Procedimento Operacional Padrão: A base da Produtividade e Qualidade

Procedimento Operacional Padrão (POP): Coloque sua empresa no rumo do crescimento e da qualidade total.

Neste artigo vamos explicar o que são os POP’s e o porque eles vão guiar a sua empresa a ser mais competitiva.

E não se preocupe que vamos passar um guia para você dar seus primeiros passos!

Além disso, o procedimento operacional padrão geram documentos que precisam ser armazenados e controlados.

Aqui também vamos explicar as boas práticas deste processo.

Tenha uma boa leitura.

Procedimento Operacional Padrão (POP): O que é?

O procedimento operacional padrão ou POP, como também é conhecido, está associado a padronização das atividades de sua empresa. Ele serve como um guia ou manual detalhado para a realização das tarefas, contendo todas informações relevantes para o processo.

Ou seja, são um passo a passo de instruções que podem ser usados durante o trabalho.

Este procedimento evita que as tarefas sejam realizadas de formas diferentes, gerando resultados iguais e esperados.

Esta é uma das formas de gerenciar melhor os processos internos de sua empresa!

Além disso traz uma série de benefícios que será discutidos abaixo.

Porque devo padronizar meus processos?

A padronização é um dos fatores chave para a implementação da qualidade total e está alinhada com uma produção otimizada.

Entre os benefícios que podem ser obtidos com o procedimento estão:

• Redução da variabilidade dos resultados
• Economia em custos de treinamento
• Manter a qualidade dos produtos ou serviços
• Aumentar a produtividade

Vamos explicar cada um destes resultados!

Redução da variabilidade dos resultados

Reduzir a variabilidade dos resultados obtidos no seu produto ou processo será um grande ganho a curto prazo.

Imagine você oferecer um produto e todos os dias ele sai diferente?

Você não quer que seu cliente tenha uma surpresa desagradável ao tentar usufruir do seu produto e não ser o esperado.

E isto se aplica em vários setores! 

Se você vende algo, com as especificações necessárias, você precisa sempre alcançar o mesmo resultado.

E você não vai alcançar isso se cada operador fazer seu trabalho de forma diferente!

Este é um dos motivos de se ter um padrão de operações!

Assim, se o resultado for diferente do esperado, você pode verificar todo o processo e identificar erros e defeitos.

Economia em custos de treinamento

Uma das grandes vantagens de se padronizar o processo é que ele possui um passo a passo bem definido.

Dessa forma, qualquer pessoa, com nível técnico adequado, pode executar a mesma tarefa, sem precisar de muita instrução.

E assim, é esperado obter o mesmo resultado, sem surpresas.

Ao adquirir o seu celular você recebeu um manual, correto?

É dessa forma que você garante que qualquer usuário possa ter a mesma experiência ao navegar em seu novo dispositivo.

Manter a qualidade dos produtos ou serviços

Assim, se você tem uma receita para um produto ou serviço de qualidade, você conseguirá repetir em larga escala.

É dessa forma que as franquias conseguem ter o mesmo produto em qualquer lugar do mundo!

Assim como grandes empresas, com filiais espalhadas em território nacional ou internacional, conseguem entregar um produto único.

E ter um produto ou serviço autêntico e que pode entregar o mesmo resultado sempre, abre as portas para reconhecimento da sua marca.

E também para realizar melhorias, uma vez que você entende o processo e cada etapa do mesmo.

Maior entendimento do processo

Quando você identifica e detalha cada etapa da operação, a sua gestão se torna ainda mais facilitada.

Vamos pegar o exemplo de uma empresa que possui várias máquinas de trabalho. 

Caso não haja um padrão de um processo de montagem ou manutenção, a atividade será realizada de qualquer forma.

Mas se você um padrão com passos bem definidos, você vai entender cada etapa do processo.

E dessa forma, saber o que precisa ser feito em cada etapa!

Caso houver algum erro, você também entende os principais motivos, e fica fácil encontrar uma solução.

Aumentar a produtividade

Continuando com o exemplo das máquinas e suas montagens e manutenção.

Se você não tiver um padrão, como o seu funcionário vai realizar o trabalho?

Você pode depender da experiência ou dos treinamentos que ele recebeu, correto?

Dessa forma, quanto maior a experiência do colaborador, mais rápido e melhor ele executará a tarefa.

Mas alguém com “pouca” experiência ou  atém mesmo em um dia tumultuado pode esquecer de apertar um parafuso.

Consequentemente pode fazer a máquina parar novamente, ou até mesmo causar danos.

E todo o seu trabalho vai ter que ser reiniciado.

E até mesmo você achar que o erro foi o aperto de um parafuso, sua produção pode estar parada e sua entrega atrasada.

Um procedimento operacional padrão irá transformar a rotina operacional da sua empresa.

É dessa forma que você consegue mensurar cada etapa do processo.
Colocar métricas de tempo de execução, avaliar o que o colaborador fez.

Se o mesmo está agindo de forma correta e tomando os devidos cuidados.

Entender o que precisa ser feito e garantir que vão fazer a tarefa correta.

E assim, qualquer funcionário vai conseguir fazer o trabalho.

