Se você tem dúvida sobre checklist como fazer, quais são os benefícios e como implementar essa ferramenta digital na prática, confira nossas dicas!
Afinal, checklist como fazer e por que usar essa ferramenta? Talvez você já tenha se questionado sobre isso ou já tenha sentido vontade de começar a usar, mas ainda não sabe como executar.
Pensando nisso, resolvemos oferecer algumas dicas sobre como fazer um checklists de tarefas, além de mostrar quais empresas podem conquistar mais benefícios ao investir em um sistema de checklist digital.
Neste conteúdo, você vai descobrir o porquê de investir em um sistema de automação de listas e formulários, e como utilizá-lo da melhor forma possível. Confira!
Checklist: como fazer, o que é e para que serve?
Checklist pode ser traduzido para lista de checagem ou lista de verificação e é uma ferramenta extremamente útil para empresas de vários segmentos. Além de estabelecer uma ordem para as tarefas que devem ser feitas, elencando prioridades, contar com um checklist ajuda a melhorar a comunicação com as pessoas, visto que possibilita uma explicação mais clara do que deve ser feito.
Se você tem dúvidas sobre checklist como fazer e se realmente vale a pena investir nessa ferramenta, o checklist nada mais é do que uma ferramenta para auxiliar na organização da sua empresa.
Esse sistema faz com que as etapas de cada atividade sejam cumpridas de forma sistemática e eficiente, fazendo com que a equipe consiga evitar retrabalho ou falhas ao longo do processo. Alguns dos principais objetivos de usar checklist digital em rotinas empresariais são:
- fazer manutenção de equipamentos;
- ter mais controle das atividades a serem realizadas;
- estruturar o fluxo de tarefas;
- gerenciar o estoque;
- fazer inspeções de segurança;
- realizar auditorias de qualidade;
- planejar eventos e projetos;
- padronizar processos;
- fortalecer a cultura organizacional;
- monitorar atividades, prazos e resultados.
Você também pode gostar: Otimize a rotina da sua empresa com os 5 tipos de checklist mais utilizados.
Qual é a diferença de checklist de planilha e de software?
Enquanto o checklist por planilhas leva mais tempo para ser construído e editado, o checklist por software já armazena todas as informações da empresa de forma automatizada, o que facilita bastante o trabalho de toda a equipe.
Além disso, contar com um sistema de checklist digital reduz bastante o uso excessivo de papéis e agiliza o processo, proporcionando melhorias no clima organizacional e na gestão do seu negócio.
Entre as principais vantagens de investir em um software de checklists digitais, estão:
- mais facilidade para compartilhar informações com a equipe;
- configuração prática de lembretes e notificações para evitar esquecimentos ou atrasos;
- possibilidade de acessar informações a qualquer hora e de qualquer lugar;
- redução de retrabalho, falhas e prejuízos financeiros;
- aumento da produtividade e do engajamento.
Saiba mais: Checklist no excel X no app: quais as vantagens de cada um?
Como fazer checklist?
Para iniciar o uso de um sistema de checklist digital, o primeiro passo é escolher um software que ofereça funcionalidades relevantes para sua empresa. Então vale avaliar quais são as necessidades atuais da sua organização e pesquisar modelos de softwares que possam otimizar sua rotina de trabalho.
Além disso, é importante entender qual é o melhor passo a passo para saber como fazer checklist de forma mais eficiente. Confira a seguir algumas das etapas fundamentais!
Determine qual vai ser a frequência de uso de cada checklist
Preste atenção nos setores da sua empresa que precisam usar listas de verificação e inspeção e estruture a frequência do uso.
Veja quem será responsável por cuidar de cada tarefa, qual deve ser o detalhamento dos checklists, e informe quais mudanças devem ser feitas a partir da implementação do sistema.
Aproveite para utilizar recursos adicionais aos checklists
Um bom software de checklist oferece funcionalidades que vão para além da lista de tarefas, e que você pode aproveitar para incluí-los, como:
- registros fotográficos de evidências ou de antes e depois;
- horário de início e conclusão das atividades;
- lista de soluções aplicadas ou de materiais utilizados;
- responsáveis e assinaturas.
Veja também: Como utilizar checklists digitais para melhorar a qualidade dos processos internos da sua empresa.
Personalize o checklist de acordo com as preferências da sua empresa
O checklist digital é um documento importante que armazena informações sobre a rotina da sua empresa, então é essencial personalizar os que você for usar de acordo com as necessidades do seu negócio.
Para garantir mais benefícios tanto para sua equipe e gestão quanto para seus clientes, personalizar os checklists, incluindo as funcionalidades que preferir, faz toda a diferença a longo prazo.
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