Checklists: o que são e quais seus benefícios?

Checklists são ferramentas essenciais que revolucionam a forma como gerenciamos nossas tarefas diárias, tanto as pessoais quanto as corporativas. Desde uma simples lista de compras até complexas auditorias de segurança, os checklists desempenham um papel importante na organização e execução eficiente de atividades. Eles economizam tempo e garantem que nenhum item seja esquecido ao estruturar uma sequência lógica para sua execução.

Neste artigo, exploraremos o que são os checklists, sua importância, e como eles podem ser elaborados e utilizados de maneira eficaz. Também discutiremos quem deve preencher um checklist e como a tecnologia, através de sistemas de checklist e apps, pode potencializar ainda mais os resultados nas empresas.

Prepare-se para descobrir como os checklists podem transformar suas operações!

O que são checklists?

Os checklists são uma lista de verificação usada como ferramenta de auxílio para que nós, seres humanos, não fiquemos dependentes de nosso cérebro para lembrar de tudo que precisa ser realizado em uma atividade, projeto ou processo.

Dessa forma, é um documento de controle composto por tarefas, itens, normas que devem ser seguidas, inspecionadas ou executadas.Um exemplo simples é nossa lista de compras de supermercado que levamos para não esquecer o que comprar. Mas os checklists podem ser usados em contextos mais complexos, como inspeções, auditorias e cumprimento de protocolos de segurança.

Onde aplicar os checklists?

As listas de verificações podem ser aplicadas em uma infinidade de situações, desde guias para cumprimento de tarefas até auditorias para verificar se algo está conforme.

Como guias temos as aplicações relacionadas a procedimentos. Vamos pegar as franquias como exemplo. Um ponto marcante é a padronização que vai desde arquitetura e design da loja até o atendimento. Assim, você tem uma lista que irá te guiar em como organizar a loja de acordo com o padrão da franquia.

Outro exemplo de guia é o procedimento de montagem de um equipamento. Se você seguir o passo a passo, irá chegar no resultado considerando as diretrizes necessárias, com mais agilidade e índice de acerto.

Já o processo de auditoria é muito utilizado para gerenciar algum processo. Uma auditoria interna de qualidade de um bar pode avaliar se foi cumprido o processo de fechamento. Nele, você pode avaliar se o caixa foi fechado corretamente, se as mesas estão limpas e os equipamentos foram desligados.

Outras auditorias que carregam este forte nome são as de normas de órgãos credenciados. O mesmo bar que citamos deve atender às diretrizes de vigilância sanitária. Caso contrário, terá que pagar multas ou pode até ser fechado. Assim, você pode antecipar e fazer uma auditoria interna para verificar o que precisa fazer para estar dentro das normas.

Nas empresas esta é uma prática comum. Muitos padrões operacionais são criados para verificar processos, a segurança dos colaboradores e também o atendimento das normas.

Assim, são exemplos de checklists nas empresas:

• Auditoria de Segurança
• Auditorias de normas NRs, ISOs, Vigilância Sanitária, Meio Ambiente
• Auditoria de Qualidade
• Auditorias 5S
• Manutenção Preditiva e Corretiva
• Limpeza
• Organização de estoque
• Vistoria de imóveis

Ao contrário do que se imagina, os checklists para pequenas empresas também são bastante recomendados. Isso porque o negócio começa com atenção aos processos e eficiência, em uma possível expansão, terá o histórico, que permitirá crescer com estrutura e uma base sólida para o crescimento.

Nas pequenas empresas, os checklists podem ser aplicados em: 

• Lista de verificação de abertura e fechamento do estabelecimento
• Checklist de inventário
• Checklist de manutenção de equipamentos
• Lista de verificação de segurança no trabalho
• Checklist de atendimento ao cliente
• Lista de verificação de treinamento de funcionários
• Checklist de planejamento de eventos
• Lista de verificação de marketing e promoções
• Checklist de auditoria financeira
• Lista de verificação de cumprimento de regulamentações

Como criar um checklist?

Existem várias formas de criar a “lista de tarefas”, mas seguindo estes 5 passos podemos ter um documento bem completo.

1. Defina um objetivo

A execução da tarefa deve ter sentido e todos envolvidos precisam saber em qual resultado você quer chegar. Não adianta criar um plano de verificação sem ter uma razão e resultado final a ser alcançado. Caso contrário, será apenas mais uma tarefa que vai ocupar somente o tempo das pessoas.

Assim, você precisa ter um objetivo claro.

Qual seria ele? Seguir um padrão? Funcionar como guia para execução de alguma tarefa ou solução de problemas? Avaliar se tudo está correto de acordo com algum procedimento?

