Checklists são ferramentas poderosas que transformam a maneira de realizar nossas tarefas.

As suas aplicações vão desde uma lista de compras até auditorias de segurança que podem salvar vidas.

E eles ajudam a economizar nosso tempo e nos lembrar das tarefas ao organizar e estruturar uma sequência lógica para sua execução.

Os checklists são simples e fáceis de usar, o que reforça o poder da sua aplicação.

E dessa forma são amplamente utilizados em nossas rotinas e também na operação de grandes empresas.

Então, vamos neste artigo falar um pouco mais do que eles são e para que servem!

E também vamos dar dicar de como montar e quem deve preencher um checklist.

Por fim falaremos dos ganhos e também de como a tecnologia em checklists pode gerar ainda mais resultados nas empresas

Tenha uma boa leitura!

Checklists: O que são?

Os checklists são uma lista de verificação usada como ferramenta de auxílio para que nós, seres humanos, não fiquemos dependentes de nosso cérebro para lembrar de tudo que precisa ser realizado em uma atividade, projeto ou processo.

Portanto, é um documento de controle composto por tarefas, itens, normas, que devem ser seguidas, inspecionadas ou executadas.

Um exemplo simples é nossa lista de compra de supermercado que levamos para não esquecer o que comprar.

Mas esta lista de verificação é tão importante que possui aplicações fundamentais em empresas.

Uma auditoria de segurança por exemplo é transformada em um checklist.

Vamos supor um trabalho em altura na qual o colaborador precisa verificar equipamentos e local do trabalho.

Além de demonstrar que possui conhecimento para a tarefa.

Assim, ele deve checar se está com todos EPIs indicados e também se o local está devidamente isolado.

Pode ser aplicado uma série de perguntas para avaliar se ele está preparado para o trabalho.

O resultado pode ser que o operador está liberado para trabalhar em altura com segurança e adequadamente.

Esta simples prática pode ajudar a salvar vidas!

Imagine se o colaborador esqueça de verificar algum item crítico de segurança e ocorra algum acidente!?

Onde aplicar?

As listas de verificações podem ser aplicadas tanto como guias quanto como auditorias para verificar se algo está conforme.

Como guias temos as aplicações relacionadas a procedimentos.

Vamos pegar as franquias como exemplo.

Um ponto marcante é a padronização das franquias que vão desde arquitetura e design da loja até o atendimento.

Assim, você tem uma lista que irá te guiar em como organizar sua loja de acordo com o padrão da franquia.

Outro exemplo de guia é o procedimento de montagem de um equipamento.

Se você seguir o passo a passo irá chegar no resultado final.

Já o processo de auditoria é muito utilizado para gerenciar algum processo.

Uma auditoria interna de qualidade de um bar pode avaliar se foi cumprido o processo de fechamento.

Nele você pode avaliar se o caixa foi fechado corretamente, se as mesas estão limpas e os equipamentos foram desligados.

Outras auditorias que carregam este forte nome são os de normas de órgãos credenciados.

O mesmo bar que citamos deve atender às normas de vigilância sanitária.

Caso contrário terá que pagar multas ou pode até ser fechado.

Assim, você pode antecipar e fazer uma auditoria interna para verificar o que precisa fazer para estar dentro das normas.

Nas empresas esta é uma prática comum. 

Muitos padrões operacionais são criados para verificar processos, a segurança dos colaboradores e também atendimento das normas.

Assim, algumas das aplicações nas empresas são:

• Auditoria de Segurança
• Auditorias de normas NRs, ISOs, Vigilância Sanitária, Meio Ambiente
• Auditoria de Qualidade
• Auditorias 5S
• Manutenção Preditiva e Corretiva

Como criar um checklist?

Existem várias formas de criar a “lista de tarefas”, mas seguindo estes 5 passos podemos ter um documento bem completo.

1. Defina um objetivo

A execução da tarefa deve ter sentido e todos envolvidos precisam saber em qual resultado você quer chegar.

Não adianta criar um plano de verificação sem ter uma razão e resultado final a ser alcançado.

Caso contrário será apenas mais uma tarefa que vai ocupar somente o tempo das pessoas.

Assim você precisa ter um objetivo claro!

Qual seria ele? Seguir um padrão? Servir de guia para execução de alguma tarefa ou solução de problemas?

Avaliar se tudo está correto de acordo com algum procedimento?

Seja direto e todos vão entender os benefícios e a seriedade de realizar o checklist.

2. Tenha domínio do procedimento

Parece óbvio, mas é importante lembrar!

Conhecer muito bem o processo, os desafios, os itens a serem verificados, é de extrema importância.

Você não pode esquecer de criar o checklist junto com quem mais entende a rotina: O operador.

