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Folha de verificação: o que é, para que serve e como fazer?

A folha de verificação é uma ferramenta usada para coletar e analisar dados de processos, a fim de garantir qualidade e padronização com eficiência. Saiba mais!

Já tentou entender o que precisa ser melhorado na sua organização? A folha de verificação ou, como também é conhecida, checklist de defeitos, é um material de coleta de informações para identificar possíveis falhas e resolver problemas ao longo dos processos internos.

Normalmente esse documento é utilizado em indústrias e em outros segmentos que precisam controlar a qualidade dos processos, como acontece também no setor de prestação de serviços, por exemplo.

Neste conteúdo, você vai conferir mais detalhes sobre o que é folha de verificação, como funciona, para que serve e qual é a importância. Confira!

Uma colaboradora segurando um tablet e um colaborador segurando um notebook verificando<br />
um processo de fabricação.

O que é folha de verificação

Uma folha de verificação é uma ferramenta simples e eficaz utilizada no controle de qualidade e gestão de processos para coletar dados de maneira estruturada. Ela consiste em uma lista ou tabela, em que é preciso registrar informações específicas durante a realização de um processo ou inspeção de produtos. 

Seu principal objetivo é garantir que todas as etapas sejam verificadas de forma consistente e padronizada para facilitar a identificação de problemas e a tomada de decisões com segurança.

As folhas de verificação podem ser aplicadas em diversas áreas, desde a fabricação de produtos até a prestação de serviços, servindo como um recurso valioso para melhoria contínua e garantia de qualidade nos processos internos.

Dois colaboradores analisando dados e gráficos coletados através de folha de verificação.

Para que serve a folha de verificação

A folha de verificação serve para monitorar e controlar processos, a fim de garantir a qualidade e padronização das atividades. Ela ajuda a coletar dados de maneira estruturada, identificar problemas recorrentes, manter registros detalhados, e facilitar a análise e interpretação das informações. 

Usada em diversas áreas, ela é essencial para a conformidade com padrões e normas, contribuindo para a melhoria contínua e a eficiência das operações.

Confira a seguir alguns dos principais benefícios e a importância de implementar as folhas de verificação no seu negócio:

ObjetivoBenefício
Monitorar e controlar processosGarantir que todas as etapas sejam cumpridas de acordo com as normas
Garantir qualidade e padronizaçãoManter um nível consistente de qualidade nos produtos/serviços
Coletar dados de forma estruturadaFacilitar a análise e interpretação dos dados coletados
Identificar problemas recorrentesAjudar na detecção e correção de falhas
Manter registros detalhadosProver documentação precisa para auditorias e revisões
Facilitar a análise de informaçõesMelhorar a tomada de decisões baseada em dados concretos
Conformidade com padrões e normasAssegurar que os processos atendam aos requisitos regulatórios
Contribuir para a melhoria contínuaPromover a eficiência e a eficácia das operações
Dois colaboradores usando tablets para criar a estrutura da lista de uma folha de verificação.

Como implementar lista de verificação de qualidade

Para implementar uma lista de verificação de qualidade, é crucial seguir um processo estruturado que inclua a definição clara dos objetivos, a identificação dos itens críticos a serem verificados, a criação de uma estrutura adequada para a lista, a realização de testes iniciais e a revisão contínua. 

Com os passos a seguir, é possível assegurar que a lista de verificação será uma ferramenta eficaz para manter a qualidade e a eficiência dos processos. Confira!

1. Definição dos objetivos

O primeiro passo é determinar os resultados almejados com a lista de verificação para entender como melhorar a qualidade e a eficiência dos processos. Alguns dos objetivos esperados podem ser:

  • Redução de erros;
  • Padronização de procedimentos;
  • Melhoria na conformidade com as normas;
  • Alinhamento do trabalho com os propósitos da empresa.

2. Identificação e análise dos processos

É importante analisar todos os processos já existentes para identificar os pontos que devem ser alterados, além de classificar prioridades de acordo com o impacto que cada procedimento pode gerar à qualidade de produtos e serviços.

3. Criação da estrutura da lista

Não há um único modelo ou padrão estabelecido para fazer a folha de verificação. Então você pode criar a estrutura do checklist ou da tabela de acordo com as necessidades da sua empresa. Vale pensar em espaços que permitam uma documentação prática, completa e objetiva.

4. Realização de testes iniciais

Para começar, vale fazer a lista como um teste entre os colaboradores. Depois é só verificar os resultados, solicitar um feedback e otimizar a lista com o objetivo de otimizar o uso dela nas próximas vezes.

5. Revisão e melhoria contínua

Depois de otimizar o teste, é hora de estabelecer uma rotina para revisar a lista de verificação e os dados coletados de forma regular, a fim de fazer ajustes necessários ou adicionar mais alguns itens de acordo com as mudanças nos processos e padrões da empresa.

Veja como o aplicativo Checkbits facilita o momento de editar os checklists de uma empresa:

Além de melhorar os processos internos, é necessário utilizar listas que ajudam a prevenir acidentes com os colaboradores e os equipamentos da sua organização.

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