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Paperless: conheça a tendência aliada do meio ambiente e corte de custos

12 árvores são cortadas para produzir uma tonelada de papel. Deixar de usar o recurso, com uma cultura paperless, ajuda o meio ambiente e traz economia para empresas. 

Há quem diga que a tecnologia não substitui bem o papel. Preferem agendas a calendários digitais; controles impressos a checklists digitais. No entanto, continuar com esses dispositivos analógicos implicam em gastos maiores, danos à natureza, baixa produtividade e até mesmo ineficiência. Afinal, métodos modernos agregam mais velocidade e qualidade na operação. 

A cultura paperless é o caminho para reduzir, ou até eliminar, o uso do papel. Leia o texto, entenda melhor do que se trata e como implementar para obter os benefícios. 

De um lado, dois armários de arquivos com vários documentos de papel dentro. Do outro lado, um smartphone<br />
com três pastas de documentos na tela e várias estrelas ao redor.

Paperless: o que é?

O termo paperless é uma expressão em inglês que pode ser traduzida como “sem papel”. É uma iniciativa que ganhou força nas últimas décadas. Visa a redução ou até mesmo a eliminação do uso de papel em empresas e instituições. 

A ideia é substituir documentos físicos por arquivos digitais. Com o avanço da tecnologia e das discussões ambientais, muitas empresas têm adotado soluções digitais para tornar seus processos mais eficientes e menos dependentes de papel.

De uma lado, várias caixas de papelão com pilhas de papéis dentro e ao redor das caixas. Do outro lado,<br />
um cofrinho quebrado com algumas moedas dentro. Ao lado, três pilhas de moedas, uma grande, uma média e uma pequena, com uma seta apontada para baixo ilustrando perda de dinheiro.

Desperdício de dinheiro e recursos naturais

A economia de papel é uma necessidade para cortar custos e ter uma postura mais sustentável. Os dados são impressionantes e fazem com que fique clara a necessidade de uma mudança na sociedade e organizações. 

1 tonelada de papel = 12 árvores cortadas

Como cita uma matéria do site Gazeta do Povo, para produzir 1 tonelada de papel (1000 quilos), são necessárias 12 árvores. Apenas 37% de todo papel usado é reciclado. 

E a situação piora quando pensamos na média do recurso utilizado no Brasil e no mundo. No Brasil, cada pessoa usa 44 quilos de papel por ano, nos Estados Unidos, são 200 quilos per capita. 

Ou seja, é necessário pensar em alternativas para o papel. 

1 tonelada de papel = 540 litros de água

A produção de papel demanda bem mais do que o corte de árvores. Só de água são necessários 540 litros. Também são utilizados muitos produtos químicos, energia elétrica e diversos outros insumos.

De um lado, três pilhas de papéis atrás de um HD e uma máquina digitalizadora com uma folha de papel<br />
dentro. Do outro lado, um computador com vários documentos espalhados pela tela ilustrando o conceito de paperless.

Como economizar papel na empresa

Paperless requer um conjunto de ações e ferramentas para você economizar papel na empresa. Conhecê-las é o primeiro passo para começar esse projeto sustentável

Crie políticas de impressão consciente

Estabeleça políticas para o uso do papel, incentive a economia do recurso. Algumas práticas podem ajudar, como:

  • Impressão frente e verso. 
  • Imprimir apenas quando absolutamente necessário.
  • Reutilização de papel sempre que possível. 

Essas medidas podem ajudar a reduzir significativamente o uso de papel.

Adote a digitalização de documentos

A digitalização de documentos permite que as informações sejam armazenadas e acessadas digitalmente. Essa mudança também elimina a necessidade de cópias físicas. Além de promover economia de papel, facilita a busca e o compartilhamento de informações.

Outras economias indiretas são obtidas com a medida:

  • Eliminação de espaços físicos para armazenamento. 
  • Material de escritório para acondicionar os materiais. 

Use assinaturas digitais

As assinaturas digitais no padrão ICP-Brasil podem substituir as manuscritas. Assim, a necessidade de impressão de documentos apenas para assiná-los é eliminada. As assinaturas digitais são seguras e legalmente reconhecidas em muitos países. Trazem vantagens como:

  • Mais agilidade na assinatura de documentos. 
  • Possibilidade de fechar negócios à distância sem deslocamentos. 
  • Eliminação de custos com transporte, impressões e taxas cartoriais, já que a assinatura digital no padrão ICP-Brasil dispensa o reconhecimento em cartório. 

Promova a comunicação digital

Encoraje a comunicação por e-mail, mensagens instantâneas ou plataformas de colaboração em nuvem em vez de usar papel. Além de economizar papel, a comunicação digital é mais rápida e eficiente.

Implemente o uso de ferramentas de gestão digital

A utilização de ferramentas de gestão digital, como sistemas de gestão de documentos (DMS), pode ajudar a reduzir a dependência de papel, à medida que os documentos são criados, compartilhados e armazenados digitalmente.

Use checklists digitais

Ao invés de usar listas de verificação físicas, que precisam ser impressas e preenchidas manualmente, os checklists digitais permitem que as tarefas sejam acompanhadas e marcadas à medida que são concluídas, tudo em um formato digital. 

Os checklists digitais não só economizam papel, mas também torna o rastreamento e a atualização das tarefas mais eficientes. Além disso, podem ser facilmente compartilhados e atualizados. Dessa forma, facilita a colaboração e a comunicação dentro de uma equipe ou organização.

Uma nuvem de armazenamento acima de um computador com vários documentos espalhados pela tela, três pilhas de papéis em frente e uma funcionária em cima de uma das pilhas de papéis com uma lupa na mão. Do outro lado, dois funcionários comemorando em frente a um HD ilustrando o conceito de cultura paperless.

Como implementar uma cultura paperless?

Para nós, há dois pontos essenciais. 

Treinamento e Conscientização da Equipe

A economia de papel não acontecerá a menos que toda a equipe esteja comprometida com a mudança. Portanto, é essencial fornecer treinamento e conscientização adequados sobre a importância da economia de papel e como cada membro da equipe pode contribuir. 

Adoção de Tecnologias Digitais gradativa 

A primeira e mais óbvia maneira de economizar papel é através da adoção de tecnologias digitais. Mostramos várias delas acima. Tais ferramentas não só eliminam a necessidade de documentos físicos, mas melhoram a eficiência e a produtividade.

Você pode começar com o mapeamento de necessidades da sua empresa e entender quais ferramentas ajudam-no a saná-las. O ideal é contratar progressivamente, até mesmo para a equipe se habituar a substituir os papéis e a adotar a cultura paperless

É uma boa forma de fazer a transição para a transformação digital da corporação. 

Aproveite para adquirir o Checkbits

Por falar em economia de papel (e de dinheiro), o Checkbits, app de checklists digitais, é uma boa opção para começar, ou intensificar, a cultura paperless em sua empresa.

A tecnologia é avançada, mas o app é intuitivo e muito simples de usar, as pessoas costumam se adaptar facilmente. O custo- benefício é excelente, pois agrega mais produtividade, eficiência e dados para sua estratégia. 

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