, é hora de entender a importância de fazer planos de ação.

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