O lead time é um aliado para melhorar métricas do seu negócio, do tempo de produção à satisfação do cliente, que exige cada vez mais agilidade.
O tempo dita o ritmo dos negócios e as expectativas dos consumidores são cada vez mais elevadas. Por isso, a gestão eficiente do tempo tornaram-se um diferencial competitivo. A capacidade de transformar ideias em resultados tangíveis, com rapidez e eficácia, é a chave para a sustentabilidade e o crescimento.
É neste sentido que entender o que é lead time e como reduzi-lo pode ajudar a melhorar seus resultados. Sabe pouco sobre o assunto? Fique conosco para aprender e começar a aplicar!.
O que é Lead Time?
Lead time refere-se ao tempo total decorrido desde o início de um processo até a sua conclusão. Seja na fabricação, logística ou desenvolvimento de um software, ele mede o intervalo entre o início e final de um processo.
É um indicador essencial para a eficiência operacional, influenciando diretamente o planejamento, o estoque e a satisfação do cliente. Reduzir o lead time geralmente significa otimizar processos e aumentar a agilidade.
Quais são os tipos de Lead Time?
O Lead Time se desdobra em diversos tipos, cada um com sua própria relevância e impacto em diferentes estágios da cadeia de valor.
Lead time de produção
Este tipo de Lead Time refere-se ao tempo total necessário para fabricar um produto, desde o momento em que a produção é iniciada até a sua conclusão. Ele engloba todas as etapas dentro da fábrica, incluindo o tempo de processamento, tempo de fila, tempo de setup das máquinas e o tempo de movimentação entre as estações de trabalho.
Lead time de entrega
Também conhecido como Lead Time de Transporte, é o período que leva para um produto ser transportado do ponto de origem (como um centro de distribuição ou fábrica) até o destino final (o cliente). Este tempo inclui o carregamento, o trajeto e a descarga da mercadoria. Ou seja, está muito relacionado a uma boa gestão logística.
Lead time de aquisição
Este é o tempo decorrido desde o momento em que um pedido é feito a um fornecedor até a efetiva chegada dos materiais, componentes ou produtos na empresa. É uma métrica fundamental para o planejamento de estoques e a programação da produção, garantindo que os insumos estejam disponíveis quando necessários.
Lead time administrativo
Corresponde ao tempo gasto em processos burocráticos e administrativos que não estão diretamente ligados à produção ou ao transporte físico. Isso pode incluir a aprovação de pedidos, emissão de notas fiscais, processamento de documentos, validações internas e outras etapas que adicionam tempo ao ciclo total.
Lead time do cliente (ou total)
Representa a experiência completa do cliente em termos de tempo. É o período total que um cliente espera, desde o momento em que faz um pedido (ou expressa uma necessidade) até a entrega final do produto ou serviço. É a soma de todos os Lead Times internos e externos que impactam diretamente a percepção do cliente.
Lead time cumulativo
Este tipo de Lead Time é a soma de todos os Lead Times de todas as etapas que compõem um processo complexo ou a fabricação de um produto que passa por diversas fases e, possivelmente, envolve múltiplos fornecedores. Ele oferece uma visão macro do tempo total necessário para concluir um projeto ou produzir um item complexo do início ao fim.
Lead time de compras
O lead time de compras refere-se ao tempo total decorrido desde a emissão de um pedido de compra até o recebimento efetivo dos produtos ou materiais. Ele abrange todas as etapas, desde o processamento interno, passando pela produção do fornecedor, até o transporte e a entrega final.
Fatores que influenciam o Lead Time
O lead time é influenciado por uma série de variáveis interligadas. Compreender esses fatores é essencial para otimizar processos e garantir entregas pontuais.
- Disponibilidade e gestão de matérias-primas
- Complexidade do processo de produção
- Eficiência da cadeia de suprimentos e logística
- Capacidade de produção e variação da demanda
Como calcular o Lead Time? Passo a passo
Calcular o Lead Time é simples, mas requer definição clara dos pontos de início e fim do processo a ser medido.
1. Identifique o ponto de início e fim
Defina claramente os pontos de “início” (ex: recebimento do pedido, início da produção) e “fim” (ex: entrega do produto, conclusão da tarefa) do ciclo. A consistência é crucial em todas as medições.
2. Defina a unidade de medida
Escolha a unidade de tempo apropriada (horas, dias, semanas) conforme a duração do processo. A unidade deve ser prática e detalhada o suficiente para a análise.
3. Colete os dados
Para precisão, registre os pontos de início e fim de um número significativo de ciclos, documentando datas e horas de cada evento ou pedido.
4. Calcule a duração de cada ciclo
Para cada evento, subtraia a data/hora de início da data/hora de fim.
Duração do Ciclo = Data/Hora de Fim – Data/Hora de Início
Garanta unidades de tempo consistentes.
5. Calcule a Média (se necessário)
Se houver múltiplos ciclos, calcule o Lead Time médio para uma visão geral do desempenho.
