Os aplicativos de checklists podem ser uma grande ferramenta para otimizar a rotina operacional de sua empresa.
A sua empresa utiliza de checklists e formulários para tarefas e padrões operacionais?
Está cansado do acúmulo de papel ou gastando horas e horas preenchendo planilhas de excel?
Vamos falar de 9 motivos para se usar aplicativos de checklist na rotina da sua empresa.
Não é só evitar custos de papel ou reduzir as inúmeras horas passando dados para planilhas para fazer análises.
Uma ferramenta digital de checklists irá impactar em aspectos de gestão, produtividade e até mesmo redução de custos.
Confira neste texto o porquê você deve usar um aplicativos de checklist!
Aplicativos de Checklists: Como funcionam?
Os aplicativos de checklists transformam a forma de realizar e gerir as tarefas de rotina das empresas.
A primeira pergunta que queremos fazer é: Sua empresa possui checklists e formulários para padrões operacionais?
Se ainda não, confira este artigo que explicamos o que são checklists e para que servem.
Mas caso a sua empresa já utiliza, você sabe como funciona na prática.
O uso de aplicativos para realizar os checklists é a aplicação da tecnologia para melhorar a vida do usuário e da empresa.
O usuário que antes fazia toda a tarefa em papel vai acessar agora um celular ou tablet para fazer seu preenchimento.
Todo o design e a experiência são pensados em quem preenche os checklists.
Assim, um aplicativo gera mais conforto e mobilidade para responder às questões rotineiras.
Todos os dados preenchidos ficam armazenados no aplicativo.
Ou seja, todas as respostas, comentários, fotos, data, horário e o nome de quem fez são registrados e guardados de forma segura.
E a qualquer momento você pode rever algum checklist que foi realizado, procurando ou o nome daquele checklist ou quem realizou.
Dessa forma não é preciso ficar horas e horas procurando papéis ou passando para planilhas de excel.
Os aplicativos mais inteligentes usam os dados coletados para gerar relatórios, análises e gráficos automáticos para os líderes e gestores.
Assim, o benefício de usar os apps vai muito além de simplesmente digitalizar os dados.
Ele se torna uma ferramenta poderosa de gestão!
E na próxima sessão vamos discutir as grandes vantagens de usar um aplicativos de checklists na sua empresa.
9 motivos para você usar um app de checklist em sua empresa
Os apps de checklists não só tem o poder de digitalizar o processo, mas também de garantir que a tarefa seja executada de forma correta e armazenar informações relevantes.
Os checklists são uma poderosa ferramenta de organização, padronização e gestão de processos.
Suas aplicações vão desde uma lista de compras até mesmo uma lista de verificação de segurança que visa evitar riscos aos colaboradores.
Dessa forma, podem ser aplicados em várias áreas da sua empresa como segurança, manutenção, estoque, qualidade, organização e meio ambiente.
Sua empresa ainda utiliza dados em papel?
Este pode ser um fator prejudicial, uma vez que a cada 12 segundos um papel é perdido nas empresas, segundo a AGBD.
E ainda, líderes gastam cerca de 4 semanas por ano apenas procurando informações.
A digitalização das informações é um dos primeiros passos para uma gestão mais moderna e eficaz.
Mas vamos às principais razões para o uso desta ferramenta.
1. Confiabilidade dos dados
Em papel você pode escrever qualquer coisa, como você vai garantir que aquele padrão está sendo executado de forma correta?
Com o uso de um aplicativo, a tarefa pode ser executada em qualquer celular ou tablet.
Assim, durante o preenchimento você pode solicitar que o usuário insira algumas evidências da tarefa.
Seja por registro de fotos, com a câmera do dispositivo.
Ou por localização, através de GPS.
Como os usuários possuem login é possível monitora a data, hora e quem realizou a tarefa de forma ágil.
Assim, você consegue garantir que a tarefa esteja sendo executada e também de forma e nos locais corretos.
2. Garanta que a tarefa será realizada
O uso de checklists em papel ou no excel também não garantem que a tarefa está sendo realizada.
Além de ser difícil monitorar a quantidade de checklists respondidos, o colaborador pode responder a qualquer momento e em qualquer lugar.
Dessa forma não há como garantir que ele realmente executou o padrão a ser seguido.
Os aplicativos podem lhe fornecer quem fez, a data e horário.
Além disso você pode saber a localização e verificar se as fotos registradas no checklist são do local exato.
O aplicativo podem permitir inserir foto somente através da câmera do celular ou tablet.
Evitando que o usuário acesse a galeria do dispositivo anexando uma foto de outro dia.
3. Relatórios Automáticos
Os dados preenchidos ficam armazenados dentro do app.
Além de estarem seguros, se tornam uma fonte de informações estratégicas.
Todas as informações podem ser trabalhadas ou combinadas para expressar resultados e análises para sua empresa ou processo.
Assim, os líderes e gestores dispõe de informações como melhorias, onde investir e qual problema é mais recorrente, por exemplo.
O Checkbits por exemplo, é um aplicativo inteligente que gera relatórios, gráficos e análises automáticas para os líderes e gestores.
4. Redução de Custos
Com os relatórios e análises gerados pelo aplicativo, será possível cortar gastos desnecessários.
Por exemplo, um checklist de auditoria de manutenção pode informar os itens que mais falham.
Ou em uma auditoria de qualidade você percebe que alguma matéria-prima é responsável pela maioria dos defeitos no seu produto.
