Auditoria Interna com checklists: o que é e quando realizar o processo

No mundo dos negócios, onde as mudanças são constantes e os riscos inerentes, a auditoria interna é uma ferramenta fundamental. Ela é o instrumento que verifica a integridade de cada departamento ou processo, mostra como está o ponto auditado, além de apontar caminhos e gerar insights. Para que seja precisa e segura, os checklists funcionam como o mapa detalhado, marcando cada ponto de verificação essencial.

Este texto foi elaborado para equipá-lo com as ferramentas necessárias para conduzir auditorias internas robustas e eficientes, garantindo que sua organização siga sempre a rota da excelência e da conformidade.

Termine a leitura com as informações necessárias para realizar sua auditoria interna com checklists!

O que é auditoria interna?

Auditoria interna é uma atividade independente e objetiva de avaliação. Seu principal objetivo é aprimorar as operações de uma organização. Ela ajuda a entidade a alcançar seus objetivos, avaliando a eficácia dos processos de gestão de riscos, controle e governança. Tem, ainda, potencial de identificar erros e oportunidades. 

Realizada por profissionais internos, fornece uma abordagem sistemática e disciplinada. Seus resultados são importantes para a tomada de decisões e a melhoria contínua dos processos.

Quando fazer uma auditoria interna?

A auditoria interna deve ser realizada em diversos momentos e por diferentes motivos, servindo como uma ferramenta estratégica para a gestão e melhoria contínua de uma organização. 

Não há uma única resposta, pois a frequência e os gatilhos podem variar dependendo do tamanho da empresa, do setor de atuação, dos riscos envolvidos e dos objetivos específicos.

No entanto, aqui estão os momentos e situações mais comuns e recomendados para realizar uma auditoria interna:

1. Periodicamente (Regularmente)

Anualmente ou bianualmente: é a prática mais comum. Estabelecer um cronograma regular garante que os processos, sistemas e controles sejam revisados de forma consistente, identificando não conformidades e oportunidades de melhoria antes que se tornem problemas maiores.

Conforme a política interna: muitas organizações definem a frequência das auditorias internas em suas políticas de gestão da qualidade, segurança da informação, meio ambiente, etc.

2. Antes de auditorias externas/certificações

Realizar uma auditoria interna prévia serve como um “ensaio geral”. Ajuda a identificar e corrigir quaisquer deficiências ou não conformidades antes que a auditoria externa ocorra, aumentando as chances de sucesso na obtenção ou manutenção de certificações (ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, etc.) ou na aprovação por órgãos reguladores.

3. Após mudanças significativas

Mudanças de processos: implementação de novos processos, revisão de processos existentes ou adoção de novas tecnologias.
Mudanças na estrutura organizacional: fusões, aquisições, reestruturações departamentais.
Mudanças regulatórias ou legais: adaptação a novas leis, normas ou regulamentos que afetam as operações da empresa.
Lançamento de novos produtos/serviços: para garantir que os novos itens estejam em conformidade com as políticas e padrões da empresa.

4. Diante de problemas ou incidentes

Não Conformidades recorrentes: quando falhas ou desvios de padrões se tornam frequentes.
Reclamações de clientes: para investigar a causa raiz das insatisfações e implementar ações corretivas.
Incidentes de segurança: em caso de violações de dados, acidentes de trabalho ou falhas de segurança.
Queda de desempenho: quando indicadores-chave de desempenho (KPIs) mostram uma deterioração.

5. Para avaliação de riscos e melhoria contínua

Avaliação de riscos: para identificar e avaliar novos riscos ou para reavaliar a eficácia dos controles de riscos existentes.
Oportunidades de melhoria: quando há uma busca ativa por otimização de processos, redução de custos, aumento de eficiência ou inovação.
Monitoramento de planos de ação: para verificar se as ações corretivas e preventivas implementadas anteriormente foram eficazes.

6. Por demanda da alta direção

A liderança pode solicitar uma auditoria interna para obter uma visão independente sobre a conformidade, eficácia de um departamento específico ou para apoiar decisões estratégicas.