Lead Time Médio = Soma de todas as Durações de Ciclo / Número Total de Ciclos
Considere também o Lead Time mínimo e máximo para entender a variação.
Exemplo simplificado de cálculo de lead time
Para calcular o Lead Time médio de uma loja de e-commerce (do recebimento do pedido à entrega), considere 5 pedidos. Se as durações individuais, convertidas para dias, somam 22.21 dias, dividindo por 5 pedidos, o Lead Time médio é de aproximadamente 4.44 dias. Isso representa o tempo médio que um cliente espera entre fazer e receber seu pedido.
Considerações importantes
Considere excluir fins de semana/feriados para um cálculo mais realista se o processo não operar 24/7. Analise variações (mín., máx., desvio padrão) além da média para identificar gargalos. Seja específico sobre o tipo de Lead Time medido e monitore-o continuamente para avaliar melhorias e otimizar processos.
Seguindo esses passos, você calculará o Lead Time para otimizar processos e impulsionar seu negócio.
Como reduzir o Lead Time? Estratégias práticas
Otimizar o Lead Time, é um dos maiores desafios e, ao mesmo tempo, uma das maiores oportunidades para as empresas. Mas, como alcançar essa eficiência?
Otimize processos e fluxos de trabalho
A primeira etapa para reduzir o Lead Time é analisar criticamente seus processos existentes. Identifique gargalos, etapas redundantes ou que não agregam valor. Mapeie o fluxo de trabalho atual e procure por oportunidades de simplificação. A padronização de procedimentos pode eliminar variações e incertezas, tornando cada etapa mais previsível e rápida. Ferramentas como o Lean Manufacturing e o Six Sigma podem ser muito úteis para identificar desperdícios e otimizar fluxos.
Melhore a comunicação e colaboração
Uma comunicação ineficaz é um dos maiores vilões do Lead Time. A falta de clareza nas instruções, atrasos na troca de informações ou a ausência de feedback entre as equipes podem paralisar o progresso. Invista em plataformas de comunicação integradas e promova uma cultura de colaboração.
Gerencie o estoque de forma eficiente
Para empresas que lidam com produtos físicos, a gestão de estoque é uma parte delicada. Estoques excessivos geram custos e podem mascarar problemas, enquanto a falta de itens pode causar atrasos significativos na produção ou entrega. Implemente sistemas de gestão de estoque como Just-in-Time (JIT) ou use a análise ABC para priorizar itens. Utilize ferramentas de previsão de demanda para manter os níveis de estoque ideais, garantindo que os materiais estejam disponíveis quando necessários, sem excessos.
Invista em tecnologia e automação
A tecnologia é uma aliada poderosa na redução do Lead Time. Sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP) podem integrar diferentes departamentos, proporcionando uma visão unificada e em tempo real das operações. A automação de tarefas repetitivas, seja por meio de software (RPA) ou hardware, libera sua equipe para focar em atividades de maior valor, acelera a execução e reduz a margem de erro. Ferramentas de gerenciamento de projetos também podem otimizar o planejamento e o acompanhamento das etapas.
Veja também: O que é automação industrial: qual a importância e para que serve?
Capacite sua equipe
Uma equipe bem treinada e capacitada é mais produtiva e eficiente. Invista em treinamento contínuo para que seus colaboradores dominem as ferramentas e os processos. Estimule a multifuncionalidade, permitindo que os membros da equipe possam assumir diferentes tarefas, o que pode evitar paralisações quando um membro específico está ausente. Empodere sua equipe para tomar decisões rápidas e resolver problemas no nível mais baixo possível, sem a necessidade de escalar todas as questões.
Monitore e analise métricas
Não se pode gerenciar o que não se mede. Estabeleça Key Performance Indicators (KPIs) claros para o Lead Time e monitore-os regularmente. Analise os dados para identificar tendências, pontos de melhoria e o impacto das mudanças implementadas.
Usar checklists digitais
A implementação de checklists digitais é uma estratégia simples, mas extremamente eficaz para reduzir o Lead Time. Elas garantem que todas as etapas de um processo sejam seguidas corretamente, minimizando erros, retrabalhos e esquecimentos. Com checklists digitais, é possível:
- Padronizar tarefas: assegura que todos sigam o mesmo procedimento, eliminando variações.
- Reduzir erros: diminui a chance de falhas humanas ao guiar o usuário passo a passo.
- Acelerar a execução: o processo se torna mais fluido e rápido, pois não há dúvidas sobre o que fazer em seguida e os check lists digitais tem funcionalidades automatizadas.
- Monitorar o progresso em tempo real: permite que gestores acompanhem o status de cada tarefa, identificando gargalos instantaneamente.
- Coletar dados: fornece informações valiosas para análises futuras e melhoria contínua dos processos.
Inclua o lead time no seu negócio e tenha acesso a uma ferramenta que pode ajudá-lo
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