Fechamento de caixa em bares e restaurantes é uma tarefa diária, que ocorre quando a equipe já está bastante cansada. Porém, o procedimento é essencial para aferir os resultados do dia e conferir se nada está faltando. Acontece que realizar o fechamento de caixa, principalmente com processos manuais, está sujeito a diversos erros e problemas.
Para evitar equívocos no fechamento de caixa em bares e restaurantes, vamos trazer um checklist do que você não pode esquecer e dicas de como executar essa tarefa.
Erros no fechamento de caixa
Processo incorreto com prejuízos a curto, médio e longo prazo
Sabe quando a conta não fecha? O registro das entradas e saídas precisa ser exatamente o mesmo valor do total em caixa. No entanto, muitas vezes isso não acontece. A causa mais provável é a ausência de um processo de conferência eficaz, com um passo a passo padrão para realizar o fechamento.
Se cada dia o fechamento de caixa é feito de uma maneira, é comum haver esse tipo de erro que é muito desgastante para quem realiza o fechamento e para o gestor. Além da procura pelo erro, o colaborador responsável gastará muito mais tempo que o habitual, o que pode gerar horas extras e adicional noturno, no caso de bares e restaurantes que fecham de madrugada, o que é bastante comum neste setor. Não é produtivo.
Ausência de rotina de abertura de caixa
Um bom fechamento de caixa começa antes mesmo do estabelecimento abrir as portas. A abertura de caixa é fundamental. Dessa maneira, é mais simples da conta fechar no fim do expediente.
Não ter responsáveis treinados para a tarefa
Um processo tão delicado exige que os colaboradores saibam exatamente o que estão fazendo. Se você definiu um processo para o fechamento de caixa, os responsáveis precisam dominá-lo para não haver erros. Para isso, realize treinamentos e dê feedbacks sobre o fechamento de caixa para eles.
Alinhar as formas de trabalho é essencial para o bom funcionamento de bares e restaurantes, não pense que só por ter um bom potencial o funcionário está pronto, sempre existe espaço para melhorias.
Confiar em meios manuais
A rotina de um bar ou restaurante é um dos mais agitados. Não é raro ver pessoas terem que se desdobrar em mais de uma função para conseguirem cumprir todas as tarefas. Por isso, deixar os processos manuais dificulta bastante o fechamento de caixa, pois o sucesso dele depende de como foi todo o expediente.
Anotar em um caderno, por exemplo, é a opção mais perigosa, pode sumir, o papel está sujeito a danificar se ocorrer pequenos acidentes, como respingo de líquidos. E o pior, no papel é impossível automatizar parte do processo. Tudo torna-se mais demorado e menos eficaz, pois as chances de erro são grandes.
Os riscos são parecidos quando usa-se planilhas que não estão na nuvem, podem parar de funcionar devido a problemas no computador. Mesmo aquelas de programas on-line dão mais trabalho para configuração de funções avançadas.
Ausência de ferramenta para acompanhamento, mesmo à distância
Nem sempre é possível que o gestor esteja presente no momento de fechamento do caixa, principalmente quem é responsável por diversas unidades de um bar ou restaurante. Sem ferramentas tecnológicas para acompanhar o fechamento de caixa, gerentes e diretores dessas empresas podem ter dificuldade para entender como vai o negócio e quais melhorias precisam ser feitas.
Além disso, essas ferramentas que permitem acesso à distância costumam incluir dados com representação visual para apoiar na análise da empresa, além de tomada de decisões mais estratégicas. Operar sem tecnologia, só conferir quando está no local, é um grande risco.
Dicas para fechamento de caixa eficaz: seu checklist
Além do passo a passo que sua equipe seguirá, é indicado que o administrador tenha um checklist para que o fechamento de caixa funcione bem. São ações que dependem mais do gestor do que dos responsáveis por essa importante tarefa. Vamos destacar quais são esses pontos, alguns, que ainda não foram citados, terão nota para aprofundarmos.
São eles:
- Responsáveis treinados.
- Abertura de caixa.
- Registros digitais de todos os detalhes da movimentação.
- Fechamento no final de cada expediente.
Parece algo básico, mas é digno de nota já que existem alguns estabelecimentos que deixam a checagem para depois, fazem no dia seguinte ou até depois. Essa distância entre a movimentação diária e a conferência pode levar a ainda mais erros, pois é mais fácil lembrar de algo que foi esquecido quando a falha é constatada rapidamente. - Balanço mensal
O fechamento de caixa é a conferência de entradas e saídas em um determinado período de tempo. É essencial que seja diário, mas, para uma análise do negócio, também recomenda-se que seja realizado mensalmente, ao menos. Dessa forma, os gestores conseguem ter uma visão mais ampla sobre os rumos da empresa, o que é preciso fazer para atingir as metas, entender sazonalidades e muito mais.
- Uso de checklist digital
Como ressaltamos, é preciso ter um processo padrão para um fechamento de caixa eficaz. Depois disso, as taxas de acerto podem aumentar muito se você tiver ferramentas para assegurar que o processo será seguido.
Já existem muitos bares e restaurantes que usam os checklists digitais. Dessa forma, os responsáveis precisam relembrar cada etapa do fechamento e sinalizar que ela foi cumprida. Em bons checklists, também é possível inserir notas e fotos para detalhar alguma situação que saiu do normal ou merece registro.
Teste o Checkbits gratuitamente: um checklist digital usado por bares e restaurantes
O Checkbits tem todas as funções citadas no último tópico do checklist para fechamento de caixa em bares e restaurantes e já é usado com sucesso por esses estabelecimentos. Permite a vinculação de formulários, elaboração de planos de ação, agendamento de tarefas e muito mais. São mais de 50 funcionalidades que fazem muita diferença na rotina do gestor e dos funcionários, que ganham mais uma ferramenta para realizarem um bom trabalho.
Teste por 7 dias grátis e veja todos os benefícios na prática: https://checkbits.com.br/cadastre-se/