Ou seja, a auditoria interna é uma ferramenta dinâmica que deve ser utilizada tanto de forma proativa (planejada e regular) quanto reativa (em resposta a eventos específicos), visando sempre a conformidade, a mitigação de riscos e a otimização do desempenho organizacional.

Benefícios de uma auditoria interna eficiente

Uma auditoria interna eficiente é um pilar fundamental para a governança e o sucesso de qualquer organização, oferecendo uma série de vantagens estratégicas que vão além da simples conformidade. Ao examinar processos, controles e riscos, ela se torna uma ferramenta poderosa para impulsionar o desempenho e a segurança empresarial. Entenda como ela pode beneficiar sua empresa:

• Identificação e mitigação de riscos: ajuda a detectar vulnerabilidades e ameaças em potencial, permitindo que a gestão tome medidas proativas para mitigar riscos financeiros, operacionais, de conformidade e reputacionais.
• Melhora da eficiência operacional: aponta gargalos, redundâncias e ineficiências nos processos, contribuindo para a otimização de recursos e a redução de custos.
• Garantia de conformidade: assegura que a organização esteja em conformidade com leis, regulamentos, políticas internas e melhores práticas do setor, evitando multas e sanções.
• Prevenção e detecção de fraudes: atua como um mecanismo de controle para identificar atividades fraudulentas ou desvios de conduta, protegendo os ativos da empresa.
• Apoio à tomada de decisões: fornece informações objetivas e baseadas em evidências para a alta gerência e o conselho, auxiliando em decisões estratégicas e operacionais mais informadas.
• Fortalecimento dos controles internos: avalia a eficácia dos controles internos existentes e recomenda melhorias para fortalecer a estrutura de controle da organização.
• Promoção da melhoria contínua: identifica oportunidades de aprimoramento em diversas áreas, incentivando uma cultura de aprendizado e evolução constante.
• Aumento da confiança das partes interessadas: demonstra o compromisso da organização com a transparência, a ética e a boa governança, aumentando a credibilidade junto a investidores, clientes e reguladores.

Como elaborar um checklist para auditoria interna?

A auditoria interna é uma ferramenta essencial para qualquer organização que busca a melhoria contínua e a conformidade com seus próprios padrões, políticas e regulamentos externos. No coração de uma auditoria interna eficaz está um checklist bem elaborado. Longe de ser apenas uma lista de verificação, um checklist de auditoria é um guia estratégico que direciona o auditor, garante a cobertura completa dos requisitos, padroniza o processo e facilita a identificação de não conformidades e oportunidades de melhoria.

Dicas

• Compreenda o escopo e os objetivos da auditoria: defina claramente o que será auditado e quais são os propósitos da auditoria.
• Defina os critérios de auditoria: identifique as normas, políticas, procedimentos e regulamentos aplicáveis que servirão de base para a auditoria.
• Identifique as áreas e processos-chave: divida o escopo da auditoria em seções lógicas e processos específicos a serem avaliados.
• Elabore perguntas claras e objetivas: formule questões diretas que permitam avaliar a conformidade e a eficácia.
• Inclua campos para evidências e observações: garanta espaços para registrar as evidências encontradas, comentários e observações dos auditores.
• Considere a gestão de riscos: priorize áreas ou processos com maior risco, direcionando as perguntas mais críticas.
• Revise e valide o checklist: realize uma revisão crítica e, se possível, um teste piloto para garantir a eficácia e clareza do checklist.
• Treinamento dos auditores: assegure que os auditores compreendam como utilizar o checklist de forma consistente e eficaz.
• Manutenção e melhoria contínua: mantenha o checklist atualizado, incorporando lições aprendidas e mudanças nos processos ou requisitos.
• Estruture o checklist: organize o documento de forma lógica, com seções, cabeçalhos e campos para registro de informações.
  Bônus: use um checklist digital, ele já traz recursos para organizar o checklist de forma lógica. Os melhores apps de checklists, como o Checkbits, ainda tem recursos como dashboards, gráficos, notificações, campo para geração de evidências e outros.

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