Planos de ação: Entenda o que são e como eles atuam na resolução de não-conformidades

Os planos de ação são criados para alcançar algum objetivo dentro de um prazo definido.

E dessa forma, são utilizados para trazer mais organização e produtividade nas tarefas.

Assim, podem ser um grande aliado para a resolução de problemas e não-conformidade de sua empresa.

Por isso, neste artigo, vamos falar sobre o que são os planos de ação e qual a sua importância.

Além disso, vamos apresentar uma forma para você criar os seus planos de ação e aplicar na prática.

Portanto, se você quer começar a corrigir os problemas e não-conformidades que você encontra, fique atento a este artigo!

Espero que ao final desta leitura você tenha mais uma ferramenta para trazer mais qualidade e produtividade para sua empresa.

Tenha uma leitura!

Planos de ação: O que são?

O plano de ação é uma metodologia utilizada para definir e executar uma ou mais atividades, de forma detalhada e colocando metas com prazos, objetivos e responsáveis para que assim possa atingir resultados melhores e mais produtivos.

Então ele é tipo um planejamento?

Não e sim! O planejamento é mais a longo prazo e conta um caminho a ser percorrido para alcançar um resultado maior.

E o plano de ação são pequenas atividades que estão dentro do planejamento maior.

Ou seja, assim como o nome sugere, é uma forma rápida e objetiva de colocar a mão-na-massa.

Mas colocando detalhes e usando de prazos e responsáveis, para serem executados.

Entenda a importância dos planos de ação

Os planos de ação são muito importantes para a rotina de atividades que envolvem resultados produtivos.

Eles são grandes aliados a projetos e processos que precisam ser resolvidos de forma rápida e organizada.

E o motivo para isso é que em poucos passos você vai alcançar resultados como:

1. Comprometimento

Ao criar um plano de ação você deve informar um prazo e indicar um responsável pelo projeto.

Dessa forma, você vai criar um laço daquela pessoa com a atividade especificada.

E assim, quando você tem uma meta e a missão de entregar uma tarefa você se sente comprometido, não é mesmo?

Portanto, os resultados são melhores!

2. Produtividade

Outra vantagem do plano de ação é que ele vai trazer os detalhes daquela atividade requisitada.

Assim, com todas as informações básicas e necessárias em um só lugar, você vai deixar a vida dos responsáveis mais fácil.

Fala se não é ruim e trabalhoso quando alguém te dá um trabalho sem muitos detalhes do que fazer?

Logo, uma das missões do plano de ação é já entregar as informações necessárias para a tarefa.

3. Assertividade

Mais um benefício dos planos de ação é que você tem em mãos um método para não deixar tarefas para trás.

Você já deve ter vivenciado situações nas quais você precisa resolver várias tarefas, mas acaba se esquecendo de alguma.

Mas isso é porque a rotina de nossos trabalhos é tão cheia de tarefas que é comum algo passar despercebido.

E isso vale para qualquer pessoa, sejam os colaboradores de área ou líderes e gestores.

Portanto, criar os planos de ação é uma forma de fazer com que as atividades não sejam esquecidas. 

4. Gestão de atividades

Ainda, como a metodologia exige que você coloque prazos e responsáveis, você possui mais dados para auxiliar sua gestão.

 Assim, é possível coletar métricas de planos de ação tais como as ações:

• Dentro do prazo
• Em andamento
• Finalizadas
• Finalizadas fora do prazo
• Pendentes
• Vencidas

Dessa forma você consegue mensurar como sua equipe está atuando e se ela está entregando as atividades no prazo.

Ou se há muitas tarefas que estão vencendo ou executadas fora do prazo.

Com isso, os planos de ação além de auxiliar na execução das tarefas, também ajuda a gerenciar tais atividades.

Saiba como criar um plano de ação

Uma das metodologias mais usadas para um plano de ação é o 5 “Whys” e 2 “How” ou 5W2H.

O 5W2H é basicamente uma sequência de perguntas que devem ser respondidas para criar o seu plano.

Na tradução do inglês para o português você deve responder os “porquês” e os “como” das tarefas.

