Organização de estoque: 5 dicas para não errar

Independente do mercado de atuação da empresa, manter a organização do estoque é essencial para garantir eficiência nas operações, otimizar a logística e assegurar que os processos estejam alinhados às estratégias e objetivos do negócio. Apesar disso, essa gestão nem sempre é priorizada ou lembrada pelos gestores.

Um estudo realizado pela Associação Brasileira de Supermercados (ABRAS) revelou que as empresas brasileiras perdem cerca de R$7 bilhões por ano com produtos mal armazenados. 

Felizmente, esse é um problema que pode ser evitado com a adoção de algumas práticas. Neste artigo, mostraremos como realizar a organização de estoque de maneira funcional e eficiente, e apresentaremos os erros de armazenamento mais comuns. Acompanhe!

Por que é importante manter o estoque organizado?

Para entender os motivos pelos quais é importante manter a organização do local onde ficam armazenados os insumos de uma empresa, basta pensar que em qualquer tipo de negócio, ordem e gestão são partes fundamentais para o seu desenvolvimento e sucesso. 

É possível dizer que esse departamento funciona como a espinha dorsal de uma organização. Afinal, é ele que garante a continuidade das operações e a otimização dos recursos disponíveis, o que reduz custos e aumenta a produtividade. Além disso, o estoque representa, para muitos especialistas, o maior ativo da empresa. Mantê-lo organizado e bem administrado é um dos fatores que contribuem para a saúde financeira do negócio e maximização de lucros.

A adoção de ações que auxiliem nesse processo também oferece outros benefícios às empresas.

Evita prejuízos

Ao armazenar os produtos de forma organizada, é possível ter um controle maior das datas de validade, lotes e outras informações essenciais que permitem que os insumos sejam utilizados ou consumidos em tempo.

Além disso, esse cuidado com o estoque provoca alterações que garantem a qualidade dos produtos ou serviços. Assim, a quantidade de refugo (materiais que não podem ser mais usados no processo de produção por estarem fora das especificações e características normais), retrabalho e desperdício diminui, o que evita prejuízos e aumenta a margem de lucro.

Tomada de decisões seguras e estratégicas

Com o estoque organizado, os gestores conseguem tomar decisões mais assertivas e seguras com relação a futuros investimentos e produção. 

Dessa forma, se torna mais fácil saber onde investir mais esforços, quais produtos ou processos podem ser reduzidos e otimizados, e quais precisam de mais incentivo comercial, por exemplo. O armazenamento feito de maneira ordenada permite a tomada de ações e deliberações baseadas em informações mais seguras.

Melhor planejamento das compras

Outra vantagem da organização de estoque é a possibilidade de planejar as compras de maneira mais eficiente e realista, evitando que os itens de maior saída acabem rapidamente, ou que os produtos que não saem tanto, sobrem.

Outras vantagens do depósito de insumos ordenado:

• Otimiza o tempo de procura de algum produto.
• Evita a venda de itens com estoque negativo.
• Possibilita uma visão mais ampla dos itens parados.
• Auxilia na elaboração de possíveis ações promocionais.
• Impede que as mercadorias se percam por estarem com prazos de validade ultrapassados.

5 dicas de organização de estoque

Como vimos até aqui, a falta de organização do estoque pode significar prejuízos. A seguir, daremos algumas dicas e exemplos do que deve ser considerado para mantê-lo em ordem e obter vantagens competitivas. Confira!

1. Estrutura física

Um estoque organizado requer uma estrutura adequada. Assim, é importante que os responsáveis pelo departamento estejam sempre atentos ao tamanho do depósito: ele está de acordo com a demanda da empresa para que não sobrem espaços ou produtos fora de armazenagem?

Também é interessante investir em uma sinalização clara no local, para facilitar a organização, localização e visualização dos produtos.

2. Ordem dos itens estocados

A ordem dos itens armazenados é outro fator associado à organização de estoque. No entanto, para determinar a disposição dos produtos, é preciso pensar em estratégias que façam sentido para a empresa e nos itens de maior demanda.

Uma boa prática é apostar na verticalização, por meio da instalação de prateleiras. Além disso, é recomendável definir locais específicos para cada produto, evitando que eles se misturem. 

Se o foco da empresa é aumentar a produtividade, outra sugestão é organizar as mercadorias de acordo com os critérios de endereçamento. Assim, os itens mais vendidos, por exemplo, podem ser posicionados em locais mais acessíveis, enquanto aqueles com menor saída, ficam dispostos em alturas mais elevadas.

3. Giro

Uma organização de estoque eficiente deve considerar o giro. Ele é uma ferramenta de gestão que ajuda, de forma sistemática, a entender o ritmo e frequência com que o depósito é abastecido, considerando fatores importantes como o período de permanência de um produto e seu comportamento. 

O giro feito de maneira inteligente e programada evita perdas em grande escala de insumos que podem ser danificados ou deteriorados com o tempo. Nesse caso, uma estratégia que pode ser avaliada é a realização de promoções para a saída dos itens que estão há muito tempo parados nas prateleiras do local de armazenamento.

4. Padronização dos produtos

Quanto maior o nível de padronização atingido, mais organizado serão os itens no estoque. Para quem lida, ainda, com sistemas de controle, a criação de padrões facilita a identificação dos produtos e tornam os processos mais ágeis.

Dessa forma, é necessário determinar critérios que priorizem a movimentação em tempo real, a entrada e saída dos produtos por ordem de chegada ou vencimento, por exemplo.  

5. Checklist para organização de estoque

A adoção de checklists digitais também é uma ótima sugestão para quem deseja manter o estoque organizado. Por meio dessa ferramenta, é possível mapear a quantidade e quais produtos estão disponíveis, além de controlar tudo o que entra e sai do depósito.

Em caso de pontos de atenção mostrados pelos dados do checklist, os profissionais do setor conseguem criar, a tempo, planos de ação assertivos para resolver problemas e evitar prejuízos.

O aplicativo Checkbits ajuda a manter os itens armazenados em ordem, oferecendo formulários personalizados, relatórios automatizados, notificações, gerações de dados e outras funcionalidades essenciais para auxiliar nesse processo.

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