O registro de não conformidade é uma oportunidade única de melhorar produtos, serviços e processos na rotina das empresas, permitindo a análise de erros ou falhas para solucioná-las com mais facilidade. Saiba mais!
Você tem dúvida se o registro de não conformidade pode ajudar sua empresa? Essa prática permite melhorias contínuas em organizações de diversos segmentos e processos, pois é muito mais do que um meio de encontrar falhas ou desvios.
Registrar não conformidades em um relatório é uma forma de planejar medidas para solucionar problemas encontrados no dia a dia das atividades, além de facilitar a realização de um armazenamento histórico.
Neste conteúdo, você vai descobrir como lidar com as não conformidades na sua empresa, como analisá-las da forma adequada e como ter melhores resultados no seu negócio.
O que é um registro de não conformidade?
O registro de não conformidade é uma evidência documentada de tudo o que não foi cumprido ou que foi verificado como falha em determinados processos de uma empresa. Ao registrar as não conformidades, é necessário estabelecer três fatores:
- Fato: o que aconteceu para haver a não conformidade;
- Evidência: pontos que confirmam ou negam o surgimento de não conformidade;
- Requisito: o que não foi atendido nem cumprido.
Então esse documento, além de registrar todas as atividades que tiveram falhas ou que não foram realizadas de forma adequada, o registro de não conformidades também pode contribuir em manutenções preventivas, inspeções e auditorias de qualidade.
O que deve ter em um registro de não conformidade?
Para registrar uma não conformidade, é necessário ter objetividade e clareza, a fim de facilitar o entendimento sobre as falhas e os desvios mapeados. Ao fazer os registros com o máximo de evidências possíveis, é mais fácil planejar caminhos acertados para a melhoria contínua dos processos.
Alguns dos pontos que não podem faltar no registro são:
- Data e setor: quando e onde ocorreu a não conformidade;
- Requisito: o que não foi cumprido devidamente;
- Descrição do que ocorreu: observações e detalhes do ocorrido;
- Correção: o que pode ser feito para corrigir ou evitar a não conformidade;
- Responsável: quem se responsabiliza pelo setor e pelo registro;
- Prazo para conclusão: data prevista para a correção do problema;
- Análise de causa: o que causou o problema e provocou a não conformidade;
- Ação corretiva: qual a solução para evitar que o erro se repita;
- Monitoramento: analisar a eficácia do que foi feito para corrigir as falhas e se foi possível reduzir a não conformidade.
Para que servem os registros de não conformidades?
É possível registrar erros, falhas e não cumprimento de atividades em diversos setores e processos de um negócio. Confira, a seguir, o que são exemplos de não conformidades.
Manutenção preventiva
Ao registrar uma não conformidade, você consegue identificar os problemas que estão ocorrendo, o que permite o planejamento e agendamento das próximas manutenções preventivas ou corretivas, a fim de solucionar os problemas.
Inspeção ou controle de qualidade
Para inspecionar, realizar auditorias e realizar um controle de qualidade efetivo, é necessário monitorar o estado dos equipamentos e acompanhar o desempenho de cada atividade, a fim de garantir a segurança do maquinário, dos colaboradores e do ambiente de trabalho.
No material armazenado de relatórios de não conformidades, você pode analisar os resultados de cada vistoria e criar um plano de ação para as próximas avaliações de erros. Alguns dos benefícios de fazer isso são:
- Prolongar a vida útil das ferramentas e máquinas;
- Melhorias contínuas no controle de dados e monitoramento de equipamentos;
- Redução de custos com o funcionamento de aparelhos.
Como fazer um registro de não conformidade?
Para facilitar a compreensão do que ocorreu e das soluções que devem ser efetuadas, é necessário que o registro contenha alguns fatores indispensáveis, como:
- Definição objetiva do que aconteceu;
- Evidências concretas, como fotos, lista de fatos verificados e observações detalhadas;
- Referências de normas para o cumprimento adequado das atividades;
- Anexo de documentação da organização.
Uma ferramenta de checklist pode ajudar bastante na elaboração de um registro de não conformidade, pois automatiza os resultados e torna mais prático o acesso do histórico de resoluções das falhas. Com um sistema automatizado, é possível:
- Preencher as informações de forma automática;
- Registrar fotos, especificando a data e o local;
- Definir pontuação para cada inspeção ou auditoria;
- Estabelecer responsáveis ou prazos;
- Armazenar informações e integrar dados;
- Acessar o histórico de documentos facilmente;
- Adicionar uma assinatura digital.
Agora que você já já sabe qual a importância de fazer o registro de não conformidade na sua empresa, e como os checklists podem ajudar na implementação dessa estratégia, vale a pena conferir um guia que preparamos.
Veja o porquê de utilizar checklists digitais e entender como eles podem melhorar os processos do seu negócio.
