O uso de aplicativos para eliminar o papel tem sido uma estratégia muito utilizada pelas empresas hoje em dia. E o motivo é que é possível se ter vários benefícios ao trazer mais tecnologia aos processos.
Entre eles estão a redução de custo e até mesmo aumento da produtividade.
Dessa forma vamos discutir sobre 8 motivos para usar aplicativos para eliminar o papel na sua empresa. Assim, vamos falar onde você pode implementar o uso de aplicativo de forma simples e ágil.
E como o uso de aplicativos de checklists e formulários digitais podem auxiliar no processo.
Tenha uma boa leitura!
Aplicativos para eliminar o papel nas empresas: Entenda onde implementar
Atualmente temos uma grande variedade de soluções que podem auxiliar no processo de eliminação do papel.
Sejam aplicativos voltados para controle de processos, rotinas operacionais, discussão de projetos, formulários, entre outros.
E o campo para aplicação é muito vasto. Mas vamos a alguns exemplos simples mas que podem ajudar a sua empresa de forma simples e rápida.
Agenda
O uso de app de agendas pode auxiliar você a se organizar melhor e ter na palma da mão todas suas tarefas e horários. Assim, você não precisa sair procurando suas atividades ou se tem disponibilidade naquele dia ou horário.
Ainda, é possível criar notificações que te lembram dos seus compromissos.
Há muitas pessoas que preferem o físico, mas ao se adaptar o uso da agenda é possível notar os benefícios.
Tarefas
Você se organiza por anotações ou post-its que indicam suas tarefas e prioridades? O uso de aplicativos pode auxiliar você a se organizar melhor, definir dias, horários e prioridades.
Ainda é possível separar por temáticas e ser mais específico. Novamente tudo na palma da mão, com alertas programados. E neste caso temos apps como o Trello ou o Asana com versões gratuitas.
Lançamento e aprovação de pedidos
Seu processo de lançamento e aprovação de pedidos ainda é manual e feito em papel? Por qual motivo você precisa anotar em um pedaço de papel um pedido ou uma venda, e passar isso a algum setor?
O tempo que se leva na tarefa pode ser otimizado por poucos cliques. E ainda você tem uma ferramenta que pode contabilizar e quantificar seus pedidos, vendas, valores, automaticamente.
O que pode gerar até relatórios e gráficos de performance.
Inspeções e auditorias
Em muitas empresas ainda se fazem inspeções e auditorias em folhas, papel, caneta e prancheta.
E dependendo do tipo inspeção ou auditoria, são documentos extensos que gastam horas para serem preenchidos.
Ao levar isso para o escritório, ou análise, estas pessoas gastam horas apenas coletando informações. E corre o risco de perder os dados, além de deixar o local de trabalho mais desorganizado.
Com o uso de aplicativos todo este trabalho é mais automatizado e todas as informações armazenadas de forma digital. E assim, horas de serviço “burocrático” e manual podem ser resolvidas com alguns cliques.
Formulários
Outro tipo de anotação muito comum são os formulários de preenchimento. Seja anotar dados de cliente, instruções, permissões, pesquisas, cadastros, atividades que geram folhas e folhas.
Com isso, são armazenados em pastas e gavetas que tomam espaço e dificultam a procura dos dados. Os aplicativos facilitam todo o processo de armazenamento e gestão das informações, trazendo mais produtividade.
Controle de uso e acessos
E por fim em nossas aplicações básicas estão os controles de uso e acessos de ambientes, objetos, entre outros. Geralmente são cadernos em que as pessoas podem fazer anotações.
Apesar de ser muito simples algumas vezes, este cadernos dificulta a gestão dos dados ali armazenados. Como saber informações de tempo de uso, quem está acessando ou usando algo?
Somente consultando o caderno e fazendo as contas de cabeça. Novamente, alguns cliques e campos de busca podem facilitar muito a vida do colaborador.
8 motivos para você eliminar o papel da sua empresa
Iniciar o processo de eliminação do papel no seu negócio pode começar de forma simples, mas mesmo assim trazer retorno. E quanto você notar, vai ver que os benefícios compensam a digitalização.
Assim, separamos 8 razões para que você já comece o processo na sua empresa. São eles:
1. Ajudar o meio ambiente
Entre os principais motivos estão o cuidado com o meio ambiente. O uso do papel está ligado ao desmatamento e consumo de água – uma folha A4 gasta 10 litros de água para ser produzida.
Assim, o mundo digital pode auxiliar a luta pela preservação ambiental.
2. Reduzir custos
Segundo a empresa Gartner Inc as empresas gastam 3% do lucro com papel! Seja com armazenamento, impressões, manutenção dos documentos, entre outros.
