Se você deseja mais organização, melhor imagem diante dos clientes e produtividade, a padronização de processos em supermercados é essencial na sua empresa.
Qual a melhor forma de realizar os procedimentos rotineiros e até os esporádicos em seu supermercado? Essa pergunta é fundamental para o gestor de cada departamento da sua empresa. E tão importante quanto responder a esse questionamento é estabelecer essa maneira de realizar as tarefas com o mesmo padrão por todos. É um desafio, já que supermercados têm uma estrutura complexa, com diversas repartições.
Devido aos diversos benefícios, os administradores devem entender o impacto nos negócios e como conseguir implantar a padronização de processos no supermercado. Neste texto, vamos mostrar a importância, métodos e ferramentas para conseguir trabalhar de forma padronizada, mesmo que você esteja à frente de uma rede com milhares de unidades.
Além das explicações, ainda disponibilizaremos uma ferramenta gratuita para você começar a usar o quanto antes no seu supermercado e outra que pode testar por 7 dias sem custos. Fique com a gente!
Por que é importante padronizar processos em um supermercado?
Supermercados são empresas com estruturas complexas, grande fluxo de clientes e colaboradores. O grande mix de produtos e, não raro, expansão para diversas lojas são características que tornam a padronização dos processos ainda mais importante nesse setor.
Há outros motivos para padronizar os processos, eles se transformam em vantagens quando você se empenha nessa missão.
Consistência
Processos padronizados guiam os colaboradores a realizarem suas atividades da mesma forma sempre. Dessa maneira, as tarefas são realizadas de forma consistente, sem que o cliente, inclusive, encontre a loja cada dia de uma maneira.
Organização
Empresas organizadas facilitam o dia a dia de todos: funcionários, clientes, fornecedores. É um desafio ainda maior organizar locais com diversos departamentos e com muitas pessoas manuseando os produtos, como é o caso dos supermercados.
A organização de processos ajuda bastante a conseguir que sua rede supermercadista seja mais organizada não só nas prateleiras, mas em setores como o financeiro, atendimento, recursos humanos e administrativo.
Melhor imagem
Um supermercado organizado, com padrão de atendimento e que é nítido que os processos funcionam tem uma imagem muito melhor perante o público. A padronização transparece e traz bons frutos para seu negócio.
Em um segmento tão competitivo quanto o supermercadista, com muitas redes recorrendo aos preços baixos sempre, destacar-se em outros aspectos é uma grande vantagem. Mesmo com produtos bem similares, o cliente verá outros motivos para dar a preferência à você.
Produtividade
Processos padronizados são como uma bússola que guiam os colaboradores. Eles não ficam perdidos pensando em como realizar o trabalho. Dessa forma, realizam seus afazeres de forma muito mais ágil.
Mais assertividade
Com os processos padronizados, o número de falhas tende a cair. Assim, o gestor evita a necessidade de corrigir erros, desgaste com funcionários, com clientes, fornecedores, parada forçada de atividades, atrasos e muito mais.
Maior qualidade
Ao saber o que fazer e de quais critérios atender, a qualidade dos departamentos do seu supermercado com processos padronizados também aumenta. Torna-se mais simples fornecer serviços de excelência, bem como ter um clima organizacional e gestão de ponta.
Facilidade para treinar novos funcionários
A entrada e saída de colaboradores é algo natural. Também é comum que os funcionários antigos ocupem novas posições no supermercado. Nas duas situações, a padronização de processos ajuda bastante, pois ela vem acompanhada da formalização de diversas atividades, com materiais de orientação.
Além disso, ter um norte sobre como atuar em cada frente facilita orientar os colaboradores, diminui o tempo de treinamento e o funcionário sente-se mais confiante com os materiais de orientação, além das ferramentas para atender aos pré-requisitos da padronização.
Menor custo
Com mais assertividade nos processos, facilidade para treinamentos, produtividade e consistência, os custos tendem a diminuir. A padronização ajuda a evitar gastos desnecessários devido a problemas em cada um desses pontos o que, consequentemente, melhora a eficiência financeira e a lucratividade da empresa.
3 Métodos e ferramentas para padronização
Você tem clareza do quanto é importante padronizar processos no supermercado, mas deve se perguntar como fazer, por onde começar. Utilizar métodos e ferramentas fazem muita diferença, como você vai ver nos próximos tópicos.
1. Guia de processos
A padronização requer formalização dos processos. Para isso, é preciso registrar o passo a passo de como os procedimentos de cada setor funcionam. Indicamos, além de fornecer tutoriais para as equipes, mostrar a importância de cada atividade.
É interessante, também, trabalhar com materiais em diversos formatos. Vídeos são excelentes para os responsáveis visualizarem em detalhes os procedimentos, textos são acessíveis em qualquer lugar, pois requerem menos recursos para serem armazenados e acessados.
2. POP
O Procedimento Operacional Padrão (POP) funciona como um guia objetivo dos processos de uma empresa. Normalmente, são formulários para o responsável preencher sempre que realizar uma tarefa. A Anvisa, na RDC 216, solicita o uso dos POPs. Assim, mais é um pré-requisito para ser aprovado nas inspeções sanitárias do órgão.
Um bom POP contém:
- Informações: uma introdução sobre o que é o procedimento.
- Tarefa
- Local de execução
- Responsável
- Data de elaboração
- Data de revisão
- Atividades com passo a passo
- Resultados esperados
- Considerações finais
- Assinatura do responsável
Nós elaboramos diversos exemplos de POPs para te ajudar. Baixe para te ajudar na padronização dos processos do seu supermercado.
3. Checklists digitais
Os checklists são muito úteis quando o colaborador está executando os processos. Quando são digitais, podem ser acompanhados com mais facilidade pelo gestor. Os mais avançados geram dados para a empresa, inclusive, aperfeiçoar constantemente as atividades, além de ter base para tomadas de decisões assertivas.
Outras vantagens são a economia de tempo, mais sustentabilidade com a economia de recursos como papel e ser uma ferramenta alinhada com a transformação digital.
App Checkbits: teste grátis
Nosso app, o Checkbits, além dos recursos de check em cada item dos procedimentos, tem mais de 50 funcionalidades para garantir excelência e padronização. É possível anexar fotos, comentar inconformidades, gerar planos de ação, agendar tarefas e muito mais.
A solução é muito usada por supermercados.
Teste grátis por 7 dias e dê um passo à frente na padronização de processos do seu supermercado:
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