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Como usar checklists para identificar e resolver itens não-conforme

Os checklists são ferramentas poderosas para a identificação de possíveis problemas, não-conformidades e falhas de um processo.

Isto é devido à característica de suas aplicações que envolvem inspeções, auditorias e avaliações.

Dessa forma, ao aplicar estes checklists em uma frequência adequada, você pode encontrar problemas antes de se tornarem catastróficos.

E com isso, poderá criar estratégias para resolver estas não-conformidades de forma ágil.

Assim, este artigo visa apresentar alguns tipos de checklists que podem ser usados para avaliação de conformidade.

Também vamos mostrar como são as estruturas destes checklists para que você possa aplicar em sua área.

Comece a identificar as não-conformidades do seu processo antes que seja tarde demais!

Tenha uma leitura!

Estrutura do checklists para avaliação de não-conformidades

As não-conformidades são itens, processos, procedimentos ou tarefas que estão fora do seu padrão de operação.

Ou seja, algum problema, defeito, falha que podem causar maiores danos às pessoas, equipamentos ou empresa.

Caso queira entrar mais neste conceito, você pode ver nosso artigo que falamos sobre não-conformidades.

Mas como podemos encontrar estes problemas durante a nossa rotina operacional?

Atualmente é difícil parar para procurar os defeitos sendo tão necessário produzir.

E por isso, uma alternativa que as empresas usam é definir padrões para fazer estas análises.

Assim, são definidas rotinas de verificação que são usadas em checklists!

Mas o checklists não é somente uma lista de itens que você marca que verificou na frente com um “check”.

Existem vários outros tipos de análises que podem ser realizados!

Portanto, separamos alguns tipos de checklists para que você possa aplicar na sua rotina.

1. Conforme e não-conforme

Uma das formas mais comuns de checklists para auditoria é a avaliação de conforme (C) e não-conforme (NC).

Ou o “Sim” e “Não” quando se trata de perguntas diretas.

De toda forma, o objetivo é usar a sua simplicidade para fazer as avaliações pontuais!

Logo através de apenas duas respostas você consegue em uma rotina de verificação, avaliar a conformidade dos itens.

2. Avaliação

Nosso segundo tipo de verificação é a avaliação qualitativa de algum item.

Ao colocar uma avaliação de 1 a 5 pontos, por exemplo, você passa a dispor de mais opções que um “Sim” ou “Não”.

Assim, você consegue mensurar a qualidade daquele item.

E no final ainda pode somar a nota de cada um, formando sua pontuação final.

Neste caso para avaliar se o item está não-conforme, você precisa estabelecer uma nota mínima.

Por exemplo, vamos avaliar a iluminação de uma sala.

Para isso, se for muito importante que ela esteja bem iluminada você pode desejar que a nota seja 4 ou 5.

Logo, qualquer nota abaixo de 4 indicará que o item está não-conforme e precisa de correção!

Mas lembrando que uma avaliação qualitativa vai depender do auditor que estiver com o checklist em mãos. 

3. Sentimento/Reação

Bem semelhante a avaliação, o sentimento e reação em relação a algum ponto é uma avaliação qualitativa.

Porém ao invés de olhar em uma pontuação numérica, você pode separar em sentimentos.

Considerando a mesma variedade de opções da avaliação de 1 a 5, você pode separar em:

  • Muito Satisfeito
  • Satisfeito
  • Indiferente
  • Triste
  • Muito Triste

Mas então, o que muda em relação a avaliação?

Pense em você respondendo a pergunta da iluminação novamente!

O resultado esperado é que ao invés de você avaliar a intensidade da iluminação, você responda como se sente em relação a ela.

E para identificar uma não-conformidade também é preciso colocar o “sentimento mínimo”.

Neste caso, você pode definir se a iluminação precisa ser no mínimo “indiferente” para o avaliado.

Portanto, qualquer reação abaixo disso será considerada uma não-conformidade.

4. Opções

As opções também são outra forma mais direta de analisar uma conformidade ou não-conformidade.

Pense em uma prova de escola de múltipla escolha.

Nas perguntas você poderia escolher uma ou mais opções corretas, de acordo com o enunciado, não é mesmo?

Aqui é da mesma forma!

Logo, no checklist você pode ter uma pergunta que solicite ao auditor que escolha as opções.

E dependendo da resposta estará “certo” ou “errado”.

Bom, neste caso você precisa definir o que são as respostas corretas e assim as outras estão incorretas.

Portanto, as respostas incorretas são as não-conformidades.

5. Valores

Agora vamos para uma análise mais quantitativa!