É muito importante incluir todas as pessoas que estão envolvidas nas tarefas.

Só assim você não vai esquecer de nada que é crucial.

Já quando falamos de normas existem sites no qual todas as normas podem ser acessadas.

E quando não estiver de fácil alcance, contrate um especialista!

3. Os itens devem ser claros e fazer sentido!

Um item claro não é ser escrito no português formal.

Novamente tem que ser pensado em quem vai responder ao checklist.

Se são processos de área coloque termos que o usuário irá entender.

Não adianta falar de um termo técnico de eletricista se quem vai realizar é um auxiliar administrativo.

Além disso, pense se aquele item realmente faz sentido. 

Um checklist deve ser simples e não ter itens extras que não se aplicam aquela tarefa.

4. Defina uma frequência de realização

Para que um padrão seja mantido ele deve ser verificado periodicamente!

Quanto maior a frequência de verificação melhor será seus resultados.

Porém esta frequência precisa ser bem definida e fazer sentido.

Se em sua empresa um checklist deve ser respondido a cada mudança de turno, certifique que está sendo realizado.

Os checklists, assim como qualquer outra tarefa da sua empresa, são importantes para o funcionamento e evolução do negócio.

5. Teste e faça correções

É muito importante você testar os checklists na prática e junto com todos os envolvidos se possível.

Somente assim vocês poderão enxergar pontos de melhorias e avaliar se aquela tarefa vai trazer o resultado esperado.

Dessa forma, envolva novamente todos os integrantes que fazem parte do processo.

Teste e analise os resultados.

Faça as correções se necessário e repita os testes!

Com paciência e disciplina os resultados almejados serão conquistados e assim você irá desfrutar dos benefícios dos checklists.

Quem deve preencher a lista de verificação?

Agora que você possui um documento padrão em mãos, quem deve realizar?

Lembre que cada lista de verificação possui um objetivo e resultado almejado!

Vamos iniciar com o checklist de guia de tarefas que funciona como um passo a passo.

Neste caso quem deverá preencher será o próprio executor da tarefa.

Por exemplo, na montagem de um equipamento, os montadores devem preencher o documento.

Mas se for um guia de solução de problemas, como um roteiro de manutenção?

Algum responsável pela manutenção deverá preencher a lista de verificação.

E em caso de auditorias, geralmente é realizada por algum líder ou uma pessoa que não esteja envolvida nas tarefas diárias.

Por exemplo, em uma avaliação de fechamento correto do bar, quem avalia deve ser o gerente ou dono do estabelecimento.

Caso seja avaliado por um garçom ou outro funcionário, ele pode corrigir o problema antes.

Assim você não saberá se a tarefa está sendo feita corretamente, ou se estão arrumando de última hora.

Seria o mesmo de deixar um aluno corrigir a própria prova.

Se o intuito é avaliar, descobrir erros no processo e pontos de melhoria, alguém externo a tarefa deve realizar.

E o líder ou gestor deve sempre avaliar os resultados para entender o que fazer nos próximos passos.

Quais os ganhos de usar um checklist?

Implementar uma rotina de verificação e guias de execução irá trazer benefícios como:

• Padronização de processos
• Organização
• Aumento de produtividade
• Redução de riscos e falhas
• Aumento da qualidade de produtos e processos
• Redução de Custos e Aumento de Receita

Padronização de Processos

Já mencionamos que um checklist poderoso tem itens que façam sentido e com uma sequência lógica bem definida.

Assim, você irá disponibilizar para todos envolvidos no processo.

Dessa forma esta atividade será igual para todos correto?

E assim você tem uma fonte de padronização dos processos!

O importante é que até mesmo o menos experiente consiga fazer a mesma coisa que qualquer outra pessoa.

Organização

Sem um padrão as pessoas fazem as tarefas de acordo com sua experiência no assunto.

Imagine montar uma mala para viagem!

Você sai pegando os itens com o que lembra de cabeça, sem uma sequência bem definida.

E ainda corre o risco de esquecer algo. 

Ah o sentimento de viajar e achar que está esquecendo algo!

O mesmo se aplica nas empresas. Se não houver organização você pode perder muito tempo nas tarefas.

E tempo é um recurso precioso!

Dessa forma, uma lista estruturada e bem definida vai organizar sua vida e da sua empresa.

Aumento de Produtividade

A desorganização e a dependência da experiência do usuário para realizar uma tarefa geram perdas de tempo e resultados.

Se você possui um passo a passo de realização de um procedimento, não precisa perder tempo pensando no que fazer.

Ainda, tudo estará no documento, sem chances de esquecer algo importante para trás.

Dessa forma, você reduz a perda de tempo nas tarefas e garante que o resultado final será alcançado.