Assim, você pode criar estratégias para sejam reduzidas as falhas e defeitos.
Aumentando a longevidade de equipamentos, reduzindo custos de manutenção.
Ou reduzindo a quantidade de desperdício e produtos refugados.
5. Redução de Tempo
Falamos aqui do estudo da AGBD constatou que líderes e gestores gastam 4 semanas por ano apenas procurando informações.
Se os dados estão em papel ou várias planilhas de excel é necessário dedicar um tempo para juntarmos, concorda?
Com o uso de um aplicativo os dados já estão em um só local.
E ainda por cima, apps inteligentes geram todas as análises necessárias de forma automática.
Todos os cálculos e organização que você teria de outra forma, já será tudo feito de forma automática!
E assim, os líderes, gestores e analistas podem se dedicar a outras tarefas da suas rotinas corridas.
6. Aumento de Produtividade
Com uma ferramenta mais amigável, que oferece mobilidade e automação na gestão de dados, o trabalho será feito mais rápido.
E ainda com as opções de registros de evidências aumentando a confiabilidade dos dados, o processo será mais eficiente.
Assim, estas tarefas importantes da rotina operacional serão mais ágeis e realizadas com mais com mais qualidade.
Levando mais tranquilidade assertividade aos gestores.
7. Mobilidade
Com o uso de celulares e tablets os dados poderão ser acessados de qualquer lugar.
Não será mais necessário pedir a emissão de pdfs com relatórios ou ter que correr para o computador.
Assim todas informações que você precisa estarão na palma da sua mão.
8. Integração com outros sistemas
Alguns processos de checklists e formulários precisam pegar informações de outros sistemas.
Ou enviar do checklist para o sistema.
São dados importantes, descrições, nomenclaturas, entre outras informações padrões da empresa.
Ou as respostas do checklists, informando que algum item está quebrado e precisa ser comprado.
Ou gerar ordens de manutenção e planos de ação instantâneos, acionando os responsáveis de forma automático.
Dessa forma é preciso escolher uma solução que deixe a vida do usuário ainda mais fácil.
Os aplicativos podem ser integrados a outros sistemas e puxar ou enviar a informação necessária de forma automática.
Evitando assim erros e os retrabalho que são ocasionados ao ter que “escrever” o dados em dois lugares diferentes.
9. Planos de Ação Instantâneos
No seu processo existem itens de “risco”que precisam ser consertados rapidamente?
Como é realizado o processo de agendamento da tarefa?
Os aplicativos podem tornar esta tarefa instantânea!
Ao informar que algum item de risco não está conforme você pode criar planos de ação.
E naquele instante você pode acionar o responsável pela tarefa.
Por exemplo, em sua auditoria você avalia as temperaturas de alguns sensores.
Você percebe que um deles está fora do padrão e precisa ser consertado o mais breve possível para evitar alguma perda.
Ao informar que o item está negativo pode abrir para você uma seção de plano de ação.
E você deve passar os dados necessários e indicar quem e até quando aquele sensor deve ser consertado.
Checkbits: Conheça nosso aplicativo de checklists
O Checkbits é um aplicativo web para checklists e formulários empresariais.
Ele pode ser acessado em qualquer celular, tablet ou até mesmo pelo computador.
Assim, traz a mobilidade dos dispositivos móveis.
E facilita a visualização de gráficos e relatórios através do computador.
Além disso, nossa solução é totalmente flexível e você pode criar e editar checklists e formulários.
Temos várias opções de resposta!
Você pode perguntar se um item está ok ou não ok, fazer avaliações, inserir seu sentimento com a tarefa.
Ou colocar algum comentário, selecionar alguma opção, ou algum número.
Quanto um item está não conforme você pode inserir comentários e também gerar planos de ação.
Nossa metodologia de plano de ação segue os 5W2H na qual você detalha o que precisa ser feito para corrigir o item.
E ainda coloca o prazo e aciona o responsável de forma automática e instantânea.
Nós temos uma seção de dashboards e gráficos para você fazer suas análises de forma automática.
E ainda podemos integrar a sistemas de sua empresa.
Transforme a rotina operacional da sua empresa
O uso de apps de checklists vai revolucionar a forma de executar e gerir os padrões operacionais da sua empresa.
Como vimos, o uso da tecnologia vai trazer benefícios que vão além de tornar os checklists digitais.
É uma nova forma de gerir e utilizar os dados coletados para você entender e melhorar os processos da sua empresa.
As informações são armazenadas com segurança.
E os aplicativos podem usar recursos que garantem que os dados coletados são corretos.
Assim, você garante que a tarefa está sendo executada e pode trabalhar as informações com tranquilidade.
Também apresentamos 9 razões para sua empresa usar um aplicativo de checklists. Entre eles estão:
- Confiabilidade dos Dados
- Garanta que a Tarefa Será Realizada
- Relatórios Automáticos
- Redução de Custos
- Redução de Tempo
- Aumento de Produtividade
- Mobilidade
- Integração com Outros Sistemas
- Planos de Ação Instantâneos
Nós apresentamos brevemente nossa solução: o Checkbits.
Nosso aplicativo possui todas as funcionalidades necessárias para o dia a dia da sua empresa.
Caso você queria saber mais converse com um de nossos consultores.
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Ajude a este conteúdo a chegar a mais pessoas e ajudarem a transformar a rotina das suas empresas.