Como elaborar um procedimento operacional padrão?

E agora, você acha que faz sentido padronizar os seus processos?

Agora vamos explicar o que deve ter em um procedimento operacional padrão e como construir um para seu processo.

O que não pode faltar em um POP?

Vamos listar aqui os itens essenciais para um procedimento operacional padrão.

São eles:

• Título da tarefa ou procedimento
• Seus objetivos
• Descrição e detalhamento das tarefas
• Colocar em cada tarefa quem são os responsáveis
• Onde/Local que deve ser feito
• Nome do responsável pela elaboração do POP
• Quem e quais requisitos técnicos dos funcionário que podem realizar
• Sumário com os significados das siglas
• Quais materiais devem ser utilizados
• Livros, artigos e documentos que você usou como referência para fazer o POP
• Qual a frequência em que o POP deve ser atualizado

Como escrever um procedimento operacional padrão?

Agora temos as informações mais relevantes para criar o documento de procedimento operacional padrão.

A partir daqui devem ser reunidos todos os responsáveis para a criação do POP.

São eles os responsáveis técnicos, colaboradores que possuem experiência no processo e até os líderes das áreas.

É muito importante para que um documento seja realizado você tenha apoio e presença daqueles que executam a tarefa de fato.

As suas contribuições técnicas são muito relevantes e eles vão guiar um dos pontos mais importantes do documento:

O uso de uma linguagem clara e objetiva.

Não vai adiantar criar um padrão se as pessoas vão ter dificuldade para interpretá-lo.

Se possível use gráficos e fluxogramas para ajudar no entendimento do POP.

Agora que você tem a equipe, e sabe como deve escrever, chegou a hora de colocar cada etapa do processo.

O detalhamento da atividade vai deixar o trabalho ainda mais fácil.

E devem ser atribuídos quem deve fazer cada etapa, e o nível de instrução ou técnico desejado.

Lembre de colocar também o local e os materiais que devem ser usados.

Por exemplo, para dar manutenção elétrica em algum equipamento, o colaborador deve ter uma certificação técnica para trabalho.

E também usar ferramentas apropriadas, além do uso de EPI’s.

É importante lembrar que a política do documento deve estar alinhada com ergonomia, meio ambiente e segurança.

Você e sua equipe também devem se lembrar de destacar os pontos críticos, para maior atenção no trabalho.

Após finalizar todo o documento, parta para a fase de testes.

Tome notas, observações e feedbacks. 

Ajuste o necessário e faça novos testes até que chegue em um procedimento otimizado.

E por fim, não se esqueça de colocar um período para que o padrão seja revisado!

Como devo controlar os documentos?

Ao seguir todos os passos, o procedimento operacional padrão se torna um documento importante para a empresa.

Ele deve ser armazenado da melhor maneira possível.

Muitas empresas espalham este documento em papéis por toda a empresa, para garantir que o acesso seja facilitado.

Assim os colaboradores levam estes documentos para a área ou fazem sua consulta remota.

Porém, em caso de alterações do padrão tudo deve ser redistribuído e há a possibilidade de não se ter o papel em fácil acesso.

Uma grande oportunidade é digitalizar esta informação,usando aplicativos que garantem mobilidade e facilidade em alterações e atualizações.

Além disso, os dados podem gerar uma grande fonte de informações relevantes ao processo.

Imagine se cada etapa do processo pudesse ser reportada, caso haja alguma incoerência.

E também se pudessem ser indicados erros, de forma rápida.

Isso tudo pode gerar relatórios importantes para você ter ideias de melhorias e entrar em um ciclo de otimização do processo.

Ainda, os responsáveis por inspeções e auditorias podem ter sua vida facilitada. 

Ao realizar o processo por um celular ou tablet, conseguem acessar a área e indicar resultados que já são armazenados automaticamente.

E também o armazenamento do dado é seguro, uma vez que folhas podem ser perdidas.

Ao digitalizar um processo você ganha em tempo, pois os dados não precisam ser “passados a limpo”.

Em confiabilidade, uma vez que dentro de aplicativos é possível exigir que se tire fotos dos itens do padrão.

Em eficiência, pois evita retrabalho.

E em produtividade, pois análises podem ser feitas automaticamente através dos dados coletados.

Pronto para usar os POPs? 

Neste artigo vimos que o procedimento operacional padrão é um documento de padronização de tarefas para sua empresa.

E que ele traz grandes resultados para seu processo, produto e equipe.

Falamos que seu uso pode reduzir variabilidade de resultados, custos de treinamento e manter a qualidade do produto.

Além de trazer mais entendimento do processo, e trazer métricas para aumentar a produtividade.

Falamos de um passo a passo de como montar um procedimento operacional padrão!

E por fim, com o documento pronto, como ele deve ser armazenado e as grandes oportunidades de digitalizar o POP.

Espero que tenha aproveitado este artigo e que caso tenha achado produtivo, por favor, compartilhe com outras pessoas!

Caso tenha alguma dúvida, é só conversar com algum de nossos consultores!

Somos especialistas em padronização de tarefas e resultados eficiente e digitais.