A gestão de estoque é uma das maiores preocupações dos administradores, de acordo com artigo publicado e apresentado no XXXV Encontro Nacional de Engenharia de Produção. Segundo o estudo:
“Na perspectiva operacional, baixos estoques significam indisponibilidade de atendimento ao cliente, enquanto na visão financeira, estoques altos significam dinheiro parado e, consequentemente, maiores custos”.
Assim, é fundamental estudar e realizar bem a gestão do estoque em bares e restaurantes, principalmente porque nesses setores há especificidades que tornam essa administração ainda mais desafiadora e até mesmo importante.
Além de técnicas, é preciso escolher bem as ferramentas para esta tarefa, pois elas são decisivas para o sucesso do gerenciamento de estoque. Por isso, neste artigo, passaremos pelos desafios específicos desse departamento em bares e restaurantes, além de apresentar algumas ferramentas para ajudá-lo em uma gestão de sucesso.
Particularidades da gestão de estoque em bares e restaurantes
Administrar o estoque de um bar e restaurante tem muitas semelhanças com outras empresas, mas há alguns pontos bastante diferentes, que demandam atenção especial. Compreendê-los é fundamental para uma gestão de estoque satisfatória.
Produtos perecíveis
No estoque de um bar e restaurante, a maioria dos suprimentos são perecíveis. Por isso, é ainda mais necessário saber qual o giro de cada item do menu, quando trata-se de um elemento comestível.
Dessa forma, a taxa de perda será bem menor. Além de economia, saber calcular a quantidade de cada insumo evita desperdício, sujeira e odores desagradáveis. Promover o equilíbrio da entrada e saída, considerando-se quanto tempo um ingrediente dura, é um dos principais desafios da gestão de estoque em bares e restaurantes. Ao mesmo tempo, é decisivo para não faltar produtos para os clientes e nem amargar os prejuízos das sobras por causa de itens perdidos.
Demanda sazonal
Quando está na safra de algum ingrediente, é possível encontrá-lo por valores mais em conta. Também são considerados mais saudáveis se consumidos no período em que é natural estarem disponíveis, já que, em tese, recebem menos aditivos para crescerem.
O administrador desses tipos de estabelecimento, muitas vezes, muda o cardápio devido às estações do ano, festividades e outros, pois são fatores que impactam as escolhas na alimentação e tipo de bebidas consumidas.
Assim, a gestão de estoques em bares e restaurantes também deve considerar as questões temporárias para solicitar os itens a tempo, bem como, entender qual a durabilidade e de que forma tudo deve ser armazenado.
Essa questão tem relação com a anterior, dos produtos serem perecíveis, embora sejam pontos diferentes, estão, de certa maneira, ligados.
Como fazer gestão de estoque
Realizar a gestão de estoque de bares e restaurantes exige método, conhecer os produtos, ciclo de vendas, escolha dos fornecedores adequados e muito mais. Também é necessário optar por boas ferramentas, pois, sem elas, quem é responsável por realizar a administração do estoque se perde. São muitas informações, dessa forma, é fundamental registrar todas.
Planilhas
Elas são os recursos mais básicos para gerenciar um estoque. Podem ser elaboradas em programas nativos do computador, como excel, ou na nuvem, no Google Sheets, Onedrive e similares. A grande vantagem é o valor, pois, na maioria das vezes, sai por um preço simbólico ou até mesmo gratuito.
A desvantagem é que as planilhas não têm integração com outras tarefas e podem se tornar confusas com o passar do tempo, devido à quantidade de informações. Mesmo com fórmulas e outras funções avançadas, elas podem se tornar insuficientes a longo prazo, principalmente com o crescimento da empresa. Muito comum em bares e restaurantes com mais de uma unidade, que tornam-se redes ou franquias.
Softwares
Há sistemas que incluem a gestão do estoque para bares e restaurantes. Eles são uma opção mais avançada do que as planilhas e podem trazer funções interessantes, como notificações, relatórios e outros. Existem alguns que são específicos para o setor, e são os mais indicados, caso a empresa opte pelos softwares de gerenciamento.
Muitos podem considerar o valor uma desvantagem, porém, é um investimento que a médio e longo prazo traz retorno. É preciso pensar que trata-se de algo específico para o segmento e que é muito mais eficiente que as planilhas ou controle em um caderninho, como muita gente ainda faz.
Ele é um complemento, inclusive, para a próxima opção, os aplicativos de checklists digitais, os dois têm funções complementares entre si. Enquanto no software é possível gerenciar o estoque junto com as vendas e dar baixa, no app de checklist o processo de gerenciamento do estoque é padronizado, são elencados pontos imprescindíveis para que as tarefas sejam realizadas com excelência, sem deixar nenhuma etapa de fora. Abaixo vamos falar melhor dessa possibilidade.
Aplicativos com funções complementares ao estoque
Uma solução bastante usada são os aplicativos de checklists, pois a gestão de estoque demanda bastante atenção. Trata-se, resumidamente, da checagem do que falta e previsibilidade de quando será necessária uma reposição, se as normas para armazenamento foram cumpridas e se tudo foi verificado nas datas corretas. Podem ser usados, inclusive, em conjunto com softwares de gestão da empresa, eles complementam-se.
No entanto, o ideal é realizar os checklists de maneira tecnológica. Caso contrário, o dono do bar ou restaurante enfrenta problemas piores do que de quem usa planilhas de controle.
No papel, ou mesmo em documentos na nuvem, o risco de perder a informação é grande. A organização também não funciona como deveria e a falta de padronização em redes de bares e restaurantes pode gerar problemas. A solução, então, é contar com um checklist digital, como o Checkbits, que já é adotado em diversos estabelecimentos do setor.
O aplicativo também permite gerenciar tarefas e vincular a gestão de estoque a um formulário personalizado, o que uniformiza a gestão de estoque. Também é possível gerar relatórios, com dados que vão propiciar uma administração dos insumos cada vez melhor.
Teste grátis: Checkbits para gestão de estoque em bares e restaurantes
Faça como outros bares e restaurantes, teste o aplicativo Checkbits e veja na prática as vantagens da ferramenta. É possível experimentar as 50 funcionalidades por sete dias grátis, sem tempo de fidelidade pré-determinado.
As funções incluem registro com fotos, formulários personalizados, planos de ação, relatórios automatizados, geração de dados, notificações e muito mais. Com o app, você não vai mudar apenas o gerenciamento do estoque, mas diversas atividades-chave na administração do estabelecimento.
Comece agora e veja como os checklists, formulários e outros vão ajudá-lo a ter uma gestão de estoque muito mais organizada, padronizada e eficiente.
Clique aqui e comece a testar: https://checkbits.com.br/cadastre-se/
Fonte do estudo citado no início do texto: https://abepro.org.br/biblioteca/tn_sto_206_221_27945.pdf