Colocar valores para serem inseridos como temperatura, pressão, quantidades, pode ser uma das perguntas do seu checklist.

Neste caso você precisa então definir a quantidade mínima ou máxima que será aceita.

Ou em alguns casos, colocar a mínima e máxima aceitas.

Vamos usar um exemplo que você deva avaliar a temperatura de aquecimento de um processo.

Assim, você pode ter uma variação de resultados permitida.

Porquê frio demais, pode causar problemas ao processar o produto. 

E também quente demais, pode danificar o produto ou equipamento.

Dessa forma, você tem uma “range” com mínimo e máximo aceitos.

E em seu checklist você pode tem que definir quais são estes valores!

Portanto, ao colocar qualquer valor fora daqueles aceitos, será declarada uma não-conformidade.

planilha plano de ação

Como usar o checklist para avaliação de conformidade

Bom, agora sabemos algumas formas de montar perguntas para avaliar uma não-conformidade.

Logo, já podemos montar um checklist que será o nosso padrão para fazer nossas avaliações.

Assim vamos aos passos para usar uma lista de verificação para esta avaliação.

1º Criar um checklist padrão completo

O primeiro passo é criar o documento padrão que será utilizado.

É muito importante juntar todas as pessoas que estejam envolvidas no processo para nenhum detalhe passar despercebido.

Até criamos um artigo completo para te ajudar neste momento, é só acessar aqui.

Mas, em resumo, você precisa criar este padrão para que todos os avaliadores possam ter a mesma base.

Assim, ninguém vai esquecer de algum item importante e ainda você não vai ter resultados diferentes.

2º Definir uma frequência 

O segundo passo é colocar uma frequência em cada checklist.

E tenha em mente que quanto mais vezes você verificar, maiores as chances de você corrigir um problema em seu começo.

Isso pode gerar uma economia muito grande!

É igual carro, quando você pede para verificar água e óleo.

Se você ver que está faltando ali ou estão com níveis baixos, é só completar.

Mas se você deixar passar pode causar sérios problemas ao funcionamento do veículo, impactando em uma cara manutenção.

3º Criar um padrão para resolução de não-conformidades

Ah, e não se esqueça de criar um padrão para quando você encontrar alguma não-conformidade.

Da mesma forma que é importante você não ter resultados e formas diferente na hora de avaliar.

É importante que os auditores e supervisores sigam o mesmo caminho ao identificar algum problema.

O ganha mais relevante é a produtividade e organização da sua resolução de problemas.

Assim, você pode criar planos de ação com perguntas objetivas.

Estas perguntas precisam levar o auditor a identificar as possíveis causas e o que deve ser feito.

Outro ponto importante neste padrão é definir responsáveis e prazos para resolver as não-conformidades.

Senão não adianta nada descobrir os erros se não forem ágeis e organizados para resolvê-los.

4º Mãos-à-obra

Presumimos aqui que você tenha em mãos um checklist padrão, uma frequência definida, e um padrão de tratativa.

Agora é hora de ir para a área e começar os trabalhos!

Assim que o auditor e supervisor encontrar um item não-conforme é importante ele ir a fundo naquele problema.

Portanto, com o padrão de resolução de não-conformidades, é a hora de preencher com os dados.

E definir prazos e responsáveis!

Faça isso em toda sua rota de verificação programada pelo seu checklist.

Pronto, agora você tem documentos para gerir as rotinas de verificação e seus planos de ação.

Comece agora a identificar e resolver as não-conformidades da sua empresa!

Pronto para começar a identificar e resolver as não-conformidades de sua empresa?

Neste artigo discutimos algumas estrutura para checklists que vão te auxiliar a avaliar seus itens, processos e procedimentos. 

E são simples formas de perguntas e respostas que vão trazer um sistema de verificação que são:

  • Conforme e não-conforme
  • Avaliação
  • Sentimento/Reação
  • Opções
  • Valores

Logo, você pode inserir estes diferentes tipos de perguntas no seu documento oficial de checklist.

Dessa forma, separamos também alguns passos para você começar a usar documentos e padrões para avaliar não-conformidades.

 Assim, você deve seguir:

1º Criar um checklist padrão completo

2º Definir uma frequência

3º Criar um padrão para resolver as não-conformidades

4º Mãos-à-obra

Contudo, espero que este artigo tenha ajudado você entender esta ferramenta de identificação e resolução de itens não-conforme. E se você estiver buscando um aplicativo especializado em checklists, entre em contato com nossos consultores clicando aqui.

E caso você tenha gostado deste artigo, por favor compartilhe com mais pessoas!

Agradecemos a sua leitura.

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