Registro de evidências tem uma importância muito maior do que se imagina. Benefícios podem ser potencializados quando feitos via ferramenta digital de checklist. Confira!
O registro de evidências consiste na documentação de algo, principalmente de não-conformidades. A intenção é documentar a irregularidade ou mostrar que um item está correto com a comprovação no momento da checagem. Esse registro torna problemas mais palpáveis e confere transparência aos processos. O relato torna-se mais fiel, já que é realizado no momento em que é encontrado.
Cada passo futuro é mais seguro com o registro de evidências, colabora com a construção de uma jornada de melhoria contínua.
E dar esse passo pode ser descomplicado, principalmente ao contar com a tecnologia da Checkbits. Neste artigo, vamos mostrar como fazer e porque usar a ferramenta para isso. Continue com a gente!
Por que fazer registro de evidências?
Realizar o registro de evidências parece uma tarefa simples, mas tem uma importância grande, em diversos aspectos.
Transparência e credibilidade
Registrar evidências assegura que todas as ações e decisões sejam claras e verificáveis, aumentando a confiança das partes envolvidas. Essa prática ajuda a evitar mal-entendidos, promove a prestação de contas e constrói uma reputação de integridade e conformidade. É essencial para demonstrar que os procedimentos foram seguidos corretamente, facilitando auditorias e avaliações externas, o que torna os processos mais robustos e confiáveis.
Segurança jurídica e proteção
A documentação detalhada pode ser útil em disputas legais, processos judiciais ou para defesa contra acusações. É importante para comprovar a realização de etapas, o cumprimento de contratos ou a autoria de trabalhos e projetos. Oferece um respaldo sólido em caso de litígios, garantindo que os fatos possam ser reconstituídos de forma precisa, protegendo contra alegações infundadas.
Tomada de decisão informada
Evidências documentadas fornecem dados concretos e objetivos, essenciais para analisar situações complexas e tomar decisões mais acertadas. Permite identificar padrões, erros e sucessos ao longo do tempo, auxiliando na avaliação do impacto de ações passadas. Ajuda a planejar estratégias futuras com base em fatos, reduzindo a subjetividade e o risco de decisões precipitadas, promovendo uma gestão mais estratégica e eficiente.
Veja também: Tomada de decisão baseada em dados: saiba como implementar
Melhoria contínua e aprendizado
O registro de evidências é a base para revisar processos, identificar falhas e implementar melhorias contínuas. Serve como fundamento para análises pós-ação, a identificação de lições aprendidas e o desenvolvimento de melhores práticas. Facilita o compartilhamento de conhecimento em uma equipe ou organização, contribuindo para a evolução de metodologias e para a otimização de resultados a longo prazo, impulsionando a inovação.
Como registrar evidências no Checkbits
O registro de evidências no Checkbits é muito simples. No momento de configurar os checklists, pode-se escolher se é obrigatório anexar uma foto e realizar comentários em quaisquer tipos de resposta do nosso app. O registro pode ser realizado independente de se ter uma inconformidade. Dessa forma, é possível:
Registro de evidências por texto (comentários): ao configurar um checklist no Checkbits, é possível solicitar registros de evidências durante o preenchimento do checklist. Um desses registros são os comentários, onde o executor poderá colocar um comentário, obrigatório ou não, dependendo da configuração do checklist. Esse registro ajuda a entender o que o operador está observando ao longo da execução, independente de se identificar uma não-conformidade.
Registro de evidências por foto: durante a criação do formulário, também é possível solicitar que o operador faça registros com fotos, podendo ser instantâneas (que devem ser tiradas na hora) ou da galeria. Diferente dos comentários, a configuração dos registros fotográficos é mais ampla. O responsável pode configurar se aquela pergunta terá ou não registro fotográfico e se esse registro deverá ser obrigatório sempre, independe de haver ou não conformidade. Se o responsável configurar o registro de evidência como opcional, o operador julgará a necessidade do registro.
O nosso sistema de checklists também permite registrar mais de uma foto por pergunta, além de ser possível fazer marcações nas fotos garantindo uma operação mais assertiva e facilitando a visualização e entendimento dos registros.
Complemento do registro de evidências
Há outros campos que podem complementar o registro de evidências de não-conformidades para uma tratativa completa, com plano de ação. Ele é baseado na metodologia 5W2H, que consiste em responder perguntas práticas. What (O que?), Why (Por quê?), Where (Onde?), When (Quando?), Who (Quem?), How (Como?) e How much (Quanto?).
No nosso sistema de checklist, aparecem da seguinte forma:
- Sugestão de data da resolução (Quando).
- Indicação do responsável (Quem).
- Onde deve ocorrer o reparo (Onde).
- O que deve ser feito (O quê).
- Quanto custará (Quanto).
Veja também: Planos de ação da Checkbits: diferenciais e benefícios
Por que usar o Checkbits para registrar evidências?
O Checkbits, por natureza, ajuda a verificar itens de forma padronizada e prática, já que é um sistema de checklists. Dessa maneira, ele colabora para a identificação e registro dessas evidências. Mas há outros motivos para isso.
App de checklists prático para registrar evidências
O Checkbits tem um aplicativo disponível tanto para Android quanto para iOS, permitindo o registro de evidências em qualquer local. Os usuários podem capturar fotos e coletar informações relevantes em tempo real, como comentários e geolocalização do local onde o usuário está respondendo e assinaturas digitais no próprio app, eliminando a necessidade de registros em papel.
O app também pode ser usado no modo offline, o que permite que o trabalho continue mesmo em regiões com ausência ou sinal instável de internet. Essa funcionalidade contribui para o registro eficiente de não-conformidades, com armazenamento na nuvem e acesso até mesmo em tempo real por gestores.
Eliminação de papel
A transição para checklists digitais revoluciona a coleta de evidências, permitindo registros instantâneos e que são armazenados de forma segura. Também torna o processo mais sustentável, já que elimina o uso de recursos como papel e local de arquivamento dessas evidências.
Armazenamento em nuvem
O sistema de checklists Checkbits integra armazenamento em nuvem, assegurando que todas as evidências sejam registradas e guardadas com máxima segurança e acessibilidade. Essa tecnologia garante a integridade e durabilidade dos dados, protegendo-os contra perdas e alterações indevidas. É fundamental para a confiabilidade dos registros, facilitando auditorias e a validação de conformidade. Assim, suas informações estão sempre disponíveis e rastreáveis, de qualquer lugar.
A evidência se transforma em dado
O Checklist proporciona clareza ao converter cada ação realizada no sistema em dados estruturados. Este processo transforma ações em informações valiosas, oferecendo uma visão completa e detalhada das operações. A análise desses dados permite identificar padrões e tendências de forma confiável, substituindo a intuição por evidências concretas. Consequentemente, as decisões são embasadas em inteligência real, e não em suposições.
Veja também: Relatório de não conformidade: descubra oportunidades nas falhas
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Além do registro de evidências, o Checkbits tem uma série de funcionalidades básicas e avançadas excelentes para líderes que buscam melhores resultados. Planos de ação, notificações, modo offline, geração de PDFs com execuções, gráficos inteligentes e muito mais. Teste por sete dias grátis!
