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6 motivos para você parar de usar checklist em papel!

O checklist em papel é ainda bastante utilizado por diversas empresas em suas rotinas de operação.

Mas apesar de ser possível colher resultados importantes para a padronização e inspeção de seus processos, ainda possui diversas limitações. E tudo está em torno da falta de digitalização deste procedimento.

Por isso, separamos aqui 6 motivos para você parar de usar checklist em papel em sua rotina!

Também vamos falar o porquê as empresas ainda usar os checklists de prancheta.

E te apresentaremos o nosso aplicativo para realizar checklists eletrônicos, o Checkbits.

Tenha uma boa leitura.

Checklist em papel

Checklist em papel: Porque as empresas ainda usam?

Os processos de inspeção, auditoria, padronização de operação, são geralmente realizados através de checklists.

Estes checklists podem apresentar grandes benefícios como padronização de processos, redução de riscos e falhas e aumento da qualidade de processos e produtos.

Caso queira saber mais, criamos aqui um artigo que fala sobre o que são e quais os benefícios dos checklists.

Assim, as empresas colocam em sua rotina o uso de tal ferramenta.

Porém, em grande parte, estas empresas fazem o seu processo em papel e prancheta.

E apesar de ser um bom início, há vários pontos negativos para este uso que vamos discutir na próxima seção.

Mas se fazer checklist em papel não é tão eficiente, porque as empresas ainda usam de tal artifício?

Listamos alguns dos motivos que encontramos ao entrevistar algumas empresas:

  • Desconhecem ferramentas de checklists digital
  • Acreditam que o uso do papel é mais simples
  • Não querem investir em uma ferramenta paga e especializada

6 motivos para você parar de usar checklist em papel

Porém, usar o checklist em papel pode trazer ainda muitos problemas e perdas para sua gestão.
E assim vamos mostrar 6 itens para você para de usar seus checklists em papel.

1. Pare de desperdiçar de tempo

Segundo a ABGD (Associação Brasileira de Gestores de Documentos) líderes e gestores gastam cerca de 4 semanas por ano apenas procurando informação.

Ou seja, 1 mês por ano é perdido apenas por estar procurando os dados para as tomadas de decisão.

Há algumas empresas que contratam funcionários somente para exercer este tipo de função.

Mas, você concorda comigo que esta tarefa é um desperdício de tempo e potencial?

Com isso, há um alto custo operacional sendo implementado em uma tarefa manual e que não propõem o desenvolvimento.

E dessa forma a tarefa de fazer checklists em papel contribui para toda esta estatística.

Caso os dados coletados sejam importantes e precisam estar em um sistema, há um grande retrabalho.

Com isso, você perde tempo seu ou de sua equipe para “digitalizar” todos os dados.

2. Tenha mais confiança nos dados coletados

Outro ponto é que o papel aceita qualquer coisa que você escreva nele.

Caso não seja você mesmo quem está fazendo o checklist, qual a garantia que ele está sendo preenchido corretamente?

Assim, se o efeito é inspecionar se alguma tarefa ou processo está correto, pode ser que você não alcance o resultado.

Qualquer tarefa manual vai exigir uma certa confiança na sua operação.

Mas reduzir as possibilidades de falsear dados é um ganho para todo seu processo.

3. Deixe de perder dados relevantes

Mais um ponto levantado pela ABGD é que a cada 12 segundos um documento em papel é perdido nas empresas.

Como é de se imaginar, o papel pode ser facilmente perdido, rasgado, rasurado ou até mesmo danificado.

Dessa forma, deixar os dados em papel pode fazer com que você perca informações que são relevantes para seu processo.

E todos os dados que você coleta podem servir de sustentação para suas análises, propostas de melhorias e tomadas de decisão.

Assim, porque correr o risco de perder uma fonte de informações relevantes do seu processo?

4. Tenha mais controle sobre sua operação

Os dados coletados em papel em si, dificultam aos líderes e gestores saber o que está acontecendo em sua operação.

Assim, estes líderes precisam de que alguém consolide os dados para eles em sistemas, tabelas, números e gráficos.

