Implementar etapas de gerenciamento de rotina de trabalho pode impactar positivamente os resultados dos processos da sua empresa, otimizando o uso dos recursos e a colaboração do seu time.
Você sente que o dia a dia da sua empresa tem baixa produtividade e precisa de padronização de processos? O gerenciamento de rotina de trabalho pode fortalecer a cultura de melhoria contínua na sua organização, aprimorando o engajamento da equipe e a gestão de qualidade.
O gerenciamento da rotina, além de facilitar o fluxo de trabalho nas organizações, também auxilia na análise das não conformidades, a fim de que elas sejam corrigidas e prevenidas de forma mais ágil e eficaz.
Neste conteúdo, você vai aprender mais sobre como essa metodologia pode ajudar sua empresa a alcançar as metas e os objetivos com mais assertividade e menos custos. Confira!
O que é o gerenciamento da rotina?
O gerenciamento da rotina de trabalho é um conjunto de atividades, metodologias, técnicas e ferramentas que possuem o objetivo de agilizar, organizar e tornar mais eficiente as tarefas de uma equipe.
O propósito do gerenciamento é aumentar a qualidade das entregas, ajudando os colaboradores a cumprir os prazos e a seguir o escopo definido, gerando diversos benefícios para toda a organização.
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Quais são as três etapas da gestão da rotina de trabalho?
Geralmente, para facilitar o fluxo de trabalho na rotina, é importante dividir as demandas em três etapas, que são:
- Planejar (Plan): elaborar o devido planejamento para definir todos os objetivos que devem ser aplicados em um determinado ciclo da organização;
- Fazer (Do): após o planejamento, é necessário aplicar as ações com base nas estratégias pensadas pela equipe;
- Checar (Check): uma boa rotina de trabalho precisa de um bom acompanhamento, então a última etapa deve ser uma checagem contínua dos indicadores de desempenho para analisar o alcance de resultados.
Como fazer um gerenciamento de rotina de trabalho?
Para implementar a metodologia de gerenciamento de rotina de trabalho no cotidiano da sua empresa, é necessário seguir 7 passos. Confira nos próximos tópicos!
1. Padronize os processos
Ao estabelecer um padrão para cada tipo de tarefa, os colaboradores sentem mais confiança e segurança na hora de realizar as atividades e cumprir os prazos. Isso também ajuda a evitar o retrabalho e a sobrecarga, além de tornar a equipe mais engajada e colaborativa.
2. Estabeleça os projetos de forma clara e objetiva
Quais são os projetos que devem ser trabalhados neste próximo trimestre? É interessante dividir o ano em trimestres, estabelecendo objetivos e metas para cada um deles. Comunicar os propósitos e as tarefas com transparência e objetividade reduz os problemas com atraso nos prazos e, ainda, contribui no alcance de metas.
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3. Separe as atividades em categorias
Além de separar sua empresa em vários setores, é importante pensar em elencar categorias para os procedimentos a serem realizados, de acordo com as semelhanças de cada uma. Isso facilita bastante a análise do desempenho de cada categoria, ajudando a gestão a pensar nos próximos passos.
4. Acompanhe o desenvolvimento das atividades
O que cada equipe tem feito nos últimos meses? Observar o que tem sido realizado na rotina, por meio das atividades cumpridas e dos objetivos alcançados ajuda você a entender o que foi bem sucedido e o que precisa melhorar, além de facilitar a identificação das dificuldades e o registro das não conformidades encontradas.
5. Elenque as prioridades de cada mês
O que é prioritário neste mês e no próximo? Essa divisão também pode ser feita de forma bimestral ou trimestral, o mais importante é separar o que precisa ser realizado de forma prioritária.
Ao elencar as demandas de alto impacto, é importante avaliar também quais são os recursos a serem utilizados e os principais desafios a serem solucionados, estabelecendo responsáveis, prazos e equipes.
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6. Defina responsáveis para cada tarefa
É fundamental integrar a equipe e contar com um time colaborativo, mas você deve delegar tarefas e especificar responsáveis para cada uma delas, a fim de que elas recebam a devida atenção com mais segurança.
7. Conte com ferramentas tecnológicas para o gerenciamento de rotina de trabalho
Algumas ferramentas, como sistemas de checklists digitais, podem ajudar você a otimizar bastante o gerenciamento de rotina de trabalho da sua empresa, impactando os processos internos e toda a sua operação.
Veja agora: Sua empresa precisa usar checklists digitais?
Ao adotar um sistema de checklist online, por exemplo, é possível:
- Aumentar a capacidade de execução do seu time;
- Melhorar a produtividade;
- Acompanhar o que tem sido feito;
- Monitorar os resultados em tempo real;
- Facilitar a comunicação;
- Expandir a qualidade das tarefas;
- Ter mais controle sobre as operações.
- Agora que você já sabe como implementar o gerenciamento de rotina de trabalho, é hora de entender a importância de fazer planos de ação.
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