12 árvores são cortadas para produzir uma tonelada de papel. Deixar de usar o recurso, com uma cultura paperless, ajuda o meio ambiente e traz economia para empresas.
Há quem diga que a tecnologia não substitui bem o papel. Preferem agendas a calendários digitais; controles impressos a checklists digitais. No entanto, continuar com esses dispositivos analógicos implicam em gastos maiores, danos à natureza, baixa produtividade e até mesmo ineficiência. Afinal, métodos modernos agregam mais velocidade e qualidade na operação.
A cultura paperless é o caminho para reduzir, ou até eliminar, o uso do papel. Leia o texto, entenda melhor do que se trata e como implementar para obter os benefícios.
Paperless: o que é?
O termo paperless é uma expressão em inglês que pode ser traduzida como “sem papel”. É uma iniciativa que ganhou força nas últimas décadas. Visa a redução ou até mesmo a eliminação do uso de papel em empresas e instituições.
A ideia é substituir documentos físicos por arquivos digitais. Com o avanço da tecnologia e das discussões ambientais, muitas empresas têm adotado soluções digitais para tornar seus processos mais eficientes e menos dependentes de papel.
Desperdício de dinheiro e recursos naturais
A economia de papel é uma necessidade para cortar custos e ter uma postura mais sustentável. Os dados são impressionantes e fazem com que fique clara a necessidade de uma mudança na sociedade e organizações.
1 tonelada de papel = 12 árvores cortadas
Como cita uma matéria do site Gazeta do Povo, para produzir 1 tonelada de papel (1000 quilos), são necessárias 12 árvores. Apenas 37% de todo papel usado é reciclado.
E a situação piora quando pensamos na média do recurso utilizado no Brasil e no mundo. No Brasil, cada pessoa usa 44 quilos de papel por ano, nos Estados Unidos, são 200 quilos per capita.
Ou seja, é necessário pensar em alternativas para o papel.
1 tonelada de papel = 540 litros de água
A produção de papel demanda bem mais do que o corte de árvores. Só de água são necessários 540 litros. Também são utilizados muitos produtos químicos, energia elétrica e diversos outros insumos.
Como economizar papel na empresa
Paperless requer um conjunto de ações e ferramentas para você economizar papel na empresa. Conhecê-las é o primeiro passo para começar esse projeto sustentável.
Crie políticas de impressão consciente
Estabeleça políticas para o uso do papel, incentive a economia do recurso. Algumas práticas podem ajudar, como:
- Impressão frente e verso.
- Imprimir apenas quando absolutamente necessário.
- Reutilização de papel sempre que possível.
Essas medidas podem ajudar a reduzir significativamente o uso de papel.
Adote a digitalização de documentos
A digitalização de documentos permite que as informações sejam armazenadas e acessadas digitalmente. Essa mudança também elimina a necessidade de cópias físicas. Além de promover economia de papel, facilita a busca e o compartilhamento de informações.
Outras economias indiretas são obtidas com a medida:
- Eliminação de espaços físicos para armazenamento.
- Material de escritório para acondicionar os materiais.
Use assinaturas digitais
As assinaturas digitais no padrão ICP-Brasil podem substituir as manuscritas. Assim, a necessidade de impressão de documentos apenas para assiná-los é eliminada. As assinaturas digitais são seguras e legalmente reconhecidas em muitos países. Trazem vantagens como:
- Mais agilidade na assinatura de documentos.
- Possibilidade de fechar negócios à distância sem deslocamentos.
- Eliminação de custos com transporte, impressões e taxas cartoriais, já que a assinatura digital no padrão ICP-Brasil dispensa o reconhecimento em cartório.
Promova a comunicação digital
Encoraje a comunicação por e-mail, mensagens instantâneas ou plataformas de colaboração em nuvem em vez de usar papel. Além de economizar papel, a comunicação digital é mais rápida e eficiente.
Implemente o uso de ferramentas de gestão digital
A utilização de ferramentas de gestão digital, como sistemas de gestão de documentos (DMS), pode ajudar a reduzir a dependência de papel, à medida que os documentos são criados, compartilhados e armazenados digitalmente.
Use checklists digitais
Ao invés de usar listas de verificação físicas, que precisam ser impressas e preenchidas manualmente, os checklists digitais permitem que as tarefas sejam acompanhadas e marcadas à medida que são concluídas, tudo em um formato digital.
Os checklists digitais não só economizam papel, mas também torna o rastreamento e a atualização das tarefas mais eficientes. Além disso, podem ser facilmente compartilhados e atualizados. Dessa forma, facilita a colaboração e a comunicação dentro de uma equipe ou organização.
Como implementar uma cultura paperless?
Para nós, há dois pontos essenciais.
Treinamento e Conscientização da Equipe
A economia de papel não acontecerá a menos que toda a equipe esteja comprometida com a mudança. Portanto, é essencial fornecer treinamento e conscientização adequados sobre a importância da economia de papel e como cada membro da equipe pode contribuir.
Adoção de Tecnologias Digitais gradativa
A primeira e mais óbvia maneira de economizar papel é através da adoção de tecnologias digitais. Mostramos várias delas acima. Tais ferramentas não só eliminam a necessidade de documentos físicos, mas melhoram a eficiência e a produtividade.
Você pode começar com o mapeamento de necessidades da sua empresa e entender quais ferramentas ajudam-no a saná-las. O ideal é contratar progressivamente, até mesmo para a equipe se habituar a substituir os papéis e a adotar a cultura paperless.
É uma boa forma de fazer a transição para a transformação digital da corporação.
Aproveite para adquirir o Checkbits
Por falar em economia de papel (e de dinheiro), o Checkbits, app de checklists digitais, é uma boa opção para começar, ou intensificar, a cultura paperless em sua empresa.
A tecnologia é avançada, mas o app é intuitivo e muito simples de usar, as pessoas costumam se adaptar facilmente. O custo- benefício é excelente, pois agrega mais produtividade, eficiência e dados para sua estratégia.
