Possibilidade de anexar PDFs, fotos, coleta e tratamento de dados fazem parte de algumas vantagens dos formulários digitais Checkbits. Descubra quais são os outros benefícios.
Em maior ou menor grau, a maioria das empresas utiliza alguma tecnologia. Mas para promover uma real transformação digital dos negócios, é preciso escolher e usar as ferramentas disponíveis estrategicamente.
Um exemplo são os formulários digitais, para checklists. Quando bem selecionados, eles vão muito além de aumentar as chances do colaborador não esquecer nenhum item de suas tarefas. Esse, aliás, é o uso mais básico desse recurso. Já formulários como os que desenvolvemos na Checkbits tem diferenciais incríveis, como você vai conferir neste artigo.
Vem com a gente e descubra como tirar proveito máximo da ferramenta para sua empresa!
Por que usar formulários digitais da Checkbits?
Digitalizar os negócios é fundamental para empresas que desejam responder às demandas dos clientes, colaboradores e investidores. Essa digitalização deve acontecer na área operacional também. Afinal, a operação é determinante para produção de excelência, otimizar custos e disponibilidade de mercadoria.
Usar métodos antigos, com geração de documentos em papel, não é a melhor opção. A papelada favorece a desorganização, ocupa espaço, pode ser perdida e gera resíduos para o meio ambiente.
Ao optar por transmitir informações informalmente, em conversas, também há prejuízos. O colaborador não terá onde consultar, pode esquecer de passos importantes e não registros das atividades. Com essa forma de gerir os processos, a necessidade de supervisão é maior também.
Diante desse cenário, temos 4 vantagens bem visíveis do uso de formulários digitais da Checkbits.
Mais organização
A digitalização dos formulários é um passo importante na organização e padronização dos processos. Eles trazem pontos que devem ser verificados com atenção e tarefas que não podem ser esquecidas. Assim, o gestor consegue organizar melhor o que deve ser feito.
Como ressaltamos antes, por serem digitais, não há risco de perda e dano, como acontece com material em papel. Também não é necessário destinar espaço físico para arquivar os formulários.
Estímulo à autonomia do time
Ao ter clareza do que fazer, a tendência é que os colaboradores responsáveis pelas tarefas trabalhem de maneira mais autônoma. As notificações com avisos e instruções no formulário ajudam a organizar-se melhor, com menor necessidade de recorrer ao líder.
Dessa forma, os formulários digitais da Checkbits são excelentes ferramentas para estimular a proatividade e, ao mesmo tempo, tornar o trabalho dos gestores menos desgastante com o time.
Visão para o gestor
Um diferencial da Checkbits são os dashboards. Eles mostram o andamento das tarefas e, assim, proporcionam um panorama sem necessidade de fazer conferências detalhadas. Em vez disso, o administrador pode atuar onde há gargalos, de maneira muito mais assertiva.
Entender o que está em dia e quais processos estão com bom padrão também possibilita reconhecer os responsáveis pela tarefa.
Nos formulários, também fica claro o que precisa de plano de ação para que as devidas providências sejam tomadas rapidamente.
Otimização de tempo
Com a diminuição de alinhamentos presenciais, conferências de item por item e panorama do trabalho nos dashboards, o gestor ganha tempo para se dedicar aos afazeres sem fim, típicos de quem ocupa essa posição. O trabalhador também realiza as tarefas mais rápido, pois tem clareza do que é necessário.
Como são os formulários da Checkbits?
A Checkbits adianta o trabalho dos gestores no uso de formulários. Por isso, eles são pré-formatados, com algumas opções de personalização, de acordo com as necessidades.
Há certas características dos checklists digitais da Checkbits bastante apreciadas pelos clientes por serem diferenciadas.
Campos de imagem
Muitas vezes, as palavras são insuficientes para mostrar a situação de algo na empresa. Por isso, os formulários digitais da Checkbits trazem a possibilidade de anexar imagens nos campos apropriados.
Possibilidade de anexar PDF
Também é possível anexar PDF nos comentários de um plano de ação. É útil para agregar documentos obrigatórios de áreas específicas ou mesmo se o gestor tem algum material que considera importante para o andamento do trabalho, registro ou outra situação.
Formulários por item ou lista
Nos checklists digitais, ainda é possível organizá-los por item, detalhando bem cada um ou por lista, com uma visão geral do formulário e, consequentemente, da tarefa a ser realizada.
Ambos são eficientes para diminuir erros e omissões nos processos da empresa. As duas opções atendem a preferências pessoais, além de necessidades distintas dos administradores.
Opções por etapas ou instantâneo
Os formulários por etapas permitem destrinchar um processo em diversas partes. É útil, principalmente, em tarefas grandes. Também é bem-vindo para atividades que exigem alto grau de detalhamento.
Já o formulário instantâneo é, geralmente, usado para tarefas mais simples, muitas delas realizadas de maneira pontual.
Geração de dados
É possível extrair diversas informações das atividades cotidianas nas empresas. Elas são valiosas para entender o cenário e até mesmo antever tendências. No entanto, não é raro as organizações perderem esses dados na correria do dia a dia, seja no armazenamento ou até na coleta deles, etapa inicial do processo.
O Checkbits gera diversas estatísticas conforme o aplicativo é utilizado. Dessa forma, os gestores podem extrair informações importantes, tomar decisões mais assertivas e agir mais rapidamente quando necessário.
Comece a usar o Checkbits gratuitamente
Você pode ter todos os benefícios dos formulários digitais e de outras funcionalidades da solução usada por diversas empresas brasileiras por uma semana grátis. O tempo de uso antes de assinar vai ajudá-lo a entender como o app se adequa à realidade da sua empresa e mostrar as vantagens na prática.
Dê esse passo na transformação digital do seu negócio, comece a usar o Checkbits já!
