Substituir listas de to-do (afazeres) por um checklist estruturado já é um grande passo para sua empresa. Entenda outros benefícios de trocar o papel pelo checklist digital. Há mais vantagens do que você imagina.
Parece muito simples trocar checklists de papel por um modelo digital. Mas já parou para pensar que grandes transformações na sua empresa não precisam vir só de projetos e ferramentas mirabolantes?
O impacto de um checklist digital é grande porque ele torna possível registrar processos de forma mais prática, rápida e eficiente. Eles também impactam diversos pontos essenciais nas empresas com gestão de ponta.
Ao longo deste texto, você vai descobrir e entender 7 razões para aderir aos checklists digitais. Leia e termine a leitura com muitos insights!
O que é checklist digital?
Um checklist digital é uma lista de verificação realizada de forma eletrônica. É uma ferramenta que permite aos usuários criar, acessar e atualizar listas de tarefas ou itens a serem checados com dispositivos digitais. Assim, é acessível nos smartphones, tablets e computadores.
Podem ser usados em diferentes contextos. São úteis no trabalho e na vida pessoal. Os mais avançados do mercado, em aplicativos e softwares, vêm com funções extras, como:
- Gestor de tarefas
- Registro de evidências
- Planos de ação
- Coleta e armazenamento de dados
- Notificações
- Entre outros.
Eles oferecem várias vantagens em relação aos checklists em papel.
7 razões para usar checklists digitais
As razões para optar pelos checklists digitais mostram como é vantajoso trocar o papel pelos recursos eletrônicos.
1. Atualização rápida
Com um checklist digital, você pode acessar suas listas em qualquer dispositivo eletrônico com internet. Isso significa atualizar e verificar suas tarefas e da equipe a qualquer momento, em qualquer lugar. Não há necessidade de carregar uma lista em papel ou se preocupar em perdê-la.
Também evita que os integrantes do seu time precisem realizar todo processo de checklist manualmente. A forma mais antiga de usar checklist atrasa a chegada de informações ao gestor com frequência.
2. Colaboração e compartilhamento
Os checklists digitais permitem que você compartilhe seus formulários com outras pessoas, o que é ideal para projetos em equipe. Você pode atribuir tarefas a membros específicos, acompanhar o progresso de cada um e colaborar em tempo real.
O fato de ser eletrônico ajuda a promover a transparência e a eficiência na execução das tarefas.
3. Adição de notas e anexos
Com um checklist digital, você pode adicionar notas, comentários ou instruções detalhadas a cada item da lista. Além disso, é possível anexar imagens, documentos ou links relevantes para auxiliar na execução das tarefas.
Todos os detalhes importantes tornam-se disponíveis e acessíveis a qualquer momento.
4. Dados
Nos checklists digitais avançados é possível visualizar métricas em gráficos e tabelas. Eles coletam informações à medida que as tarefas são realizadas.
Dessa forma, é possível ter uma visão mais ampla sobre os projetos da empresa, gerar insights e ter uma boa maior para tomada de decisões assertivas.
5. Sustentabilidade
Os checklists digitais têm impacto positivo no meio ambiente, pois eliminam papel, tinta e outros. Dessa forma, você contribui para a conservação dos recursos naturais.
Os checklists digitais também reduzem o espaço de armazenamento na empresa. Afinal, não é preciso arquivar em um local físico os checklists, nem descartá-los quando não for preciso guardá-los mais.
6. Padronização
Os checklists digitais permitem que você crie e implemente procedimentos padronizados para várias tarefas e processos. Essa característica é especialmente vantajosa em ambientes de trabalho nos quais a consistência e a conformidade são essenciais.
Você pode definir um conjunto de tarefas e etapas a serem seguidas em um determinado processo e garantir que todos os envolvidos sigam o mesmo padrão. Isso ajuda a melhorar a eficiência, minimizar erros e garantir resultados consistentes.
Além disso, os checklists digitais facilitam a atualização e a melhoria contínua dos processos. Uma vez que são facilmente editáveis, você pode fazer ajustes e adicionar novas etapas ou instruções conforme necessário. Isso permite que você adapte seus processos com base no feedback, nas mudanças nas necessidades e requisitos.
7. Bônus: integração com outros recursos
Os checklists digitais podem ser integrados a outras funcionalidades como calendários, gerenciamento de tarefas, planos de ação e outros. Assim, permite maior sincronia e organização das tarefas. Também elimina a necessidade de alternar entre diferentes plataformas e garante uma visão unificada das atividades.
Como fazer checklist digital?
Há diversas formas de fazer um checklist digital. Como mostramos no texto, é possível usar qualquer meio eletrônico para isso. Uma das formas mais comuns é o excel em nuvem. Será que é a melhor opção?
App X Excel
Não há habilidade no Excel tão eficaz quanto um bom aplicativo de checklist. Abaixo, vamos listar alguns problemas de fazer checklist no excel facilmente resolvidos com um app eficiente.
Mais chance de erros
Se você já usa o programa, sabe o quanto tudo que foi realizado pode ficar comprometido com uma pequena modificação nas fórmulas, mesmo que de maneira involuntária. Para quem usa checklists com equipes, principalmente grandes, isso pode ser um problema.
Contraprodutivo
Além de refazer fórmulas e outras configurações de um checklist no excel, usá-lo é menos produtivo do que optar por um aplicativo. Mesmo quando você escolher uma versão do excel na nuvem, são necessárias ações manuais como:
- Envio das tarefas para os envolvidos por e-mail ou outro canal.
- Conferência dos prazos.
- Criação de gráficos para analisar dados manualmente.
Já com o aplicativo de checklist digital, você ganha:
- Notificações automáticas para os envolvidos.
- Livra-se de fórmulas e outras demandas trabalhosas no excel.
- Recursos como fotos para mostrar evidências, gestor de tarefas, planos de ação.
- Coleta e tratamento de dados com gráficos e outras formas de apresentação.
App de checklist
O app para checklist é pensado especialmente para a função de checklist, já o excel atende a diferentes propósitos. Também há recursos integrados que tornam o uso dos aplicativos ainda mais relevantes.
Dessa forma, na comparação entre fazer checklist no excel ou aderir a um aplicativo, a vantagem dos apps é bastante significativa. Nem precisamos retomar o quanto é mais benéfico usar os digitais em vez de papel, não é mesmo?
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