A junção do checklist digital com as funções do Excel facilitam a rotina dos gestores. Veja como usar!
Excel, formulários em nuvem e outras ferramentas podem soar obsoletas em um primeiro momento. Mas, se usadas de forma complementar à tecnologia, elas maximizam a agilidade dos sistemas digitais. Tanto que, na Checkbits, a funcionalidade de importação e exportação de dados de checklists está disponível a partir do plano Produtividade, que como o nome já diz, é focado em aumentar a produtividade das equipes.
Neste texto, vamos mostrar as vantagens, como e quando usar. Acompanhe!
Por que usar checklists em planilha e checklists digitais ao mesmo tempo?
Existem várias razões estratégicas e operacionais para um gestor preferir utilizar o Excel como etapa intermediária antes de subir os dados para o Checkbits.
Visão geral da estrutura
A planilha oferece uma visão panorâmica de todo o checklist. Pode ser mais fácil identificar inconsistências, revisar pesos e pontuações quando se vê tudo em formato de tabela, em vez de rolar uma tela de formulário.
Revisão e aprovação simplificadas
Antes de oficializar o checklist no sistema, é comum precisar da validação de outros gestores. Enviar um arquivo Excel ou o link de uma planilha em um sistema na nuvem, como o Google Docs, por e-mail para revisão é, muitas vezes, mais prático do que pedir para alguém entrar no sistema e revisar item por item.
Escalabilidade (Criação de Múltiplos Formulários)
O Excel ou outro programa de planilhas permite criar várias abas. Isso significa que é possível configurar os checklists de diferentes setores (Limpeza, Manutenção, Segurança) em um único arquivo e subir tudo de uma só vez.
Veja também: Registro de evidências: descubra uma forma simples de fazer
Importação e exportação de dados no Checkbits: como funciona
A importação e exportação de dados no Checkbits funciona de maneira bastante intuitiva. Há uma conexão com o Google Sheets e Excel, além disso, nas colunas, deixamos instruções de como preencher.
Na parte de importações, há três possibilidades.
Criar checklists em massa via Excel ou Google Planilhas
No Checkbits, você pode baixar um modelo de checklist e abrir no Excel ou Google Planilhas e depois subir para o nosso sistema. A grande vantagem dessa ação é conseguir criar vários check lists, cada um em uma aba.
Como realizar a ação:
1. Acesse a ferramenta: na aba Formulários, clique no botão Importar dados.
2. Selecione a opção Criar e clique em o baixar arquivo modelo para importar.
3. repare o arquivo: abra a planilha (Excel ou Google Sheets).
- Atenção: não altere a aba “configuração” para evitar erros no sistema.
- Utilize as abas de formulários para criar um ou mais checklists simultaneamente.
4. Insira o nome do checklist em Nome_formulário e selecione o Tipo (por item ou por lista).
5. Estruture as perguntas:
- Coluna itens: deixe em branco.
- Título e descrição: preencha obrigatoriamente.
- Tipo de resposta: selecione o formato desejado (ex: sim/não, texto, data, foto, etc.).
6. Defina parâmetros de resposta (se aplicável):
- Valor Mín/Máx: apenas para notas (de 1 a 4), reações ou valores numéricos.
- Opções/Seleção: separe as alternativas com barra vertical (|). Use !! para definir a resposta correta/esperada.
- Bloco de valores: separe com | e use !! para itens obrigatórios.
7. Finalize as regras (todas essas são opcionais para quem está fazendo o checklist): configure o peso da questão, botão “não se aplica”, obrigatoriedade e origem da foto (câmera/galeria), comentários e acionamento de plano de ação.
8. Importe: salve o arquivo preenchido e faça o upload na plataforma.
Duplicar checklists no Excel
Outra opção do Checkbits é duplicar checklists. É uma funcionalidade útil para quando sua equipe usar checklists parecidos em departamentos diferentes, por exemplo, ou até mesmo no mesmo setor.
1. Obtenha o arquivo base:
- Na aba Formulários, clique em Importar dados e escolha a opção Duplicar.
- Selecione “Selecionar e baixar o formulário para duplicar”, escolha o checklist de origem e clique em OK.