Dessa forma, o uso de aplicativo pode mexer diretamente no bolso das empresas, que podem gerar mais oportunidades.
3. Aumentar a produtividade
Quanto tempo você perde anotando dados, passando eles a limpo e procurando informações? O foco das atividades dos colaboradores não devem estar presos a tarefas manuais que podem ser automatizadas.
Com o uso de aplicativos, você irá reduzir o custo de operação da sua equipe. E ainda destinar os colaboradores às atividades que tragam resultados.
4. Organização do escritório
Qual é a situação do seu escritório? Um ambiente desorganizado, além de reduzir a produtividade pode até atrapalhar a motivação dos colaboradores. Além disso, reduz a perda de dados relevantes ou até o arquivamento incorreto.
5. Segurança da informação
Dados em papel apesar de trancados em certos ambientes, dependendo do caso, podem ser acessados por diferentes pessoas da empresa.
Assim, os arquivo em papéis podem ser vulneráveis nem mesmo apresentar controle de acessos e consultas;
E como mencionamos anteriormente, um documento em papel pode ser facilmente perdido. Com isso, o uso de ferramentas digitais podem melhorar o armazenamento e evitar a perda de dados.
6. Digitalização
O movimento de digitalização está dentro do contexto de transformação digital das empresas.
O processo de transformação digital auxilia que mais atividades sejam integradas e que as informações estejam de pronto acesso.
Uma empresa mais digital permite que as operações não dependam somente do físico. E a importância da digitalização ficou ainda mais clara durante a pandemia do novo Coronavírus.
7. Relatórios e análises de dados
Com as informações no digital o próximo passo é começar a juntar os dados e transformar em relatórios e análises. Tudo aquilo que você não passava do papel para o digital pode ser transformado em uma grande ferramenta.
E vai fornecer munições para que seu negócio e sua equipe tenham cada vez melhor performance.
8. Rumo a Indústria 4.0
A digitalização é a base da indústria 4.0!
Com os dados coletados é possível começar a utilizar tecnologia de ponta como inteligência artificial e big data. E dessa forma, criar uma verdadeira mina de oportunidades com todos os parâmetros possíveis sendo usados.
Como o Checklist Digital pode auxiliar neste processo?
O Checkbits é um aplicativo voltado para checklists e formulários digitais. E assim consegue suprir as mais variadas aplicações, que hoje são feitas em papel. Tais como:
- Auditorias internas e externas
- Inspeções
- Formulários e checklists de prestadores de serviços
- Checklists de prevenção de perda
- Preenchimento de padrões operacionais
- Entre outras aplicações que podem ser transformadas em checklists e formulários.
Mas o app vai além da digitalização de checklists! Existem funcionalidades que trazem mais confiança nos dados coletados, como registro de fotos e localização. Ainda, gera gráficos, relatórios e análises totalmente automáticos.
E é possível coletar assinaturas digitais, exportar para PDF, criar planos de ação para não-conformidades, entre outros. E se você quiser conhecer é só falar com um de nossos consultores.
Assim, além de melhorar a coleta e armazenamento de dados, aumenta a produtividade das equipes e automatiza processos. Dessa forma, completa todos os 8 motivos pelos quais você precisa usar aplicativos para eliminar o papel. E ainda, o teste é grátis para você conhecer a ferramenta!
Comece a usar aplicativos para eliminar o papel na sua empresa
Enfim, neste artigo procuramos mostrar para você que é possível começar a eliminar o papel na sua empresa começando pequeno. São atividades simples que podem gerar grandes ganhos no seu processo e na sua rotina operacional.
Entre eles estão:
- Agenda
- Anotação de tarefas
- Lançamento e aprovação de pedidos
- Inspeções e Auditorias
- Formulários
- Controle de uso e acessos
Logo, mostramos 8 motivos pelos quais você deve usar aplicativos para eliminar o papel na sua empresa, sendo eles:
- Ajudar o meio ambiente
- Reduzir custos
- Aumentar a produtividade
- Organizar o escritório
- Segurança da Informação
- Digitalização
- Relatórios e análises de dados
- Caminhar rumo a indústria 4.0
Os ganhos para implementar mais aplicativos e menos papel são muito maiores que apenas a tecnologia. Você irá transformar a forma como sua empresa e equipe trabalham!
E aí, gostou deste artigo? Caso sim, compartilhe com quem você acha que vai achar também interessante. Qualquer dúvida ou sugestão, pode adicionar nos comentários abaixo.
Agradecemos a sua leitura!
