Funcionalidade de assinatura digital em checklist gera mais uma evidência nos processos. Veja em quais situações ela é útil e por que usar.
A assinatura digital emerge como uma ferramenta poderosa, especialmente quando aplicada a checklists em diversos setores. Esta funcionalidade fornece mais evidências, valida processos, entre outros.
Neste artigo, exploraremos os contextos e benefícios de integrar a assinatura digital em checklists, destacando como essa prática pode transformar a maneira como organizações gerenciam pontos que parecem detalhes, mas são bastante relevantes.
Faça a leitura e termine com informações que farão a diferença em suas vistorias, além de inspeções!
O que é assinatura digital do Checkbits?
A assinatura digital da Checkbits é uma ferramenta tecnológica projetada para adicionar mais uma evidência nos checklists digitais. Dessa forma, os processos que requerem comprovação têm mais um recurso para os gestores.
Assinatura digital do checklist não é vinculada a certificado digital
A “assinatura digital do checklist” é um termo que pode levar a confusões, pois, apesar do nome, não está vinculada a um certificado digital tradicional. Essa forma de assinatura se refere simplesmente ao fato de que a assinatura não é manuscrita. Importante destacar que não possui as características legais de uma assinatura digital certificada, como validade jurídica. Portanto, serve principalmente para verificar a conformidade ou completude de processos internos, sem substituir as necessidades legais de assinatura em documentos oficiais.
Quando e por que usar a assinatura digital em checklists?
Usar a assinatura digital em checklist não é um procedimento com adesão de 100% das pessoas que usam o recurso. Porém, ele é indicado em checklists que envolvam processos mais sensíveis e outras situações, como vamos mostrar abaixo.
Durante inspeções de segurança
A assinatura digital é extremamente útil em checklists de inspeção de segurança, pois garante que as verificações foram realizadas conforme o protocolo. A presença de uma assinatura digital ajuda a manter um registro de que todas as medidas de segurança foram revisadas e aprovadas por uma pessoa autorizada. Em caso de uma fatalidade, o checklist com assinatura é mais uma evidência de que sua empresa fez tudo que era necessário.
Em processos de auditoria interna
Em auditorias internas, usar a assinatura digital em checklists assegura que a auditoria foi conduzida de acordo com os padrões estabelecidos pela empresa. Isso não apenas aumenta a confiabilidade dos processos de auditoria, mas também ajuda na validação dos dados coletados.
Na finalização de projetos
No encerramento de projetos, incorporar assinaturas digitais em checklists de conclusão assegura que todas as etapas necessárias foram completadas antes de declarar o projeto como finalizado. Isso minimiza riscos de falhas ou de não cumprimento de requisitos essenciais.
Em procedimentos de controle de qualidade
Utilizar assinaturas digitais em checklists de controle de qualidade confirma que os produtos ou serviços atendem aos padrões de qualidade requeridos. A assinatura digital atua como um selo de aprovação, indicando que o controle de qualidade foi verificado e validado por um responsável.
Para validar o checkclist
A assinatura digital no checklist é essencial quando se busca validar formalmente que uma vistoria ou inspeção foi realizada e aprovada por um responsável técnico ou cliente. Este processo confirma a realização e ciência de como foi o procedimento, garantindo que todas as etapas foram cumpridas e estão em conformidade com os padrões estabelecidos. Tal validação é importante para a integridade de processos regulatórios e de qualidade.
Em qualquer checklist que requeira saber quem foi o responsável
A utilização da assinatura digital em checklists é crucial em situações onde é necessário identificar claramente quem foi o responsável pela revisão ou pela execução das tarefas listadas. Esse método proporciona um registro seguro e verificável, assegurando que qualquer ação realizada possa ser atribuída a um indivíduo específico para entender a quem recorrer em caso de dúvidas ou problemas.
Comece a gerar mais evidências em seus checklists
Ao implementar essa tecnologia, as organizações podem melhorar significativamente a integridade de seus procedimentos operacionais e garantir que todas as ações sejam devidamente documentadas e atribuídas. Se você está procurando uma maneira de modernizar seus processos e aumentar a confiabilidade em suas operações, a assinatura digital é a solução.
Está pronto para ver como a assinatura digital pode transformar seus checklists?
Experimente o Checkbits gratuitamente por uma semana! Clique aqui para começar seu teste e descubra como podemos ajudar a otimizar e proteger seus processos operacionais: https://checkbits.com.br/cadastre-se/