Mas o que pode acontecer conforme já discutimos anteriormente?

  • As pessoas podem ter um elevado tempo para “digitalizar” os dados, ou até mesmo não terem tempo para tal tarefa
  • O input de dados pode ser incorreto 
  • Ou até mesmo, podem faltar dados relevantes pela perda de alguma informação em papel

Com isso, fica difícil saber o que acontece com sua rotina operacional.

5. Corrija problemas de forma mais ágil

Uma das aplicações mais utilizadas por checklists é o de inspeção e auditorias.

E entre as funções deste checklist é encontrar possíveis problemas, erros não-conformidades que precisam ser tratadas de forma ágil.

Imagine um processo de checklist em papel e sua aplicação.

Ao encontrar um problema você pode ligar ou enviar uma mensagem para algum responsável.

Ou até mesmo resolver este problema.

Porém, e se caso este responsável não estiver disponível no momento ou até mesmo se a sua empresa precisar programar algum colaborador para a tarefa?

O processo se tornaria lento e muito manual.

Ainda, podem existir inspeções nas quais você vai encontrar vários problemas, inviabilizando ainda mais este processo.

6. Economia ilusória

Algumas empresas acreditam que por não contratar uma solução especializada em checklists estão economizando dinheiro.

Porém, como mencionamos, muitas vezes não é mensurado o custo operacional.

Seja ele o tempo gasto pelo líder ou gestor procurando informações, ou para corrigir um problema.

E até mesmo o custo por ter colaboradores somente dedicados a esta função.

Além disso, há o custo com papel que deve ser mensurado.

Já uma ferramenta digital gera oportunidades para análises que levam a melhorias que podem até aumentar a receita da empresa.

Dessa forma, continuar com o checklists em papel pode gerar custos “invisíveis” que não são cotados.

checkbits aplicativo de checklist

Aplicativo de checklists: Evolua sua operação e tenha resultados

Mas então como proceder?

O Checkbits é uma ferramenta de checklists digitais com várias ferramentas que vem para derrubar os problemas mencionados.

O tempo gasto para transferir os dados do papel para digital é zero!

Uma vez que todas as informações coletadas sobem de forma instantânea para o app.

Além disso, estes dados atualizam gráficos e relatórios automáticos que vão agilizar a tomada de decisão e dar mais controle sobre a operação.

E o app conta com uma funcionalidade de gerar planos de ação instantâneos, atribuindo responsáveis e prazos para correção dos problemas e não-conformidades.

Ainda, todos os dados ficam na nuvem, de forma segura e com backups frequentes.

O Checkbits conta com as seguintes funcionalidades para dar mais confiança aos dados coletados:

  • Registro de fotos (onde a foto deve ser retirada no  mesmo instante sem a possibilidade de acessar a galeria em tablets e celulares)
  • Aquisição de localização via GPS
  • Registro de tempo gasto para responder o Checklist
  • Assinatura digital

E se você acha que sua empresa pode se beneficiar com o uso desta ferramenta, cadastre-se para um teste gratuito.

Pare de fazer Checklist em papel!!

A sua empresa ainda faz checklists em papel?

Esta pode ser a realidade da sua empresa, visto que grande parte das inspeções e auditorias são ainda na prancheta e papel.

E isto ocorre por alguns motivos como:

  • Desconhecem ferramentas de checklists digital
  • Acreditam que o uso do papel é mais simples
  • Não querem investir em uma ferramenta paga e especializada

Porém, apresentamos 6 razões pelas quais você deve abandonar o papel que foram:

  1. Desperdício de tempo
  2. Baixa confiabilidade dos dados
  3. Perda de dados relevantes
  4. Pouco controle do processo
  5. Correção de problemas e não-conformidades lenta
  6. Economia ilusória

Para contornar este problema há soluções especializadas em Checklists digitais com o uso de aplicativos.

O Checkbits é um aplicativo para checklists digitais com ferramentas que vão trazer mais resultados e agilidade para seu processo.

Quer saber mais? Converse agora com um de nossos consultores!

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Muito Obrigado e até mais.

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