Tecnologia para pequenas empresas: em quais investir, porque e como implementar

De acordo com uma pesquisa realizada pela B2B*, micro e pequenas empresas são as que mais investem em tecnologia no Brasil. A maioria busca mais eficiência operacional, agilidade e atender às demandas dos clientes.

Sua empresa já investe em tecnologia para obter esses e outros benefícios? Pode ser o que falta para realizar grandes negócios. Por isso, esse texto vai ajudá-lo a entender os melhores caminhos para ter os maiores benefícios.

Como a tecnologia pode ajudar pequenas empresas?

Ao adotar soluções tecnológicas corretas, pequenas empresas podem impulsionar seu crescimento, aumentar sua eficiência e se destacar em um mercado cada vez mais competitivo. 

Alcance de mercado expandido

Através das mídias sociais, site e outros canais digitais as empresas de pequeno porte podem alcançar um público muito maior do que sem essas ferramentas. Você pode usar esses espaços para ter uma presença on-line forte, promover seus produtos ou serviços, interagir com os clientes e expandir sua base de clientes para além das fronteiras físicas.

Análise de dados e tomada de decisões 

Com as ferramentas de análise disponíveis, as pequenas empresas podem coletar e analisar dados sobre seus clientes, vendas, desempenho do site e muito mais. Essas informações valiosas permitem que os gestores e diretoria tomem decisões embasadas e estratégicas. 

Também dão uma visão melhor para todos com a identificação de oportunidades de crescimento e melhoria dos seus processos de negócio.

Gestão de processos e tarefas

A tecnologia permite que as pequenas empresas automatizem tarefas repetitivas e demoradas, como processamento de pagamentos, gerenciamento de estoque e emissão de notas fiscais. Isso não apenas economiza tempo, mas também reduz erros e aumenta a eficiência operacional.

Tecnologias para pequenas empresas

Site, redes sociais e Google Meu Negócio

Vamos começar pelas ferramentas de divulgação. Afinal, é essencial que os clientes encontrem suas soluções para que sua pequena empresa seja um grande negócio. O site será um canal para concentrar as informações mais importantes.

 Você pode até mesmo vender on-line com uma plataforma de e-commerce. Mais que ser uma vitrine, o site pode atrair buscas via pesquisas de grandes buscadores, como o Google. 

E não esqueça o Google Meu Negócio, principalmente se você tem um ponto físico. Estimule as avaliações dos clientes satisfeitos com envio de um QR Code ou link para que o cliente faça os comentários de forma mais fácil.

Já as redes sociais ajudam-no a mostrar as novidades e transmitir as informações de maneira mais dinâmica. 

Chat corporativo para a equipe

Embora o WhatsApp seja uma ferramenta popular para comunicação, especialmente entre equipes menores, um chat corporativo oferece vários recursos e benefícios. É uma solução mais segura, organizada e escalável para a comunicação interna.

O gestor consegue manter um histórico das mensagens e controle maior de quem tem acesso ao chat. 

Os seus colaboradores também vão agradecer, já que terão um espaço propício para troca de mensagens para o trabalho. Dessa forma, a equipe consegue separar melhor os momentos profissionais e pessoais. Como resultado, você também terá profissionais menos desgastados. 

Documentos editáveis na nuvem

Documentos editáveis na nuvem trazem diversos diferenciais para pequenas empresas: 

• Acesso remoto.
• Colaboração em equipe.
• Armazenamento seguro.
• Controle de versões. 
• Backup de dados.

Esses recursos ajudam as empresas a serem mais eficientes e produtivas, ao mesmo tempo em que reduzem os custos e os riscos associados à perda de dados. É excelente para empresas que trabalham com equipes remotas ou híbridas, mas não só elas. 

Organizações com regime 100% presencial também se beneficiam, pois as vantagens de trabalhar com documentos na nuvem, já citados, também são importantes para elas. 

Gestor de tarefas

Sua equipe é pequena, mas apostamos que a lista de tarefas não é tão enxuta assim, não é mesmo? O gestor de tarefas, como o que temos no Checkbits, vai ajudá-lo a se organizar e delegar responsabilidades sem precisar falar tanto com as pessoas. 

Uma descrição detalhada, clara, períodos de atuação bem definidos, deixam tudo mais simples de coordenar. Tem reuniões que podem ser um e-mail e, outras, a notificação. 

O uso de gestor de tarefas ainda estimula a autonomia do colaborador, que sabe exatamente o que deve fazer se a ferramenta for bem usada.  

Sistemas de administração

Quando uma pequena empresa usa a tecnologia na administração a tendência é crescer de forma estruturada, com bases fortes. Uma das vantagens de usar quando o negócio ainda é pequeno é a centralidade das informações. O administrador tem os dados essenciais que precisa para o dia a dia de qualquer lugar que esteja, o que facilita a gestão.

Também é mais seguro do que usar diversas planilhas ou recursos dispersos, principalmente se for em papel. Otimiza-se espaço para armazenamento e é mais simples captar, armazenar e tratar dados sobre o negócio. 

Checklists digitais

Os checklists digitais auxiliam bastante a não esquecer nenhum item das diversas tarefas que o administrador de pequenas empresas têm, bem como os colaboradores que fazem parte da sua equipe. São essenciais em rotinas diárias que requerem padronização, preparação para vistorias e até mesmo no departamento de limpeza. 

Checklists digitais avançados, como o da Checkbits, ainda disponibilizam dados captados durante a execução dos checklists, trazem recursos para registros em fotos, agendamento de tarefas, painel administrativo e muito mais. 

Como implementar tecnologia em pequenas empresas

 Tecnologia não é apenas para grandes empresas. Há ferramentas bastante democráticas, a valores muito mais acessíveis do que há algumas décadas. Para implementar, temos algumas dicas práticas:

• Faça um mapeamento das tecnologias que podem ajudá-lo no dia a dia em conjunto com os especialistas da sua empresa. Estude as soluções de forma integrada, envolva marketing, operações e comercial, por exemplo, para todos colaborarem.
• Treine seus colaboradores não apenas para entenderem como utilizar a tecnologia, mas para saberem qual a importância dela para quebrar objeções e aumentar o engajamento com as ferramentas.
• Faça um cronograma de implementação: planejamento é a palavra-chave para equilibrar investimentos com ritmo da equipe e aprendizado para consolidação das tecnologias. Assim, não, necessariamente, você precisa implementar tudo ao mesmo tempo. Avalie qual o melhor momento para cada opção.
• Realize testes com as ferramentas disponíveis. A maioria tem período de teste ou versão grátis para você entender quais as melhores para a realidade da sua empresa. 

Já implementou alguma tecnologia em sua empresa? Que tal começar com a Checkbits? Aproveite o período de teste do checklist digital e veja os benefícios para seu negócio no dia a dia. 

*Pesquisa sobre adoção de tecnologia em pequenas empresas: https://www.biznews.com.br/micros-e-pequenas-empresas-sao-as-que-mais-investem-em-tecnologia-no-brasil/