E assim seguem as perguntas:

• Porquê? – Qual o motivo
• Onde? – Local onde a tarefa deve ser realizada
• O que? – Especificar o que é a atividade
• Quem? – Atribuir um responsável
• Quanto? – Quais recursos serão ou precisar ser empregados
• Como? – Metodologia a ser utilizada
• Quando? – Colocar data de início e final

Com isso, ao responder todos estes itens você terá um detalhamento da atividade, suficiente para o responsável entender.

Uma das grandes importâncias de se utilizar uma metodologia é a padronização.

Este padrão vai facilitar aos colaboradores que preenchem os checklists assim como os responsáveis que precisam resolver a tarefa. 

Contudo, temos uma planilha especial e GRATUITA e especial para você começar a anotar seus planos de ação. 

Planos de Ação VS Não-conformidades

Uma das rotinas de checklists nas empresas são as inspeções e auditorias internas.

Estas rotinas são avaliações de processos, procedimentos e tarefas em relação aos padrões ou normas de órgãos superiores.

Com isso, as empresas fazem estas verificações internas em análises de conformidade e não-conformidade.

E lembrando que uma não-conformidade pode ser:

• Item com baixa pontuação
• Valor abaixo do padrão
• Procedimento incorreto
• Falhas no processo
• Equipamentos ou objetos danificados
• Descumprimento de normas (ex: Segurança, saúde, higiene, ambiental, etc.)

E ao reconhecer algo não-conforme, é necessário fazer a sua correção.

Assim, é possível criar planos de ação para que a não-conformidade seja corrigida.

Por exemplo, ao avaliar um veículo você analisa que o farol está queimado.

E como o veículo precisa operar durante a noite, reforça que aquele farol é para a segurança do colaborador.

Assim, você pode criar um plano de ação para que seja resolvido.

Vamos lá ao procedimento:

Item: Farol do veículo queimado

Descrição: Consertar o farol do veículo

Plano de Ação:

• Porquê? É necessário consertar o farol para que o veículo esteja dentro das condições ótimas de operação, visando a segurança do colaborador e que sua tarefa seja executada de forma correta.
• Onde? O veículo deverá ser enviado para a lanternagem.
• O que? O item em questão é o farol direito do veículo.
• Quem? Fábio da Manutenção Leve.
• Quanto? Um novo farol pode custar entre R$200 e R$500
• Como? Deve ser avaliado as causas que levaram o equipamento a queimar para que não ocorra com o novo farol. Depois, um novo farol será implementado.
• Quando? 28/11/2020

Logo, tanto você quanto Fábio terão todas as informações disponíveis para a tratativa de erro.

Assim, esta tarefa será adicionada à rotina de Fábio com prazo indicado para sua finalização.

E para os líderes e gestores poderão acompanhar a resolução de problemas.

Esta é uma forma de garantir que a tarefa seja executada, e ainda otimizar todo o processo para sua realização.

Otimize a resolução de problemas em sua empresa

Os planos de ação são uma metodologia simples e importante para detalhar e colocar em prática as atividades desejadas.

Além de atrelar prazos e responsáveis para sua execução, criando um vínculo entre a tarefa e seu realizador.

Devido a sua simplicidade e objetividade é bem aceita em grande parte das empresas.

E contribui para que estas ações sejam solucionadas dentro de um prazo específico.

Portanto, neste artigo explicamos o que são estes planos de ação.

Assim, também falamos da sua importância pois trazem benefício como:

• Comprometimento
• Produtividade
• Assertividade
• Gestão de atividades

Ainda, mostramos como a metodologia de planos de ação 5W2H é utilizada.

Por fim, mostramos como os planos de ação são grandes aliados nas resoluções de não-conformidades.

Uma vez que as não-conformidades são atividades que precisam ser resolvidas de forma ágil e objetiva.

Sendo estas, características marcantes desta ferramenta de resolução de problemas.

Assim, espero que você possa implementar em sua rotina esta metodologia e trazer resultados importantes para sua rotina operacional.

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Muito obrigado e até mais!