Aumentando a produtividade da sua equipe.

Redução de riscos e falhas

Ao criar o checklist devemos colocar todos os itens importantes do processo.

Dessa forma nada ficará para trás e não precisaremos de depender do nosso cérebro para lembrarmos das tarefas.

Com isso a chance de esquecer um item importante é reduzida a zero.

Já no benefício mais importante temos a redução de riscos. 

Em verificações de segurança podemos até mesmo salvar vidas de operadores!

E é por isso que há várias normas de segurança que precisam ser seguidas para trabalhos de risco.

De forma que garanta que não haja acidentes e fatalidades.

Aumento da Qualidade de Produtos e Processos

Um produto ou processo sem padrão torna uma atividade praticamente artesanal e sem garantia de funcionamento.

Ao padronizar um procedimento você garante que o resultado final será sempre o mesmo.

Este ponto é de extrema importância para as empresas que precisam vender o que prometem.

Não adianta vendermos uma cerveja se cada vez que alguém experimentar ter o gosto diferente.

Qual a garantia que estarei comprando justamente o que espero?

E é por isso que auditorias de qualidade são de extrema importância nos processos e produtos.

Com isso você vai conseguir identificar e eliminar os erros, trazer melhorias ao processo.

E contudo, aumentar a qualidade dos seus produtos e processos.

Redução de Custos e Aumento de Receitas

Todos os ganhos acima vão resultar em impactos financeiros no seu negócio.

A padronização, por exemplo, vai trazer outros benefícios como redução de custos de treinamento.

A necessidade de fazer constantes treinamentos para a tarefa é reduzida.

Uma vez que qualquer um pode ter acesso a uma lista de tarefas que devem ser executada

Ainda o custo com falhas também é reduzido.

Ou o operador irá deixar de falhar por um item que geralmente pode esquecer.

Ou as auditorias e manutenções preditivas vão reduzir os erros e falhas do processo.

E ainda você pode escalar seu negócio e aumentar seu faturamento.

Pense no caso das franquias! São empreendimentos que operam de forma semelhantes em diferentes lugares do mundo.

Seguindo o padrão você consegue implementar seu negócio em outros lugares e garantir que vão funcionar como você quer.

Por fim, o checklist será uma ferramenta também para avaliar melhorias.

Assim você pode aumentar a qualidade do seu produto e ter mais clientes, por exemplo.

Aplicativos de Checklists: Gere ainda mais resultados na sua empresa

Já falamos da grande importância destas listas de verificações.

Porém, quando falamos de empresas devemos lembrar que a rotina de operação pode ser bem corrida.

Se sua empresa já consegue fazer os checklists, este é um ótimo passo.

Porém como garantir que os operadores estejam executando a tarefa de forma correta?

Outro ponto é que as informações que são coletadas durante o processo de preenchimento são também importantes.

E ainda muitas empresas fazem o uso de papel na sua rotina.

Como gerir todos estes dados e ainda garantir que os colaboradores estejam executando o padrão?

Para isso aplicamos a tecnologia utilizando aplicativos inteligentes que vão trazer uma série de benefícios. São eles:

• Garantir que o usuário faça o checklist de forma correta
• Eliminar o uso de papel economizando recursos
• Aumentar a confiabilidade dos dados com o uso de ferramentas que solicitam evidências aos usuários
• Gerar análises e relatórios automáticos com os dados preenchidos

Quer saber um pouco mais?
Fizemos um post falando sobre 9 motivos para usar aplicativos de checklist em sua empresa.

Pronto para fazer um checklist?

Contudo esperamos que você tenha compreendido a importância de um checklists e como aplicar na sua vida ou empresa.

Neste artigo falamos do conceito de um checklist. 

Também mostramos onde eles são aplicados e como podem servir como guias ou avaliações.

Detalhamos 5 pontos que devem ser lembrados ao se criar um documento, que são:

• Definir um objetivo
• Ter domínio do procedimento
• Ter itens claros e que façam sentido
• Definir uma frequência de realização
• Realizar testes e correções

Explicamos como definir quem deve realizar as listas criadas.

Ainda citamos alguns ganhos de se ter um checklist em sua empresa:

• Padronização de Processos
• Organização
• Aumento de Produtividade
• Redução de riscos e falhas
• Aumento da Qualidade Produtos e Processos
• Redução de Custos e Aumento de Receitas

E por fim falamos do uso da tecnologia para gerar ainda mais resultados para as empresas com aplicativos de checklist.

Esperamos que tenha te ajudado a entender um pouco mais desta poderosa ferramenta. 

E também que possa começar aplicar na sua rotina ou de sua empresa. 

Se gostou, compartilhe para que este conteúdo chegue a mais pessoas.