Mais que a documentação de falhas, o relatório de não conformidade possibilita identificar padrões de erros, tomar providências a tempo e identificar oportunidades.
Idealizamos operações sem falhas, mas a realidade da gestão nos mostra que a zerar erros é um horizonte utópico, não um ponto de partida. Cada processo, produto ou serviço pode apresentar um desvio do padrão esperado, uma falha que, à primeira vista, parece um contratempo. Porém, é exatamente na identificação e no tratamento dessas imperfeições que reside o verdadeiro caminho para a excelência e a melhoria contínua.
Reconhecer e documentar essas ocorrências não é apenas uma formalidade, mas um ato de inteligência estratégica que impulsiona o crescimento. Nesse contexto, o Relatório de Não Conformidade (RNC) aparece como uma ferramenta relevante, transformando obstáculos em oportunidades valiosas.
Neste artigo, vamos mostrar o que você não pode deixar de saber sobre o RNC e como um app de checklist pode ajudar. Acompanhe!
O que é relatório de não conformidade?
Um relatório de não conformidade é um documento formal que registra e descreve qualquer desvio de requisitos estabelecidos. Ele detalha uma situação ou produto que não atende a normas, procedimentos, especificações ou regulamentos. Ou seja, é um registro das falhas.
O relatório inclui informações como a descrição do problema, sua localização, a data da ocorrência e as partes envolvidas. Seu objetivo principal é identificar a não conformidade para que ações corretivas e preventivas possam ser implementadas. É uma ferramenta essencial para a gestão da qualidade e melhoria contínua dos processos.
Importância de um relatório de não conformidade
A elaboração de relatórios de não conformidade é importante por diversas razões, impacta diretamente a eficiência, a segurança e a reputação de uma organização.
O RNC é importante porque possibilita:
- Identificação e correção de problemas: o relatório formaliza a detecção de um desvio, seja em um produto, serviço ou processo. Ao documentar a não conformidade, a equipe é forçada a investigar a causa raiz, facilitando a implementação de ações corretivas eficazes para eliminar o problema.
- Melhoria contínua dos processos: cada não conformidade é uma oportunidade de aprendizado. A análise das falhas e a implementação de ações corretivas e preventivas levam à otimização dos processos, tornando-os mais robustos e eficientes ao longo do tempo.
- Conformidade regulatória e normativa: em muitos setores, a documentação de não conformidades e suas respectivas ações é um requisito mandatório de normas de qualidade (como ISO 9001) e regulamentações específicas da indústria. A ausência dessa documentação pode resultar em multas, sanções ou perda de certificações.
- Prevenção de recorrências: ao registrar detalhadamente o que deu errado, por que deu errado e o que foi feito para corrigir, as organizações criam um histórico valioso. Esse conhecimento ajuda a prevenir que os mesmos erros ocorram novamente, poupando tempo, recursos e evitando impactos negativos futuros.
- Tomada de decisão baseada em dados: os relatórios de não conformidade fornecem dados concretos sobre as áreas problemáticas da organização. Essa informação é relevante para a gestão, permitindo que as decisões sejam tomadas com base em evidências, direcionando investimentos e esforços para onde são mais necessários.
- Transparência e comunicação: o relatório serve como um canal formal de comunicação sobre problemas, garantindo que todas as partes interessadas (internas e, quando apropriado, externas) estejam cientes da situação e das medidas tomadas. Isso constrói confiança e demonstra compromisso com a qualidade.
- Redução de custos e riscos: ao identificar e corrigir falhas precocemente, as empresas podem evitar retrabalhos, desperdícios, perdas de materiais, reclamações de clientes, recalls de produtos e outros custos associados a problemas de qualidade, além de mitigar riscos operacionais e reputacionais.
Veja também: Metodologia 5S: a técnica japonesa com princípios simples para manter a ordem na empresa
Como elaborar um relatório de não conformidade
A elaboração de um RNC eficaz segue uma estrutura lógica que garante que todas as informações relevantes sejam coletadas e que as ações apropriadas sejam tomadas.
Deve conter os seguintes elementos para ser completo e funcional:
- Identificação do RNC: número sequencial do relatório, data de abertura, setor/departamento de origem.
- Dados da Não Conformidade:
- Descrição: detalhes do que ocorreu, incluindo local, data e hora.
- Requisito Violado: norma, procedimento ou especificação que não foi atendida.
- Evidências: Documentos de suporte, fotos, registros que comprovem a não conformidade.
- Impacto: consequências da não conformidade (custos, atrasos, insatisfação do cliente).
- Hipóteses de causa-raiz ou diagnóstico: descrição de possíveis causas da não conformidade, caso não possa ser identificada no momento. Diagnóstico for possível detectar na hora.
- Sugestão de ações Corretivas:
- Descrição da ação: o que será feito para corrigir a não conformidade.
- Responsável: qual profissional executará a ação.
- Prazo: data limite para conclusão.
- Ações Preventivas:
- Descrição da ação: o que pode ser feito para evitar a recorrência.
- Responsável: qual profissional ou equipe executará a ação.
- Prazo: Data limite para conclusão.
- Verificação da eficácia:
- Data da verificação: quando a eficácia foi avaliada.
- Resultados: Se as ações foram eficazes ou se novas ações são necessárias.
- Responsável pela verificação: Quem avaliou a eficácia.
- Disposição do produto/serviço não Conforme (se aplicável): O que foi feito com o item ou serviço que não atendeu aos requisitos (rejeição, retrabalho, uso sob concessão). Se o item não conforme for um processo, apenas ignore este campo.
- Assinaturas: aprovação do relatório e de suas ações pelos responsáveis.
Veja também: A Evolução das Ferramentas de Auditoria e Inspeção: Como as Novas Tecnologias estão Transformando esses Processos
Dashboard com não conformidades da Checkbits
Quem usa nosso sistema de checklists, o Checkbits, tem acesso a um relatório de inconformidades em nosso dashboard. É uma espécie de RNC mais simplificado. Nele, é possível ver:
– Piores setores (áreas em que há mais não conformidades)
– Piores formulários (checklists com identificação de não conformidades)
– Piores itens (perguntas do checklist com mais falhas)
Ao clicar em cada um dos resultados, é possível ver mais dados detalhadamente.
Os check lists também ajudam a diminuir as não conformidades, já que trazem instruções e lembretes de todos os processos. Experimente o Checkbits por 7 dias gratuitamente e veja a diferença como nossos checklists digitais fazem na prática!