Seja direto e todos vão entender os benefícios e a seriedade de realizar o check list.

2. Tenha domínio do procedimento

Parece óbvio, mas é importante lembrar que conhecer muito bem o processo, os desafios, os itens a serem verificados, é de extrema importância. Por isso, você não pode esquecer de criar o check list junto com quem mais entende a rotina: o operador. É muito importante incluir todas as pessoas que estão envolvidas nas tarefas. Só assim você não vai esquecer de nada que é crucial.

Já quando falamos de normas existem sites no qual algumas delas, como as normas regulamentadoras (NRs) do Ministério do Trabalho, podem ser acessadas. 

3. Os itens devem ser claros e fazerem sentido!

Um item claro não significa ser escrito no português formal. Novamente, tem que ser pensado em quem vai responder ao checklist. Se são processos de área coloque termos que o usuário irá entender. Não adianta falar de um termo técnico de eletricista se quem vai realizar é um auxiliar administrativo.

Além disso, pense se aquele item realmente faz sentido. Um checklist deve ser simples e não ter itens extras que não se aplicam aquela tarefa.

4. Defina uma frequência de realização

Para que um padrão seja mantido ele deve ser verificado periodicamente. Quanto maior a frequência de verificação melhor serão seus resultados. Porém, esta frequência precisa ser bem definida e fazer sentido.

Se em sua empresa um checklist deve ser respondido a cada mudança de turno, certifique que está sendo realizado.

Os checklists, assim como qualquer outra tarefa da sua empresa, são importantes para o funcionamento e evolução do negócio.

5. Teste e faça correções

É muito importante você testar os checklists na prática e junto com todos os envolvidos. Somente assim vocês poderão enxergar pontos de melhoria e avaliar se aquela tarefa vai trazer o resultado esperado.

Dessa forma, envolva todos os integrantes que fazem parte do processo. Teste e analise os resultados. Faça as correções se necessário e repita os testes!

Com disciplina, os resultados almejados serão conquistados e assim você irá desfrutar dos benefícios dos checklists.

Boas práticas para a implementação dos checklists

Depois de entender como criar bons checklists, também é importante caprichar na implementação. 

1. Envolva e treine a equipe

Para garantir que os checklists sejam eficazes, é crucial treinar e envolver sua equipe no processo. Explique a importância do checklist e como ele pode otimizar o fluxo de trabalho e reduzir erros. Incentive a participação ativa, permitindo que os funcionários forneçam feedback sobre o sistema de checklist. Utilize um app de checklist ou checklist digital para facilitar o acesso e a atualização em tempo real. Com o envolvimento adequado, sua equipe se sentirá mais responsável e engajada no cumprimento das tarefas.

2. Use app de checklists

A utilização de aplicativos de checklist avançados, como o Checkbits, pode transformar a maneira como você gerencia tarefas e processos. Esses apps oferecem funcionalidades como notificações automáticas e atualizações em tempo real, que melhoram a comunicação e a eficiência. Ter um aplicativo que permita fácil personalização de listas e que seja acessível em várias plataformas faz a diferença. Isso facilita o acompanhamento do progresso e garante que todos estejam alinhados.

Além disso, sua empresa torna-se mais sustentável por não utilizar papel e outros recursos para impressão. O risco de perda também é eliminado e os checklists digitais oferecem funcionalidades como geração de dados, assinaturas digitais, geração de evidências, planos de ação, entre outros. 

3. Automatize os checklists

Automatizar parte dos seus checklists pode aumentar significativamente a eficiência e precisão no gerenciamento de tarefas. Apps avançados, como o Checkbits, oferecem recursos de automação, como geração de planos de ação ao se deparar com uma não-conformidade.

A automação economiza tempo e reduz erros humanos. Claro, é essencial personalizar os checklists para atender às necessidades específicas da sua equipe ou projeto também. 

Quem deve preencher a lista de verificação?

Implementar checklists seguindo as boas práticas é essencial, mas é igualmente importante definir quem será responsável por preenchê-los. Cada checklist possui um objetivo e um resultado específico, e a escolha da pessoa certa para completá-lo é relevante.

Executor da tarefa: para checklists que funcionam como guias de tarefas, como um passo a passo, o próprio executor deve preenchê-los. Por exemplo, na montagem de um equipamento, os montadores devem completar o checklist.

Responsável pela manutenção: em guias de solução de problemas, como roteiros de manutenção, o responsável pela manutenção deve preencher a lista de verificação.

Líder ou auditor externo: em auditorias, é recomendável que uma pessoa não envolvida nas tarefas diárias, como um líder ou auditor, complete o checklist. Por exemplo, em uma avaliação de fechamento correto de um bar, o gerente ou dono deve realizar a verificação.