- Acesse a aba Exportações e faça o download da planilha gerada.
2. Configure o destino (Nova Pasta):
- Para definir para onde a cópia vai, acesse o menu Minha Empresa.
- Localize a pasta desejada e clique no botão Copiar caminho.
- Abra a planilha baixada e cole esse endereço na coluna Nova Pasta.
3. Edite a planilha:
- Mantenha inalterados os dados das colunas ID, Nome Original e Pasta Original.
- Preencha a coluna Novo Nome com o título desejado para a cópia.
- Para criar múltiplas cópias, replique as linhas alterando apenas o Novo Nome e a Nova Pasta (se necessário). Salve o arquivo.
4. Importe os dados:
- Retorne em Formulários > Importar dados > Duplicar.
- Faça o upload do arquivo salvo e clique em Enviar.
- Confira o status de sucesso na aba Importações.
5. Conclua:
- Atualize a página (F5) para visualizar os novos checklists criados na lista.
Agendamento de checklists com importação de dados no Excel
Da mesma forma que podemos criar checklist em massa ou duplicar checklist em massa, também é possível agendar em massa. Sabemos que dá para agendar pelo sistema, mas às vezes é mais organizado e objetivo fazer isso pelo Excel, acelerando o processo.
Veja o passo a passo:
1. Baixe o modelo de importação:
- Acesse a aba Agendamentos e clique no ícone Importar dados.
- Selecione a opção Criar para baixar a planilha modelo.
- Abra o arquivo (Excel ou Google Sheets) e edite apenas a aba de agendamentos alterando o nome (não altere a aba de configuração).
2. Configure os dados básicos:
- Nome: defina o nome do agendamento (ex: “Fusca”, “Brasília”).
- Formulários: insira o nome exato do checklist conforme cadastrado no sistema (cuide com espaços extras). Para agendar múltiplos checklists, use barras verticais para separar.
- Permissões: defina se permite realizar com atraso (Sim ou Não).
3. Defina Datas e Frequência:
- Formato de data: utilize obrigatoriamente o formato AAAA-MM-DD (ex: 2026-03-21).
- Horários: preencha o início e término no formato padrão de hora (ex: 17:00).
- Frequência: escolha entre não se repete, diário, semanal (escolhendo o dia da semana), mensal ou anual.
4. Atribua responsáveis e tipo:
- E-mails: insira o e-mail do responsável (deve ser idêntico ao cadastrado em “Minha empresa”).
- Múltiplos responsáveis: separe os e-mails com duas barras verticais (||).
- Tipo de Agendamento:
- Exclusivo: cria uma tarefa separada para cada responsável.
- Compartilhado: cria uma única tarefa acessível a todos os listados.
5. Importe o arquivo:
Exportação de checklists do app para o Excel
Além de realizar importações de checklists, no nosso app também é possível exportá-los. Isso pode ser útil e facilita gerar inteligência de dados. Embora o Checkbits tenha dashboards e gráficos, você pode complementar com ferramentas externas como Excel ou Power BI para insights mais profundos. Ela serve como backup de segurança e comprovação documental (compliance) para auditorias que exigem registros offline.
Além disso, facilita o compartilhamento de resultados com clientes ou diretores que não acessam a plataforma. Por fim, agiliza a padronização de processos, permitindo revisar ou replicar estruturas de formulários em massa com mais rapidez.
Para realizar a exportação, é simples:
- No menu, acesse a aba “Enviados” e depois, o ícone de exportação no canto inferior esquerdo.
- Em seguida, será mostrada uma tela com algumas opções. Você pode marcar todos ou selecionar os checkists de interesse.
- Nesta mesma tela, escolha o formato de exportação.
Pronto, você já pode usar os checklists em excel.
Comece a usar um sistema de checklist digital com funções avançadas
Quem usa o Checkbits, em qualquer plano, já tem acesso a checkbits online avançados. Para planos a partir do Produtividade, há funcionalidades ainda mais avançadas. E você pode testar o Plano Digital, Produtividade e Automação. Escolha o mais adequado para seu negócio e comece a usar!
