Estratégias para gerenciar documentos na empresa incluem a digitalização e organização centralizada em sistemas de gestão de documentos e a implementação de políticas claras de arquivamento, acesso e segurança. Saiba mais!
Você já sentiu a necessidade de organizar os processos internos do seu negócio para evitar a perda de tempo? Gerenciar documentos de maneira eficiente é essencial para qualquer empresa que busca otimizar suas operações e garantir a segurança e acessibilidade das informações.
No ambiente corporativo, onde a quantidade de dados cresce exponencialmente, uma gestão documental eficaz não só facilita a organização interna, mas também contribui para a agilidade na tomada de decisões e na resposta às demandas do mercado.
A implementação de estratégias adequadas pode transformar a maneira como sua empresa lida com documentos, o que ajuda a reduzir custos, aumentar a produtividade e melhor a conformidade com regulamentações.
Neste conteúdo, você vai descobrir como adotar essas estratégias e garantir benefícios para ajudar a sua empresa a alcançar um novo nível de eficiência operacional.
7 estratégias para gerenciar documentos
Gerenciar documentos de forma eficiente requer a adoção de várias estratégias que, em conjunto, facilitam a organização, o acesso e a segurança das informações dentro da sua empresa.
Implementar essas estratégias ajuda sua gestão a obter conformidade com regulamentos e reduz o risco de perda de dados importantes.
Confira, a seguir, práticas essenciais para criar um sistema de gestão documental prático e eficaz para aprimorar a coleta, o armazenamento, a distribuição e a análise das informações do seu negócio.
1. Digitalização de documentos
Digitalizar documentos físicos transforma-os em digitais, o que possibilita um armazenamento e acesso mais fácil e seguro. A digitalização reduz o uso de papéis, o trabalho manual e a dependência de arquivos físicos, além de facilitar o compartilhamento e a recuperação de informações importantes.
2. Centralização da gestão de documentos
Utilizar um sistema de gestão de documentos é extremamente indicado para centralizar o armazenamento de dados e o gerenciamento de todos os documentos da empresa. A centralização também melhora a colaboração entre equipes e a segurança da informação.
3. Automação de processos
Automatizar processos documentais elimina as tarefas repetitivas e propensas a erros, o que aumenta a eficiência operacional. Isso contribui para acelerar os processos internos e garantir que os procedimentos sejam seguidos consistentemente durante a rotina.
4. Categorização e organização
Classificar e organizar documentos de maneira lógica e consistente é crucial para uma gestão eficiente. Estabelecer uma estrutura de organização clara ajuda a manter a ordem e a evitar a perda de informações, tornando mais fácil para os colaboradores encontrar o que precisam rapidamente.
5. Controle de acesso e segurança
Definir permissões de acesso baseadas em funções garante que apenas funcionários autorizados possam acessar determinados documentos. Ferramentas de gestão ajudam a implementar políticas de segurança, a fim de proteger dados contra acessos não autorizados e ameaças virtuais.
6. Backup regular de documentos
Realizar backups com uma determinada frequência é essencial para garantir a continuidade dos negócios em caso de falhas de sistema, desastres ou ataques cibernéticos. Implementar uma política de backup que inclua armazenamento em nuvem e cópias locais ajuda a proteger os documentos contra perdas.
7. Políticas de retenção e descarte
Estabelecer diretrizes objetivas para a retenção e o descarte seguro de documentos é fundamental para a conformidade com regulamentos e a gestão eficiente do espaço de armazenamento.
Políticas de retenção definem por quanto tempo diferentes tipos de documentos devem ser mantidos, e procedimentos de descarte seguro garantem que informações sensíveis sejam destruídas corretamente quando não são mais necessárias.
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Como gerenciar documentos com mais facilidade?
Gerenciar documentos de forma eficiente contribui para o funcionamento ágil e organizado de qualquer empresa. A seguir, confira quatro passos essenciais para simplificar e melhorar o gerenciamento de documentos na sua organização.
| Passo | O que deve ser feito | Qual a importância |
| 1. Digitalize documentos | Converter documentos físicos em formatos digitais utilizando ferramentas tecnológicas de digitalização | Reduz o uso de papel, os trabalhos manuais, o retrabalho e a sobrecarga de tarefas e, ainda, facilita o acesso e compartilhamento seguro de informações |
| 2. Organize o espaço físico e digital | Criar uma estrutura de armazenamento lógica e consistente, usando pastas, tags e categorias | Facilita a localização rápida de documentos, melhora a eficiência operacional e reduz o tempo perdido com buscas |
| 3. Tenha atenção à temporalidade de cada documento | Estabelecer políticas claras de retenção e descarte, mantendo apenas os documentos necessários pelo tempo regulamentado | Garante conformidade com leis e regulamentos, e otimiza o uso de espaço de armazenamento |
| 4. Invista em tecnologias voltadas à gestão de documentos | Implementar sistemas de gestão de documentos e ferramentas de automação | Aumenta a eficiência, segurança e acessibilidade dos documentos, além de reduzir erros e custos operacionais |
De acordo com um estudo da Mastercard, 64% das empresas do Brasil são alvos de fraudes e ataques digitais, o que demonstra a importância de investir em cibersegurança e ferramentas tecnológicas para evitar essas ameaças virtuais.
Leia mais: Veja o que é metodologia ágil
O que é gestão de documentos?
A gestão de documentos é o processo de organizar, armazenar, proteger e controlar o acesso a documentos em uma empresa, tanto em formatos físicos quanto digitais. Este processo envolve a utilização de métodos e tecnologias para capturar, armazenar, classificar, recuperar e descartar documentos de forma segura.
Uma gestão eficaz de documentos melhora a produtividade, pois facilita o acesso rápido às informações necessárias para a tomada de decisões, e protege os dados contra perdas e acessos não autorizados.
Alguns dos principais benefícios de investir em um sistema de gestão de documentos são:
- Melhoria na eficiência operacional: facilita a localização e recuperação de documentos, reduzindo o tempo gasto em buscas;
- Redução de custos: diminui a necessidade de espaço físico para armazenamento e os custos associados à manutenção de arquivos físicos;
- Segurança de informação: protege dados sensíveis contra acessos não autorizados e perdas, garantindo a integridade da informação;
- Conformidade com regulamentos: ajuda a empresa a cumprir leis e regulamentos relativos à retenção e descarte de documentos;
- Aumento da produtividade: automatiza processos repetitivos, permitindo que os funcionários se concentrem em atividades de maior valor agregado;
- Facilidade na tomada de decisões: proporciona acesso rápido e confiável às informações necessárias para a tomada de decisões estratégicas;
- Sustentabilidade: reduz o uso de papel e os recursos associados ao armazenamento físico, a fim de promover práticas empresariais mais sustentáveis.
Agora que você já sabe a importância de aplicar estratégias para gerenciar documentos de forma eficaz na sua empresa, entenda o porquê de automatizar processos na sua rotina organizacional.