Avaliar tarefas internamente por alguém envolvido, como um garçom, pode mascarar problemas, já que eles podem corrigir falhas antes da avaliação. Para garantir uma análise justa e identificar oportunidades de melhoria, alguém externo à tarefa deve realizar a análise.

Líder ou gestor: deve sempre revisar os resultados dos checklists para entender quais serão os próximos passos necessários para o aprimoramento dos processos.

Importância dos checklists

A importância dos checklists está nos benefícios que eles levam para as empresas.

Padronização de Processos

A padronização de processos por meio de checklists garante que todos os envolvidos sigam a mesma sequência lógica de tarefas, independentemente do nível de experiência. Isso assegura que cada atividade seja realizada de maneira consistente e eficiente, promovendo uniformidade na execução das tarefas. Com um checklist bem estruturado, mesmo os colaboradores menos experientes conseguem alcançar bons resultados, eliminando variações indesejadas e melhorando a qualidade dos processos. Assim, os checklists se tornam uma ferramenta vital para a padronização e otimização dos fluxos de trabalho.

Organização

A organização é fundamental para garantir eficiência e minimizar erros tanto nas atividades pessoais quanto empresariais. Sem uma referência clara, as tarefas são realizadas com base na experiência individual, o que pode resultar em inconsistências e esquecimentos. Assim como na preparação de uma mala de viagem sem uma lista, a falta de organização nas empresas pode levar à perda de tempo e recursos. Um checklist bem estruturado proporciona uma sequência lógica de ações, garantindo que nada seja negligenciado e que o tempo seja utilizado de maneira mais eficaz. Portanto, a implementação de listas organizadas é essencial para otimizar processos e melhorar a produtividade.

Aumento de produtividade

A desorganização e a dependência da experiência do usuário para realizar uma tarefa geram perdas de tempo e resultados. Se você possui um passo a passo de realização de um procedimento, não precisa perder tempo pensando no que fazer. Tudo estará no documento, sem chances de esquecer algo importante para trás. Dessa forma, você reduz a perda de tempo nas tarefas e garante que o resultado final será alcançado, aumentando a produtividade da sua equipe.

Redução de riscos e falhas

Os checklists são essenciais para minimizar riscos e falhas, proporcionando uma abordagem sistemática para a execução de tarefas. Ao seguir uma lista detalhada, a probabilidade de esquecer etapas importantes é reduzida significativamente. Isso não só melhora a qualidade dos resultados, mas também aumenta a segurança, especialmente em ambientes críticos.

A utilização de checklists contribui para a identificação de potenciais erros antes que eles ocorram, permitindo ações corretivas imediatas. Dessa forma, eles são uma ferramenta eficaz para garantir a confiabilidade e consistência dos processos.

Aumento da qualidade de produtos, serviços e processos

Os checklists podem elevar a qualidade de produtos, serviços e processos, garantindo que cada etapa necessária seja concluída corretamente. Ao seguir uma lista, as equipes podem manter um padrão de excelência consistente, reduzindo variações indesejadas. Isso assegura que todos os aspectos importantes sejam verificados e ajustados conforme necessário, resultando em produtos e serviços de maior qualidade. Além disso, o uso de checklists promove a melhoria contínua, identificando áreas para ajustes e otimização. Consequentemente, eles são uma ferramenta valiosa para alcançar e manter altos padrões de qualidade organizacional.

Redução de custos e aumento de receitas

Todas as vantagens do checklist, mostradas acima, vão resultar em impactos financeiros no seu negócio.A padronização, por exemplo, vai trazer outros benefícios como redução de custos de treinamento. A necessidade de fazer constantes treinamentos para a tarefa é reduzida. Uma vez que qualquer um pode ter acesso a uma lista de tarefas que devem ser executadas. O custo com falhas também é reduzido.

Pronto para fazer um checklist? Tenha acesso a um app grátis por 7 dias

Comece a utilizar checklists hoje mesmo e colha todos os benefícios que eles oferecem, desde a redução de custos até a melhoria da qualidade de seus produtos e serviços. Para te motivar ainda mais, experimente o Checkbits, um aplicativo de checklists repleto de funcionalidades que facilitarão a implementação e o gerenciamento de suas listas.

Com o Checkbits, você poderá:

• Gerar relatórios detalhados.
• Capturar evidências através de fotos e notas.
• Utilizar o app no modo offline, garantindo acessibilidade em qualquer lugar.
• Personalizar seus checklists conforme as necessidades específicas do seu negócio.

Aproveite a oportunidade de testar o Checkbits gratuitamente por 7 dias e descubra como ele pode transformar suas operações. Acesse já!