Checklist no excel X no app: quais as vantagens de cada um?

Com o avanço da tecnologia, surgiram diferentes opções para criar e gerenciar checklists, como os aplicativos específicos e o tradicional Excel. Neste artigo, vamos comparar os benefícios e desvantagens de utilizar checklists digitais em aplicativos e checklists feitos no Excel. 

Leia nosso artigo e tome uma decisão embasada para aumentar a eficiência, organização, produtividade e outros com os checklists digitais. 

Checklist no Excel

Vantagens

As vantagens de fazer checklists no Excel existem. Com os devidos cuidados é possível ter sucesso ao utilizar a ferramenta. 

Organização e estrutura

O Excel oferece uma interface intuitiva e estruturada para criar checklists. Você pode criar colunas para diferentes etapas, adicionar descrições, datas de conclusão e até mesmo marcar as tarefas concluídas com caixas de seleção.

Personalização e flexibilidade

Com o Excel, você pode personalizar seus checklists de acordo com demandas específicas. Você pode adicionar fórmulas para calcular automaticamente prazos, prioridades ou até mesmo criar alertas de vencimento. O Excel também permite que você formate e estilize o checklist como preferir.

Velho conhecido

O Excel é amplamente utilizado e conhecido, o que facilita o compartilhamento e a colaboração com outras pessoas. Você pode compartilhar o checklist com colegas de trabalho, permitindo que eles completem e atualizem as tarefas conforme necessário. Quando está nuvem, a edição simultânea é possível e muito bem-vinda.

Automatização 

O Excel oferece recursos avançados, como a criação de macros e o uso de fórmulas, que podem facilitar a automação de tarefas repetitivas em sua checklist. Isso economiza tempo e aumenta a eficiência na conclusão das tarefas.

Histórico e registro

O Excel permite que você mantenha um registro histórico de suas checklists. Você pode salvar versões anteriores, adicionar comentários ou até criar uma planilha separada para manter um registro completo das tarefas concluídas ao longo do tempo.

Desvantagens

Os checklists no Excel podem ser uma opção popular para muitas pessoas, mas é importante estar ciente das desvantagens que podem surgir ao usá-los. 

Dificuldade na colaboração em tempo real 

Embora o Excel permita compartilhar e colaborar, a colaboração em tempo real pode ser desafiadora. É preciso salvar o documento sempre que houver alteração ou optar por uma versão do sistema na nuvem. Essa segunda opção é mais avançada, mas podem ocorrer conflitos de versões e dificuldades na comunicação. 

Limitações de armazenamento de dados

O Excel tem um limite para a quantidade de dados que pode ser armazenada em uma planilha. Se o checklist contiver muitas tarefas ou for usada por um longo período, pode ser necessário dividir a checklist em várias planilhas ou criar uma nova planilha.

Dependência de habilidades técnicas

A criação e manutenção de um checklist no Excel requer um certo nível de conhecimento técnico. Nem todos os usuários têm familiaridade com fórmulas, formatação condicional ou criação de macros. 

Dificuldade na visualização do progresso

Embora seja possível usar formatação condicional e gráficos para visualizar o progresso em um checklist no Excel, pode ser difícil ter uma visão geral clara e instantânea do status das tarefas. 

Risco de erros humanos

Como as checklists no Excel são preenchidas manualmente, há sempre o risco de erros humanos, como esquecer de atualizar uma tarefa concluída ou inserir informações incorretas. Isso pode comprometer a precisão e a confiabilidade da checklist. As fórmulas também são sensíveis, é preciso maior cuidado. 

Checklist no app

Vantagens

Fazer checklists em aplicativos oferece vantagens como facilidade de uso, colaboração em tempo real e notificações. Veja mais vantagens e essas em detalhes. 

Facilidade de acesso e portabilidade

Usar um app de checklist oferece a vantagem de ter acesso fácil e rápido em qualquer lugar e a qualquer momento com internet. Como são disponíveis em dispositivos móveis, você pode acessar seus checklists no smartphone ou tablet, permitindo que você verifique tarefas, faça atualizações e marque itens concluídos mesmo quando estiver em trânsito. 

Notificações e lembretes

Os apps de checklist são ótimos para garantir que você não esqueça de tarefas importantes. Com recursos como notificações e lembretes, você pode configurar alarmes e alertas para lembrá-lo de completar suas tarefas em tempo hábil. Essas notificações ajudam a manter você no caminho certo e a evitar atrasos ou esquecimentos.

Colaboração e compartilhamento

Se você trabalha em equipe ou precisa compartilhar suas listas com outras pessoas, um app de checklist oferece a vantagem de colaboração e compartilhamento fácil. Muitos apps permitem que você compartilhe suas listas, permitindo que todos vejam, editem e atualizem as tarefas conforme necessário. Isso torna a colaboração mais eficiente, economiza tempo e evita a necessidade de trocas de informações por e-mail ou mensagens.

Desvantagens de usar app de checklist 

Embora os aplicativos de checklist ofereçam muitas vantagens, como facilidade de acesso e notificações, eles também têm suas desvantagens.

Falta de conexão e dependência de dispositivos eletrônicos

Ao depender exclusivamente de um aplicativo de checklist, você está sujeito a problemas de conexão com a internet ou falhas técnicas do dispositivo. Se você estiver em um local sem acesso à Internet ou se o seu dispositivo estiver com a bateria descarregada, você não terá acesso aos dados. 

Custo de assinatura ou aquisição do aplicativo

Embora muitos aplicativos de checklist sejam gratuitos, alguns podem exigir uma assinatura paga ou um pagamento único para acessar recursos avançados ou remover anúncios. Se você estiver procurando por recursos específicos ou se o aplicativo que você deseja usar requer uma taxa, isso pode se tornar um custo adicional a ser considerado. No entanto, é sempre importante considerar o custo-benefício e analisar como um todo, como o recurso vai ajudá-lo a economizar tempo e até dinheiro com o app?

Teste as duas opções de checklists para sua empresa

Antes de escolher qual opção de checklist utilizar, é essencial testar os aplicativos de checklist e as planilhas do Excel na sua empresa para comprovar os prós e contras. 

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